5 lưu ý khi chuẩn bị âm thanh ánh sáng cho sự kiện

Âm thanh và ánh sáng có thể làm thay đổi cả một sự kiện. Để tổ chức một sự kiện thành công thì cần sự kết hợp hài hòa của rất nhiều chi tiết, nhưng một sự kiện không đầu tư về âm thanh, ánh sáng chắc chắn sẽ thất bại. Để giúp cho sự kiện của doanh nghiệp diễn ra tốt đẹp và để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng khách mời, hãy ghi nhớ 5 lưu ý sau về việc chuẩn bị âm thanh, ánh sáng cho sự kiện.

Hệ thống âm thanh ánh sáng gồm các thiết bị gì?

Thiết bị âm thanh ánh sáng (AV equipment) là các thiết bị và công cụ điện tử bao gồm các yếu tố về âm thanh (audio) và hình ảnh (visual). Mỗi sự kiện và địa điểm tổ chức sẽ có hệ thống các thiết bị âm thanh, ánh sáng khác nhau. Một số các thiết bị cơ bản có thể kể đến là:

Microphone (mic): Mic không dây, mic đứng, …
Hệ thống chiếu sáng trong nhà: Các loại đèn trần, đèn treo tường, …
Hệ thống âm thanh: Cố định, di động, …
Hệ thống điện: Các ổ cắm, nguồn điện, …
Máy quay video, camera
Loa
Máy chiếu, màn hình
…

Các thiết bị âm thanh ánh sáng

5 lưu ý khi chuẩn bị âm thanh ánh sáng cho sự kiện?

1. Đảm bảo các vị trí quan trọng được chiếu sáng

Trong mọi sự kiện, có các vị trí nhất thiết phải được nhìn thấy rõ ràng. Đó là sân khấu, quầy bar và lối thoát hiểm. Khi tổ chức sự kiện, nhất là sự kiện trong nhà hoặc sự kiện ngoài trời vào buổi tối, đơn vị tổ chức cần đặc biệt chú ý đến các vị trí này để khách mời có thể tìm thấy mọi thứ mà mình muốn một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ánh sáng trên sân khấu phải rõ ràng mà không bị chói để khách mời cảm thấy thoải mái khi quan sát, đặc biệt là với các sự kiện như hội nghị, hội thảo. Nếu sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức bên ngoài với quầy bar và bàn buffet, các đèn LED nhỏ là một công cụ thích hợp để lôi kéo sự chú ý vào bàn đồ ăn, thức uống.

2. Đảm bảo nguồn điện và thiết bị thay thế đầy đủ

Khách mời có thể không nhận ra khi hệ thống âm thanh, ánh sáng của sự kiện hoạt động ổn định, nhưng lại để ý rõ ràng ngay khi có sự cố xảy ra. Để các thiết bị như đèn, dàn loa, microphone, … tạo ra được hiệu ứng tốt thì bạn cần đảm bảo nguồn điện cần được cấp phát đầy đủ, pin và các thiết bị thay thế dự trù được chuẩn bị cẩn thận.

Nguồn điện cho các sự kiện phải được chuẩn bị cẩn thận

3. Thiết kế ánh sáng để tạo không khí và điểm nhấn thích hợp cho sự kiện

Ánh sáng là công cụ cần thiết để tạo hiệu ứng và không khí thích hợp cho sự kiện. Ánh sáng có tác động đến thị giác, và từ đó tác động lên cả tâm lý của người tham gia sự kiện. Mỗi loại ánh sáng như ánh sáng trắng, ánh sáng màu, ánh sáng chuyển động,… đều có khả năng tạo ra các hiệu ứng nghệ thuật khác nhau cho sự kiện khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống ánh sáng sao cho đem lại hiệu quả mà mình mong muốn nhất. Các sự kiện về âm nhạc, biểu diễn, trình diễn thời trang,… là loại sự kiện mà bạn nên đặt yếu tố ánh sáng lên hàng đầu.

Thiết kế ánh sáng cho sự kiện

4. Đảm bảo hệ thống âm thanh rõ ràng, chuyên nghiệp

Âm thanh là phương tiện truyền thông tin, là chất xúc tác quan trọng cho cảm xúc của khách mời. Để sự kiện có âm thanh rõ ràng, chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố như quy mô của địa điểm, mục đích sự kiện, số lượng khách mời, và vị trí sự kiện là trong nhà hay ngoài trời. Hệ thống loa, mic phải có âm thanh chất lượng cao, rõ ràng. Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, việc thuê riêng một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuẩn bị cho phần âm thanh và ánh sáng là một phương án dễ dàng, tiết kiệm chi phí để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Hệ thống âm thanh chuyên nghiệp cho sự kiện

5. Diễn tập với toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng

Để phòng ngừa rủi ro khi tổ chức sự kiện, diễn tập, hay chạy thử chương trình trước là điều không thể thiếu. Vài ngày trước khi diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cần xem xét, sắp xếp lại và diễn tập sự kiện từ đầu đến cuối. Thời gian giữa ngày diễn tập và ngày tổ chức sự kiện phải đủ để đơn vị tổ chức có thể sửa chữa, thiết kế lại, hoặc thay các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Trong ngày diễn tập, doanh nghiệp cần chú ý để sự phù hợp của âm lượng, chất lượng âm thanh, chất lượng ánh sáng, vị trí sắp đặt và chất lượng của màn chiếu (nếu có).

Phải diễn tập trước khi tổ chức sự kiện

Có thể thấy, âm thanh ánh sáng đóng vai trò vô cùng quan trọng với việc tổ chức sự kiện. Việc thiết kế hệ thống âm thanh, ánh sáng vừa phải phù hợp với đặc điểm sự kiện, đảm bảo chất lượng, vừa có hiệu quả tích cực đến cảm xúc của khách mời.

Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có sự bảo đảm chắc chắn hơn, cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí. Kỷ Nguyên Group là một trong những đơn vị Top đầu trong hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công nhiều sự kiện từ giải thể thao, hội nghị, sự kiện âm nhạc, đến các sự kiện cộng đồng,… Đến Kỷ Nguyên, doanh nghiệp sẽ được tư vấn, thiết kế, thi công, lắp đặt thiết bị sao cho sự kiện của bạn đem lại hiệu ứng tích cực nhất và hiệu quả tốt nhất. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để được giải đáp thắc mắc và tư vấn Nhanh chóng – Chuyên nghiệp – Uy tín.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Top 7 địa điểm tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp số 1 Hà Nội

Những lưu ý để tổ chức sự kiện khai trương thành công tốt đẹp

Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện