26/12/2022 Cẩm nang doanh nghiệp

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: 7 XU HƯỚNG SẼ “THỐNG TRỊ” NĂM 2023

Năm 2022 đã mang đến những thách thức và cơ hội mới cho ngành tổ chức sự kiện. Cụ thể nằm ở nhận thức về tính bền vững, sự đa dạng và toàn thể ngày càng tăng; cũng như việc tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm trực tiếp có giá trị sau hai năm gián đoạn do đại dịch. 

Trong bài viết này, Kỷ Nguyên xin chia sẻ tất cả các xu hướng thú vị trong tổ chức sự kiện được kỳ vọng sẽ dẫn dắt thị trường vào năm 2023 và xa hơn nữa. Từ khả năng tiếp cận đến công nghệ tổ chức sự kiện, đây là 7 dự đoán hàng đầu dành cho các sự kiện công ty trong năm tới!

1/ Tập trung vào tổ chức sự kiện có tính bền vững

2022 đã chứng kiến cuộc khủng hoảng khí hậu và tính bền vững đã được đặt lên hàng đầu trong chương trình nghị sự của ngành tổ chức sự kiện – với các địa điểm, nhà cung cấp và nhà tổ chức đều đánh giá lại các quy trình của họ và cố gắng trở nên thân thiện với môi trường hơn.

Cần thi hành rất nhiều giải pháp để chuyển đổi sang hình thái tổ chức sự kiện bền vững trong năm 2023

Không đơn giản chỉ là ‘có thì tốt’, tổ chức sự kiện đang có những bước nhảy vọt hướng tới việc tạo ra các sự kiện bền vững cho khách hàng – điều này sẽ tiếp tục là động lực phát triển lớn trong năm 2023. Tuy nhiên, đây không phải là một bước chuyển mình trong một sớm một chiều – có rất nhiều điều cần phải đảm bảo, từ các thực đơn dựa trên thực vật đến làm cho các địa điểm trở nên bền vững hơn.

2/ Tập trung vào trải nghiệm của người tham gia trong tổ chức sự kiện

Sau hai năm giãn cách, giờ đây yêu cầu tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự được đặt ra cấp thiết hơn bao giờ hết – giúp mang lại cho doanh nghiệp tỷ suất hoàn vốn (ROI) cao và cơ hội tạo khách hàng tiềm năng. Các sự kiện mang tính trải nghiệm, nhập vai, kích hoạt thương hiệu, tổ chức sự kiện trong Metaverse và sử dụng mạng xã hội đều đã trở thành các phương pháp độc đáo để thu hút người tham dự. 

Sau 2 năm trì trệ vì giãn cách, giờ đây trải nghiệm của người tham gia sự kiện được ưu tiên hơn bao giờ hết – với các sự kiện có tính tương tác cao được đẩy mạnh

Và như chúng ta đã biết, mức độ tương tác là một thước đo cực kỳ quan trọng. Theo Markletic, 49% marketer thậm chí còn cho rằng đó là yếu tố đóng góp lớn nhất cho sự thành công khi tổ chức sự kiện hiện nay – 2023 có lẽ cũng không phải là ngoại lệ.

3/ Công nghệ tổ chức sự kiện sẽ ngày càng mạnh mẽ hơn

Không thể không nhắc tới việc công nghệ khi bàn về xu hướng tổ chức sự kiện nổi bật cho năm 2023. Metaverse, mặc dù còn phải hoàn thiện hơn nữa để các nhà tổ chức sự kiện có thể áp dụng trên diện rộng, sẽ là một công cụ mà được dự đoán sẽ xuất hiện phổ biến trong năm tới . Ngoài ra, với những tiến bộ của AI, AR và VR trong những năm gần đây, các nhà tổ chức sự kiện giờ đây có thể tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa cho những người tham dự của họ. Trên thực tế, ngành AR và VR được dự báo sẽ tăng trưởng hơn 25% trong hai năm tới, theo Marketing Insider Group.

