8 MẸO GIÚP BẠN THÀNH CÔNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện

Tổ chức và quản lý một sự kiện có thể sẽ rất khó khăn và áp lực nhưng đồng thời nó cũng là một công việc rất hot trong thời gian gần đây. Hãy cùng Kỷ Nguyên Group khám phá 10 mẹo hữu ích giúp bạn thành công và thăng tiến trong công việc này bạn nhé!

1.Chuẩn bị từ sớm:

Khi bạn muốn chuẩn bị và lên kế hoạch 1 sự kiện dù to hay nhỏ thì hãy cố gắng bắt tay vào làm việc sớm nhất ngay khi bạn có thể. Trên thực tế thì để tổ chức 1 sự kiện lớn thì cần đến 6 tháng để lên kế hoạch, còn đối với 1 sự kiện nhỏ thì bạn cũng sẽ phải mất ít nhất 1 tháng để chuẩn bị. Để sự kiện được diễn ra thuận lợi và trơn tru nhất thì nên kiểm tra lại toàn bộ mọi thứ vài tuần trước khi sự kiện diễn ra để có thể kịp thời xử lý vấn đề phát sinh.

2.Linh hoạt

Trong suốt quá trình lên kế hoạch, mọi thứ đều có thể xảy ra. Những sự thay đổi có thể là yêu cầu về địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra sự kiện, hay thậm chí là nội dung của sự kiện ấy. Để thành công trong lĩnh vực này, bạn cần phải linh động và đảm bảo mình có thể thay đổi sự kiện một cách linh hoạt phù hợp với yêu cầu.

3.Đàm phán, thương lượng và thỏa thuận

Thương lượng

Dù cho nhà cung cấp có nói gì thì hãy nhớ rằng, mọi thứ đều có thể thỏa thuận được. Nên nhớ rằng khi tổ chức sự kiện thì sẽ có rất nhiều nguồn chi phí phát sinh bất ngờ và bạn không thể lường trước được nên hãy mặc cả với một mức giá cả phải chăng nhé. Hãy xác định một mức tiền có thể chi trả trước khi gặp chủ thuê và khi ra giá hãy cố giữ nó thấp hơn 5-10% chi phí, 2 người có thể xảy ra bất đồng nhưng hãy kiên định vì không ai muốn chịu phần thiệt về phía bản thân cả.

4. Phân công trách nhiệm

Phân công công việc

Hãy chia nhỏ khâu tổ chức sự kiện thành nhiêu khâu nhỏ hơn (ví dụ như khâu trang trí, chuẩn bị, vận chuyển, dọn dẹp, …) Việc chia nhỏ công việc cho từng người sẽ giúp họ có thời gian và có thể tập trung hoàn thiện trách nhiệm mình được phân công một cách tỉ mỉ và chỉn chu nhất.

5. Tạo một thư mục hay tài liệu chung của nhóm để chia sẻ và bàn luận

Việc tận dụng công nghệ trong thời đại 4.0 hiện nay vào công việc tổ chức sự kiện sẽ còn giúp bạn và tổ đội nhóm hoạt động trơn tru hơn nữa. Việc tận dụng công nghệ đám mây sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và đồng thời cũng có thể để mọi người giám sát nhau theo dõi tiến trình, gợi ý và bàn bạc cũng như giúp đỡ lẫn nhau.

6.Chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Hiếm có trường hợp nào mà một sự kiện có thể hoạt động một cách trơn tru mà không gặp phải bất kỳ trở ngại nào. Một thiết bị ánh sáng có thể bị hỏng, một nhân vật quan trọng có thể đến muộn. Bạn cần phải xem xét những tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị kế hoạch dự phòng thay thế hay cắt bỏ luôn phần đó khỏi sự kiện

7.Tổng duyệt

Khoảng 2 tuần trước khi chính thức tổ chức sự kiện, hãy làm một buổi tổng duyệt để đảm bảo mọi chuyện đều xảy ra một cách thuận lợi. Trong những sự kiện lớn, rất dễ xảy ra các sai sot và bạn cần phải hoàn chỉnh cho sự kiện ấy thật kỹ lưỡng. Một vài ngày trước khi sự kiện được bắt đầu, bạn vẫn nên duyệt nhanh qua một lần nữa để đảm bảo phản ứng kịp thời với những thay đổi phát sinh.

8.Chụp ảnh và ghi hình lại mọi thứ

Ghi hình lại những sự kiện thành công và đăng tải lên mạng sẽ giúp bạn có thêm tiếng tăm và mang lại nhiều cơ hội việc làm hơn. Nếu có điều kiện thì bạn nên thuê một vài thợ ảnh để được hỗ trợ trong việc cá nhân hóa trang cá nhân và thu hút nhiều người cũng như thể hiện được năng lực của bản thân.

Tuy nhiên, khi thực hành, đây vẫn là một công việc rất khó khăn, đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và nhân lực. Nếu bạn bạn gặp khó khăn trở ngại và cần được giúp đỡ thì đừng chần chờ gì mà hãy ngay lập tức liên hệ với Kỷ Nguyên Group với đường dây nóng 090 329 86 88 để nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình chu đáo và chuyên nghiệp nhất bạn nhé.

__________________

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Kỷ Nguyên Group – thiết kế và thi công gian hàng hội chợ, triển lãm toàn quốc

Cẩm nang về hội chợ, triển lãm thương mại cho doanh nghiệp

11 lưu ý doanh nghiệp phải nhớ khi set up sân khấu sự kiện