Sự kiện live concert – 5 cách hạn chế tối đa sự cố cho doanh nghiệp

Người tổ chức sự kiện nào cũng hiểu rằng việc đề phòng và hạn chế sự cố là một bước không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp vẫn còn xử lý sự cố theo cách “truyền thống” nhất – đó là “nước đến chân mới nhảy”. Điều này dễ dàng dẫn đến việc sự kiện bị ảnh hưởng nghiêm trọng hoặc đôi khi là bị hủy vì sự cố không được xử lý kịp thời, nhất là các sự kiện lớn và nhiều rủi ro như live concert (buổi trình diễn âm nhạc trực tiếp). Hôm nay, hãy cùng Kỷ Nguyên tham khảo 5 cách để hạn chế tối đa các sự cố khi tổ chức live concert dưới đây:

Live concert là gì?

Một live concert thường là buổi hòa nhạc, hay trình diễn âm nhạc “sống” trước một đám đông khán giả. Live concert có thể được trình diễn bởi một nghệ sĩ duy nhất (độc tấu), một đội hợp xướng hay cả một ban nhạc.

Phạm vi và quy mô của sự kiện này rất đa dạng. Live concert có thể diễn ra tại nhà riêng, tại câu lạc bộ, nhà hát chuyên dụng, hay các trung tâm giải trí, công viên, sân vận động,… Sự kiện live concert nhỏ, có hạn chế số lượng khán giả có thể tạo cảm giác gần gũi, kết nối hơn cho nghệ sĩ biểu diễn và người xem, còn các buổi concert lớn thường mang đến sự hoành tráng, sôi động khó có thể trải nghiệm qua màn ảnh. Hiện nay, live concert có quy mô khoảng 1000 người vẫn chiếm số đông, nhưng mỗi nghệ sĩ và đơn vị tổ chức có thể dựa theo mục tiêu, khả năng và nhu cầu để tổ chức live concert theo quy mô, phạm vi mong muốn.

Live concert là sự kiện thu hút đông đảo người tham gia

5 cách hạn chế tối đa sự cố khi tổ chức live concert

Theo một nghiên cứu của Nielsen năm 2015, hơn 32 triệu người tham dự ít nhất một sự kiện âm nhạc ở Mỹ mỗi năm. Các sự kiện âm nhạc như live concert có khả năng thu hút và tập trung hàng nghìn người tham dự. Tuy nhiên, đi cùng với quy mô của sự kiện là sự gia tăng về rủi ro xảy ra sự cố. Vì vậy, các đơn vị, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần có sự chuẩn bị đầy đủ để đề phòng và xử lý sự cố kịp thời.

1. Xây dựng kế hoạch chi tiết về nhân tố ảnh hưởng và cơ cấu tổ chức live concert

Tất cả các sự kiện có quy mô lớn đều cần một bản kế hoạch chi tiết về cơ cấu sự kiện. Bản kế hoạch này bao gồm tất cả các nhân tố cần thiết cho việc chuẩn bị và tiến hành sự kiện, từ sơ đồ, kết cấu địa điểm tổ chức, số lượng người dự kiến tham dự, đến dự báo thời tiết và các nhân tố ảnh hưởng đến vận chuyển trang thiết bị,… Đối với sự kiện live concert, người tổ chức phải nắm rõ cả đặc điểm, các yêu cầu về sử dụng, bảo quản thiết bị âm thanh, ánh sáng cho chương trình.

>>> Xem thêm: 5 lưu ý khi chuẩn bị âm thanh ánh sáng cho sự kiện

Cần nắm rõ cơ cấu địa điểm, thiết bị … trong live concert

2. Giao tiếp với khán giả tham gia live concert

Để quản lý một sự kiện có số lượng người tham gia lớn như live concert, đơn vị tổ chức phải có định hướng và kế hoạch để có thể giao tiếp với khán giả một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các thông tin xác minh người tham gia như số điện thoại, email là một yêu cầu cần thiết cho nhiều sự kiện, nhưng ban tổ chức cũng cần cả các cách liên lạc với khán giả đề phòng các sự cố nghiêm trọng, khẩn cấp. Ban tổ chức có thể chuẩn bị sẵn một đoạn tin nhắn, hoặc hệ thống thiết bị để thông báo, quản lý được tất cả những người tham gia khi có sự cố xảy ra.

