11 lưu ý doanh nghiệp phải nhớ khi set up sân khấu sự kiện

Hầu hết các sự kiện, dù là sự kiện âm nhạc hay hội thảo, showroom hay lễ khánh thành, đều có thể cần phải set up sân khấu. Trong các sự kiện có diễn giả, người biểu diễn, … thì sân khấu sẽ là khu vực mà mọi người tập trung vào nhất. Vì vậy việc dàn dựng sân khấu cho phù hợp, dễ quan sát nhất là bước chuẩn bị vô cùng quan trọng. Để set up được sân khấu “chuẩn” nhất cho sự kiện, bạn bắt buộc phải lưu ý 11 điều sau:

1. Nhu cầu của diễn giả/người biểu diễn

Nội dung của buổi diễn thuyết/biểu diễn có ảnh hưởng trực tiếp đến kích cỡ và quy mô sân khấu. Nếu người diễn giả/biểu diễn cần có những đạo cụ và không gian nhất định cho sân khấu, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc lựa chọn kích thước và sắp xếp sân khấu sao cho phù hợp nhất.

Sân khấu cần không gian cho dụng cụ

2. Vị trí ngồi của khán giả

Với các sân khấu thông thường, vị trí ngồi lý tưởng nhất của khán giả là ở ngay trước sân khấu. Việc ngồi chéo sân khấu hay ngồi quá xa phía sau sẽ cản trở tầm nhìn và làm khán giả khó chịu và mất tập trung.

3. Vị trí đặt sân khấu

Sân khấu có thể được đặt dựa vào tường hoặc không, tùy theo vị trí ngồi của khán giả và nội dung tiết mục. Việc một mặt sân khấu dựa vào tường có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp các thiết bị kỹ thuật. Nếu bạn muốn thiết kế sân khấu để khán giả có thể quan sát từ cả 4 phía, bạn có thể nâng độ cao của sân khấu lên để khán giả vừa có tầm nhìn tốt hơn, vừa có không gian bên dưới sân khấu để đặt các thiết bị, dụng cụ cần thiết.

4. Kích cỡ sân khấu

Kích cỡ sân khấu phải phù hợp với quy mô khán giả. Nếu sân khấu hơi nhỏ mà số lượng khán giả không ít, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các yếu tố trang trí có kích thước lớn và thiết kế đơn giản để tạo hiệu ứng tốt, kể cả với các hàng ghế ở sau.

Kích cỡ sân khấu phải phù hợp

5. Khoảng cách từ hàng ghế đầu đến sân khấu

Tùy theo quy mô sự kiện và kích cỡ sân khấu, doanh nghiệp cần cân nhắc sắp xếp khoảng cách tới hàng ghế đầu sao cho hợp lý. Thông thường các sự kiện phải có khoảng cách này ít nhất là 1m5-2m. Với các sự kiện quy mô nhỏ, có phong cách ấm cúng, thân mật hơn, khoảng cách giữa diễn giả/người biểu diễn gần nhau sẽ tạo được bầu không khí phù hợp với mục đích của sự kiện.

Khoảng cách giữa hàng ghế đầu và sân khấu

6. Các vật cản tầm nhìn

Tầm nhìn sân khấu bị vướng cột nhà, vướng các thiết bị kỹ thuật,.. là một điểm trừ rất lớn trong mắt khán giả. Đây là lưu ý mà doanh nghiệp phải nghĩ đến ngay từ bước chọn địa điểm tổ chức sự kiện để sắp xếp chỗ ngồi và sân khấu.

7. Sân khấu phải là điểm nhấn của sự kiện

Các khu vực dễ gây phân tán như quầy đồ ăn, đồ uống,.. phải được đặt ở bên cạnh hoặc phía sau khán giả. Điều này giúp cho khán giả có thể tập trung vào tiết mục trên sân khấu. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể cân nhắc việc thiết kế hai bên sân khấu để sân khấu nhìn to hơn, từ đó thu hút ánh nhìn của khán giả hơn.

8. Sắp xếp các thiết bị sân khấu

Một sân khấu, nhất là sân khấu cho các buổi biểu diễn, yêu cầu có rất nhiều thiết bị tạo hiệu ứng trình diễn. Các dàn loa, hệ thống đèn LED, đèn chiếu,… trên hoặc bên cạnh sân khấu cần được thiết kế cẩn thận để không nhìn rối mắt. Với các thiết bị cần treo lên thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi tổ chức sự kiện trong nhà (tùy vào độ cao của trần nhà, chỗ buộc dây treo,…)

Thiết bị trên sân khấu cần được sắp xếp hợp lý

9. Phối hợp với đội chuẩn bị thiết bị âm thanh ánh sáng (AV equipment)

Có thể thấy việc sắp xếp các thiết bị âm thanh ánh sáng cho sân khấu là vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn lên kế hoạch cho sự kiện trước rồi mới liên hệ với đội ngũ chuẩn bị âm thanh ánh sáng. Kỷ Nguyên cho rằng doanh nghiệp nên phối hợp với đội ngũ thiết bị AV từ những bước đầu tiên của việc chuẩn bị cho sự kiện. Bằng cách này, bạn sẽ không bị bỏ qua những chi tiết quan trọng về sắp xếp, lựa chọn thiết bị phù hợp và còn đảm bảo tính thực tế cho ngân sách sự kiện.

Phối hợp với đội ngũ thiết bị kỹ thuật

10. Nếu sân khấu cần những bước chuẩn bị vào phút cuối

Một vài tiết mục sân khấu đòi hỏi các thiết bị, dụng cụ đặc biệt phải được lắp đặt, chuẩn bị vào phút cuối. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tăng khoảng cách giữa bàn tiếp tân và sân khấu một cách hợp lý để khán giả không mất kiên nhẫn và hứng thú với tiết mục. Thời gian chờ thích hợp thậm chí có thể làm cho khán giả mong chờ tới tiết mục sân khấu hơn.

11. Thời gian set up và chạy thử sân khấu

Doanh nghiệp phải tính một cách chính xác nhất có thể thời gian cần thiết để dàn dựng, set up sân khấu. Tùy theo yêu cầu của sân khấu, bạn cần thuê/chuẩn bị địa điểm sẵn sàng để vừa có thể set up sân khấu cẩn thận, vừa có thời gian chạy thử sân khấu trước khi diễn ra sự kiện để đề phòng sự cố phát sinh.

Dàn dựng và chạy thử sân khấu

Trên đây là danh sách 11 lưu ý quan trọng cho việc set up sân khấu sự kiện. Kỷ Nguyên hy vọng bạn có thể tham khảo và tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp.

Việc lên kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện lúc nào cũng là một hoạt động “khó nhằn” và cần sự tỉ mỉ, chính xác cao. Nếu có nhu cầu tổ chức một sự kiện nhanh chóng và chuyên nghiệp, bạn có thể hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện như Kỷ Nguyên Group. Kỷ Nguyên đang là một đơn vị dẫn đầu trong dịch vụ tổ chức sự kiện, có kinh nghiệm làm việc với nhiều đối tác lớn tại Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,… Hãy liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn Nhanh chóng – Nhiệt tình – Tận tâm nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Top 7 địa điểm tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp số 1 Hà Nội

7 bước cơ bản để tổ chức sự kiện từ thiện thành công và ý nghĩa cho doanh nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới ấn tượng và hiệu quả