7 bước cơ bản để tổ chức sự kiện từ thiện thành công và ý nghĩa cho doanh nghiệp

Ngày nay, ngoài các hoạt động kinh doanh, việc thực hiện trách nhiệm xã hội của các doanh nghiệp cũng ngày càng được quan tâm và chú trọng. Khách hàng không chỉ muốn được quảng bá về sản phẩm, mà còn muốn thấy được các giá trị mà doanh nghiệp đóng góp cho xã hội. Vì vậy các sự kiện như gây quỹ, từ thiện,… được tổ chức ngày càng nhiều. Thời gian chuyển giao sang năm mới Âm lịch chính là “thời điểm vàng” cho các sự kiện này. Lúc này các giá trị văn hóa truyền thống được nhấn mạnh, hoạt động thiện nguyện được đánh giá cao. Nhưng làm thế nào để doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện từ thiện thành công và ý nghĩa? Kỷ Nguyên xin tổng hợp một quy trình đơn giản mà doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện

Hiện nay có không ít các sự kiện từ thiện được tổ chức hàng năm vì rất nhiều mục đích khác nhau: giúp đỡ người nghèo, người già neo đơn, gây quỹ cho các vùng bị thiên tai tàn phá,… Sự kiện từ thiện của doanh nghiệp phải thể hiện được mục đích, mục tiêu và đối tượng rõ ràng. Lý do tổ chức sự kiện từ thiện là gì? Đối tượng được giúp đỡ là ai? Sự kiện được tổ chức nhằm nâng cao ý thức hay gây quỹ? Đối tượng tham gia là ai? Làm rõ những câu hỏi này thì sự kiện mới nhận được niềm tin, sự đóng góp và tham gia của mọi người. Kế hoạch sự kiện cũng phải được xây dựng sát theo mục đích, mục tiêu này.

Bước 2: Xác định ngân sách dự trù

Với sự kiện từ thiện, ngân sách chủ yếu dựa vào nguồn tài trợ, gây quỹ và việc bán vé. Vì vậy, doanh nghiệp phải có kế hoạch chi tiết, cẩn thận về ngân sách và tổ chức thực hiện các hoạt động theo sát ngân sách đề ra. Nếu sự kiện bao gồm hoạt động gây quỹ thì mục tiêu gây quỹ phải hợp lý so với tổng chi phí tổ chức. Doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị một phần ngân sách cho các rủi ro và chi phí phát sinh.

Bước 3: Chọn chủ đề cho sự kiện

Các sự kiện từ thiện thường được tổ chức một cách nghiêm túc, trang trọng và thực tế. Thế nhưng đây không phải là một tiêu chí bắt buộc. Tùy vào mục đích và đối tượng, sự kiện từ thiện có thể mang màu sắc vui tươi, hy vọng, hoặc lôi kéo sự đồng cảm, lòng trắc ẩn của những người tham gia. Việc lựa chọn và thể hiện chủ đề trong sự kiện phải được chuẩn bị kỹ để tạo ra được bầu không khí hợp lý và không gây phản cảm cho người xem. Doanh nghiệp cần có sự hiểu biết rõ ràng với cả đối tượng của hoạt động từ thiện và đối tượng tham gia vào sự kiện từ thiện để có thể xác định chủ đề hợp lý.

Bước 4: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm thường là phần chiếm tỷ trọng nhiều nhất trong ngân sách của một sự kiện. Vì vậy, việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện từ thiện phải được dựa trên cơ sở là ngân sách đã đề ra. Ngoài ra, địa điểm phải cung cấp đủ không gian cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Với những sự kiện mang tính chất cộng đồng như từ thiện, địa điểm tổ chức lý tưởng là những địa điểm mang tính văn hóa – chính trị cao để sự kiện đạt được kết quả tốt hơn. Một vài địa điểm nổi tiếng có thể kể đến là hồ Hoàn Kiếm, phố đi bộ Nguyễn Huệ,… Các doanh nghiệp cần chú ý xin giấy phép tổ chức sự kiện khoảng 1 tháng trước ngày diễn ra sự kiện để có thể đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Bước 5: Xây dựng đội ngũ nhân sự cho sự kiện

Với sự kiện quy mô nhỏ, doanh nghiệp có thể vận động nhân viên làm nhân lực cho sự kiện. Nếu sự kiện từ thiện có quy mô lớn, phải chú ý xây dựng đội ngũ nhân sự đầy đủ bao gồm cả đội hậu cần, đội tiếp tân, đội bưng bê,… Nguồn nhân lực phải được đào tạo bài bản về cách hành xử sao cho phù hợp với sự kiện.