Các công nghệ như AI, AR và VR sẽ cho phép các nhà tổ chức sự kiện tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa cho những người tham dự sự kiện, chưa kể tới tiềm năng của Metaverse trong tương lai

Mặc dù các sự kiện trực tiếp vẫn sẽ là trọng tâm chính của năm 2023, không khó để nhận ra rằng khi chi phí chuyến bay tăng cao và khủng hoảng chi phí sinh hoạt sẽ thắt chặt ngân sách di chuyển của nhiều doanh nghiệp – các sự kiện ảo và kết hợp sẽ tiếp tục là một kênh cung cấp nội dung quan trọng cho khán giả trên toàn cầu. 

Không ngạc nhiên khi một nghiên cứu của MPI trên Bizbash.com cho thấy: 70% số người được hỏi cảm thấy rằng các sự kiện kết hợp sẽ rất quan trọng đối với tương lai của ngành tổ chức sự kiện. Do đó, công nghệ sự kiện ảo và lai sẽ cần phải được cải tiến và cập nhật liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi.

4/ Tăng khả năng tiếp cận và hòa hợp trong ngành tổ chức sự kiện

Việc đảm bảo các sự kiện có tính tiếp cận và hòa hợp cao đã được ưu tiên trong năm 2022 – và sẽ tiếp tục trong năm 2023. Điều này được phản ánh trong Dự báo xu hướng Sự kiện toàn cầu của AMEX, trong đó 87% số người được hỏi cho biết tổ chức của họ tích cực cố gắng kết hợp sự đa dạng, công bằng và hòa hợp vào các cuộc họp và sự kiện của họ.

Các sự kiện toàn diện hơn có thể đạt được thông qua việc tránh sự thiên vị khi lựa chọn diễn giả, địa điểm tổ chức sự kiện, hay ngôn ngữ được sử dụng trong giao tiếp

Vậy làm cách nào để chúng ta có thể tổ chức các sự kiện toàn diện hơn, mang lại cơ hội công bằng cho mọi người? Cho dù đó là tránh sự thiên vị vô thức trong quá trình lựa chọn diễn giả, đảm bảo địa điểm bạn chọn thực sự dễ tiếp cận hay nhận thức sâu sắc về ngôn ngữ được sử dụng trong giao tiếp, có rất nhiều lĩnh vực chúng ta có thể cải thiện để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho mọi người – đòi hỏi các nhà lập kế hoạch phải có các công cụ và kiến thức để thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của khách hàng.

Quy trình tuyển dụng cũng được dự đoán sẽ có nhiều trọng tâm hơn trong việc đảm bảo cơ hội bình đẳng cho tất cả mọi người, cũng như có sự đại diện đa dạng giữa các doanh nghiệp và đội nhóm.

5/ Các sự kiện trực tiếp sẽ thống trị

Như đã đề cập, mặc cho các dự đoán về sự kiện ảo sẽ trở nên phổ biến trong năm tới, các sự kiện trực tiếp vẫn sẽ là lựa chọn ưa thích của nhiều doanh nghiệp. Theo tạp chí Meet & Group Business, thị trường sự kiện trực tiếp đã sẵn sàng và lạc quan về một năm 2023 “sôi động nhất từ trước đến nay”.

Dù vẫn tiếp tục tồn tại song song với các sự kiện kết hợp, các sự kiện trực tiếp sẽ có sự trở lại ngoạn mục trong năm 2023

Điều đó nói rằng, các sự kiện kết hợp sẽ vẫn tiếp tục ở một số hình thức – đặc biệt khi các sự kiện có tùy chọn trực tuyến có thể tăng đáng kể phạm vi tiếp cận thương hiệu và cho phép những người tham dự quốc tế tránh được chi phí đi lại đắt đỏ mà chúng ta đang thấy trong môi trường kinh tế hiện tại.

