14/04/2023 Cẩm nang doanh nghiệp

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN THỂ THAO THÀNH CÔNG CHỈ VỚI 7 BƯỚC

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chú ý đến từng chi tiết và hiểu biết sâu sắc về môn thể thao này cũng như các quy tắc của nó. Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc thi địa phương hay một sự kiện quốc tế lớn, bạn vẫn sẽ cùng lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao chi tiết và đầy đủ.

Đây sẽ là một thử thách vô cùng lớn cho những doanh nghiệp hoặc cá nhân chưa từng có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao hoặc những sự kiện bao gồm một số hoạt động thể thao.

Trong bài viết này, hãy cùng Kỷ Nguyên khám phá các bước không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao.

Bước 1: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao -Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết

Để có thể lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao chi tiết và đầy đủ, điều cần thiết nhất là cùng bàn bạc và đóng góp ý kiến trong một team, dưới sự giám sát của những người có chuyên môn, đặc biệt là trong lĩnh vực thể thao.

Sau đây là một số điều quan trọng mà bạn cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao:

• Mục tiêu của sự kiện: Mỗi sự kiện đều có ý nghĩa nhất định và mục đích hướng đến. Vì vậy cần phải xác định rõ ngay từ đầu mục tiêu của sự kiện là gì, hướng đến ai, mang lại lợi ích gì…
• Tính khả thi: Không chỉ riêng sự kiện thể thao mà cả các sự kiện nói chung, tính khả thi về mặt thời gian, địa điểm và các hoạt động diễn ra trong sự kiện đều vô cùng quan trọng.
• Các quy định và luật lệ liên quan: Đối với các sự kiện thể thao, người tổ chức cần quan tâm đặc biệt đến tính an toàn cho người tham gia. Vì vậy nghiên cứu kĩ về các quy định và luật lệ liên quan đến tổ chức một sự kiện thể thao là rất cần thiết.
• Thời gian: Đây là một yếu tố không thể thiếu khi lên kế hoạch cho mỗi một sự kiện. Bạn cần xác định xem sự kiện đó sẽ diễn ra vào khoảng thời gian nào, trong bao nhiêu lâu…
• Ngân sách ước tính: Tính toán sơ bộ về ngân sách cần có cũng là một bước khá quan trọng. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có được sự chuẩn bị kỹ càng hơn.
• Số lượng người tham gia dự kiến: Ước tính về số lượng người tham gia sẽ giúp cho ban tổ chức có được sự chuẩn bị tốt hơn về mặt địa điểm và các vật dụng cần thiết.
• Xác định các nhà tài trợ tiềm năng: Lên danh sách các nhà tài trợ tiềm năng.

Chuẩn bị cho một kế hoạch chi tiết

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao – Xác định ngày, giờ, địa điểm tổ chức

Đây là một bước cực kỳ quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua khi lập kế hoạch tổ chức một sự kiện thể thao.

Có vô số các yếu tố cần xem xét như: Thời tiết sẽ thế nào? Người tham gia liệu có đến đủ không? Bạn có đủ thời gian để sắp xếp mọi thứ theo đúng trật tự? Có sự kiện thể thao lớn nào ở khu vực lân cận có thể làm lu mờ sự kiện của bạn hay không?

Hãy dành thật nhiều thời gian cho một số gợi ý quan trọng sau đây:

• Lên danh sách các địa điểm tổ chức mà bạn quan tâm, sau đó liên hệ với ban quản lý địa điểm để hỏi về tình trạng của chúng.
• Trước khi ký kết hợp đồng, hãy đảm bảo rằng địa điểm đó có đủ cơ sở vật chất cần thiết cho một sự kiện thể thao và ban quản lí cho phép bạn sử dụng chúng. Chắc hẳn bạn sẽ không muốn thuê một địa điểm không có hồ bơi trong khi bơi lội là một trong những hoạt động chính của sự kiện.
• Hãy kiểm tra xem họ có phòng thay đồ riêng cho nam và nữ không. Nếu không thì bạn cần phải chuẩn bị những khu vực tạm thời để phục vụ cho việc này.