Ngoài ra, ban tổ chức cũng cần chuẩn bị sẵn các nhân tố có khả năng giao tiếp với đám đông tốt. Trong trường hợp cần thiết, người này có thể thu hút, định hướng, quản lý khán giả để đối phó với các sự cố nghiêm trọng một cách an toàn. Đây cũng có thể là người giao lưu với khán giả trong trường hợp nghệ sĩ đến muộn hoặc live concert xảy ra sự cố kỹ thuật,…

Giao tiếp với khán giả trong live concert

3. Xây dựng đội ngũ nhân sự cho việc xử lý sự cố

Đơn vị tổ chức của live concert không bao giờ được để xảy ra tình trạng không có người đứng ra xử lý khi sự cố xảy ra. Những thành viên trong ban tổ chức và nhân sự liên quan phải có hiểu biết rõ ràng về trách nhiệm của mỗi bộ phận khi đối mặt với các cấp độ sự cố khác nhau, cũng như biết cách hợp tác, làm việc chặt chẽ với nhau trước khi tiến hành tổ chức live concert.

Đội ngũ nhân sự giúp xử lý sự cố trong live concert

4. Tận dụng tối đa các nền tảng xã hội

Hiện nay các đơn vị tổ chức, ban tổ chức của các chương trình, sự kiện lớn đều làm truyền thông qua các nền tảng xã hội, và khuyến khích người tham gia theo dõi các trang mạng xã hội chính thống của mình. Điều này không chỉ giúp ích cho việc quảng bá hình ảnh của sự kiện, mà còn giúp người theo dõi nắm bắt được các thông tin quan trọng, đáng chú ý nhất khi tham gia sự kiện. Hơn nữa, thông qua việc quản lý phản ứng của người tham gia trên mạng xã hội, ban tổ chức cũng có thể xác định được các vấn đề, sự cố xảy ra bất ngờ để nhanh chóng có biện pháp xử lý.

5. Triển khai một hệ thống quản lý thông tin

Hệ thống quản lý thông tin trực tiếp tại live concert có thể giúp người tổ chức sự kiện theo dõi toàn bộ diễn biến và quản lý các hoạt động khác nhau diễn ra trong sự kiện. Việc nắm bắt được các hoạt động đang xảy ra thực tế giúp ban tổ chức kịp thời xử lý, đề phòng các rủi ro cho sự kiện.

Hệ thống quản lý sự cố live concert

Kết luận

Mùa hè – mùa lễ hội đang đến gần, Kỷ Nguyên hy vọng bằng 5 cách hạn chế tối đa các sự cố trong sự kiện live concert, bạn sẽ tổ chức được một sự kiện thành công. Đương nhiên, việc xử lý sự cố vẫn đòi hỏi kinh nghiệm thực tế và năng lực chuyên môn của đơn vị tổ chức. Vì vậy, để sự kiện live concert được tổ chức một cách nhanh chóng, dễ dàng và diễn ra thành công, cách tốt nhất vẫn là làm việc với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Một đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín có thể cung cấp đầy đủ các dịch vụ tư vấn, tổ chức, quản lý rủi ro cho doanh nghiệp. Làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện diễn ra trơn tru, mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian. Đó cũng chính là những giá trị mà Kỷ Nguyên Group đảm bảo mang lại cho khách hàng. Với hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện của mình, uy tín của Kỷ Nguyên đã được khẳng định qua nhiều lần hợp tác với những tên tuổi lớn như Samsung, MBBank, Prudential, … Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được tư vấn tỉ mỉ, nhiệt tình và nhanh chóng nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>>>Xem thêm:

11 lưu ý doanh nghiệp phải nhớ khi set up sân khấu sự kiện

Top 5 tiêu chí lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng

Tất cả những điều doanh nghiệp cần biết về sự kiện trực tuyến virtual event