Tuy vậy, hầu hết mọi người vẫn thích tham dự trực tiếp hơn. Theo Markletic, 72% số người được hỏi cho biết họ sẽ nhận được nhiều giá trị hơn khi trực tiếp tham dự một sự kiện kết hợp trực tiếp/trực tuyến. Ngoài ra, 78% các marketer được LinkedIn khảo sát đã báo cáo rằng họ muốn các sự kiện trực tiếp phổ biến trở lại, ngay cả khi những sự kiện này tận dụng các yếu tố ảo trong một số hoàn cảnh.

6/ Tái tập trung vào sức khỏe và phúc lợi trong ngành tổ chức sự kiện

Sau giai đoạn khó khăn, năm nay chứng kiến sự thay đổi lớn trong việc cải thiện phúc lợi của nhân viên, cũng như tình trạng của khách mời tham gia các sự kiện. Các chương trình nghị sự dày đặc sẽ chỉ còn là quá khứ – thay vào đó, sẽ có nhiều thời gian nghỉ giải lao hơn được sắp xếp, cũng như tập trung hơn vào thực phẩm lành mạnh, ngon miệng cho người tham dự trong suốt sự kiện. 

Các chương trình nghị sự trong năm 2023 sẽ sắp xếp nhiều thời gian nghỉ giải lao hơn, sử dụng thực phẩm lành mạnh, ngon miệng cho người tham dự sự kiện

Nhu cầu về hỗ trợ phúc lợi cho nhân viên – ví dụ như dịch vụ tư vấn, nhiều ngày nghỉ hơn, làm việc linh hoạt và các gói chăm sóc sức khỏe – đã tăng vọt. Đại khủng hoảng lao động đồng nghĩa là nhân viên đòi hỏi nhiều hơn từ các công ty của họ và do đó, các doanh nghiệp cần phải kịp thời cung cấp những lợi ích mọi người thực sự muốn.

Các không gian làm việc chung là một giải pháp hợp lí được các công ty áp dụng để chăm sóc nhân viên

Một ví dụ khác về cách các doanh nghiệp có thể chăm sóc nhân viên của họ là việc sử dụng không gian làm việc chung. Với nhiều công ty vẫn chủ yếu làm việc từ xa, việc cung cấp cho nhân viên cơ hội gặp mặt trực tiếp đã trở thành một xu hướng lớn, và có thể sẽ tiếp tục vào năm 2023.

7/ Kinh phí tổ chức sự kiện thu hẹp, đòi hỏi sự tiếp cận bài bản

Mặc dù thực tế là chi tiêu cho sự kiện sẽ tăng 83%, điều rõ ràng là do cuộc khủng hoảng chi phí sinh hoạt, ngân sách sẽ bị giám sát chặt chẽ vào năm 2023. Trên thực tế, chi phí trung bình cho mỗi người tham dự được ước tính sẽ cao hơn 32% so với năm 2019. Do đó, khi định giá địa điểm, một cách tiếp cận có chiến lược là rất quan trọng:

Với chi phí tổ chức sự kiện đã cao hơn 1/3 so với năm 2019, việc tổ chức sự kiện trong năm 2023 cần phải có cách tiếp cận phù hợp để tối ưu chi phí

Khi tổ chức các sự kiện cho các bên liên quan, các doanh nghiệp sẽ cần đảm bảo các sự kiện của họ phù hợp với mục tiêu của công ty. Việc chứng minh tỷ suất hoàn vốn thực sự từ các sự kiện sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vì tỉ suất giữa chi phí và lợi nhuận vẫn là mối quan tâm lớn khi tổ chức sự kiện.

Hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện doanh nghiệp trong năm 2023. Với 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, Kỷ Nguyên đã khẳng định được mình qua nhiều lần hợp tác với những tên tuổi lớn như Samsung, MBBank, Prudential… Kỷ Nguyên chắc chắn sẽ đem tới cho quý khách hàng những sự kiện chất lượng với chi phí hợp lý nhất.

__________________

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Cẩm nang 10 bước tổ chức đại nhạc hội cho doanh nghiệp

Hãy ghi nhớ 5 lưu ý sau khi tổ chức giải chạy marathon