Xác định ngày, giờ, địa điểm tổ chức sự kiện thể thao

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao – Hoàn thiện kế hoạch chi tiết

Cùng với những ý tưởng ban đầu, đã đến lúc bạn cần hoàn thiện việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao chi tiết của mình. Không chỉ là ngày giờ đã định và địa điểm đặt trước, việc thiết lập các thông tin cụ thể về những loại hình thể thao sẽ diễn ra là vô cùng cần thiết.

Hãy lấy bóng đá làm ví dụ. Liệu đó có phải là một trận đấu loại trực tiếp? Các trận đấu sẽ được tổ chức với quy mô như thế nào? Có bao nhiêu đội sẽ chơi?…

Vận dụng điều này cho tất cả các hoạt động thể thao sẽ diễn ra. Tập trung vào các thông tin chi tiết sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về các dịch vụ cần thiết và nguồn cung cấp khả thi cho việc tổ chức sự kiện thể thao. Để hiệu quả hơn, hãy lập danh sách các dịch vụ và vật dụng cần thiết cùng với giá của chúng, bạn sẽ không thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao chi tiết

Bước 4: Thuyết phục nhà tài trợ

Bây giờ bạn đã có một kế hoạch tổ chức sự kiện thể thao cụ thể với ngân sách chi tiết, đồng nghĩa với việc đây là một cơ hội tốt để tiếp cận các nhà tài trợ. Hãy chuẩn bị thật tốt để thuyết phục các nhà tài trợ, nói với họ về sự kiện, mục tiêu, bạn cần gì ở họ và lí do vì sao họ sẽ là nhà tài trợ lý tưởng cho sự kiện của bạn.

Bước 5: Sắp xếp các vật tư

Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được đầy đủ các vật dụng cần thiết cho việc tổ chức sự kiện thể thao vào thời điểm thích hợp. Đối với một sự kiện thể thao, bạn có thể tham khảo một số vật tư cần thiết như:

• Bảng điểm
• Còi
• Vợt, các loại bóng (bóng đá, bóng tennis,…)
• Bộ dụng cụ sơ cứu
• Poster, banner
• …

Nguồn vốn hạn chế là một trong những thách thức chính mà các nhà tổ chức sự kiện phải đối mặt ngày nay. Trong một số trường hợp, ban quản lý địa điểm có thể sở hữu một số thiết bị mà bạn cần. Hãy liên hệ với họ và hỏi xem bạn có thể mượn hoặc thuê hay không. Điều này có thể giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

Bước 6: Đảm bảo tính công bằng trong các cuộc thi

Nếu các trận đấu thể thao diễn ra mang tính chất chuyên nghiệp, hãy mời những người có chuyên môn và trọng tài chuyên nghiệp. Không nên mời bất kì người nào có mối liên hệ với các đội trong giải đấu để tránh xảy ra mâu thuẫn và đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh.

Bước 7: Kiểm tra thật kỹ mọi thứ

• Hãy đảm bảo rằng tất cả các vật dụng và thiết bị cần thiết đều có sẵn và đang trong tình trạng tốt.
• Có xe cứu thương và nhân viên y tế luôn trong tình trạng sẵn sàng ngay khi có sự cố xảy ra.
• Liên hệ với tất cả các cá nhân và đội tham gia để xác nhận tham dự và cung cấp cho họ một đường dây trợ giúp để họ có thể liên lạc ngay khi có vấn đề và đưa ra ý kiến đóng góp.

Nếu như bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện thể thao hoặc các sự kiện cộng đồng… hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam, Kỷ Nguyên tự hào sẽ đem đến cho quý khách dịch vụ tận tâm và trải nghiệm hài lòng nhất.

____________________

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Hãy ghi nhớ 5 lưu ý sau khi tổ chức giải chạy Marathon

6 Lợi ích vàng khi tổ chức sự kiện ngày hội thể thao cho doanh nghiệp

Tổ chức dã ngoại cho công ty cần lưu ý những điều gì ?

Cẩm nang tổ chức sự kiện lễ khởi công từ A – Z