Bước 6: Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là bước vô cùng quan trọng cho sự kiện từ thiện, đặc biệt là sự kiện gây quỹ.

Đối với nhà tài trợ:

Ý tưởng tổ chức sự kiện phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản để lập hồ sơ chương trình (đặc biệt là hồ sơ mời tài trợ và bảo trợ thông tin), viết thư mời tài trợ, lập danh sách các hạng mục cần quyên góp,… Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp các nguồn tài trợ hoặc gửi email, viết thư mời tài trợ. Thường sẽ có các tổ chức hoặc cộng đồng hỗ trợ cho mỗi mục đích từ thiện. Đây là một nguồn tài trợ/đối tác mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn cho sự kiện.

Đối với cộng đồng:

Mạng xã hội là phương tiện truyền thông hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho các sự kiện từ thiện. Doanh nghiệp nên bắt đầu hoạt động quảng bá trên mạng xã hội từ vài tuần trước ngày tổ chức sự kiện bằng việc lập các hashtag (“#”) và tổ chức các hoạt động nhỏ khuyến khích cộng đồng mạng chia sẻ thông tin về sự kiện. Doanh nghiệp có thể thông báo trên các trang mạng xã hội của mình về chi tiết các hoạt động, nêu ra dẫn chứng thực tế về sự cần thiết của sự kiện từ thiện, hay kể các câu chuyện dẫn dắt cảm xúc, sự đồng cảm của người xem. Ngoài ra sự kiện cũng có thể được quảng bá qua banner, poster, tờ rơi,… ở các địa điểm thu hút được các đối tượng tham gia theo mục đích trong kế hoạch.

Bước 7: Truyền thông sau sự kiện

Việc truyền thông sau sự kiện cũng là hoạt động quan trọng không kém. Doanh nghiệp nên kéo dài các hoạt động truyền thông trên mạng xã hội vài ngày sau khi sự kiện đã kết thúc. Trong lúc này, doanh nghiệp nên gửi thư cảm ơn và báo cáo kết quả cho các nhà tài trợ, đăng tải các hình ảnh, video thể hiện các ảnh hưởng tích cực mà sự kiện từ thiện đã tạo ra trong thực tế. Qua các hoạt động này, cộng đồng có thể hiểu thêm về ý nghĩa của sự đóng góp của chính họ, và thể hiện giá trị tốt đẹp mà doanh nghiệp đem lại cho cộng đồng.

Tổ chức một sự kiện từ thiện thành công sẽ giúp doanh nghiệp tạo được tối đa các tác động tích cực, để doanh nghiệp đóng góp được càng nhiều cho xã hội. Các hoạt động từ thiện cũng nâng cao giá trị, uy tín thương hiệu và tạo được thiện cảm trong mắt công chúng. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện từ thiện cần sự tỉ mỉ, hiểu biết và các kỹ năng chuyên môn đối với đơn vị tổ chức. Vì vậy cách an toàn nhất cho doanh nghiệp là hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Kỷ Nguyên Group.

Kỷ Nguyên đang là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu và đã có nhiều kinh nghiệm hợp tác với các tập đoàn lớn. Kỷ Nguyên cũng là đơn vị uy tín nhất trong tổ chức thực hiện, kêu gọi tài trợ các sự kiện cộng đồng quy mô lớn đặc biệt liên quan đến thể thao, giáo dục, thương mại. Các sự kiện của Kỷ Nguyên luôn được tổ chức tại những điểm mang tính văn hóa, chính trị nhất. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, Kỷ Nguyên đảm bảo cung cấp các dịch vụ tốt nhất, với sự hài lòng của khách hàng là tiêu chí được đặt lên hàng đầu. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn nhanh chóng, tỉ mỉ và tận tâm!

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam

Top 7 địa điểm tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp tại Hà Nội

Quy trình tổ chức sự kiện khai xuân cho doanh nghiệp