03/06/2022 Cẩm nang doanh nghiệp

10 BƯỚC LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNG CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức sự kiện cộng đồng là những sự kiện mang tính xã hội, thường có mục đích gắn kết hay lan tỏa một thông điệp ý nghĩa nào đó tới công chúng. Một số sự kiện cộng đồng tiêu biểu có thể kể đến như: Giải chạy vì bệnh nhân Parkinson, Lễ hội cắm trại Việt Nam – CampFest 2021,…

Sự kiện cộng đồng còn là dịp để các doanh nghiệp tham gia hỗ trợ, thể hiện trách nhiệm xã hội của mình, quảng bá hình ảnh tới công chúng. Tổ chức sự kiện cộng đồng sẽ giúp doanh nghiệp có được sự thiện cảm từ công chúng, khách hàng. Từ đó, tạo dựng lòng tin với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện cộng đồng thành công cần rất nhiều yếu tố, cùng Kỷ Nguyên tìm hiểu quy trình 10 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện cộng đồng một cách thật chuyên nghiệp.

1. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện cộng đồng:

Điều kiện tiên quyết để bắt đầu một sự kiện đó chính là xác định mục tiêu, ý nghĩa của sự kiện. Sự kiện sẽ truyền tải những thông điệp gì, hướng đến những đối tượng nào là những điều đầu tiên cần xác định khi tiến hành tổ chức bất cứ sự kiện nào. Đặc biệt, sự kiện cộng đồng là loại hình sự kiện mang mục đích thu hút, kết nối các cộng đồng, công chúng nên việc xác định mục tiêu thật rõ ràng càng trở nên quan trọng.

Sự kiện cộng đồng CampFest được tổ chức với mục đích mở ra sân chơi cho những ai đam mê các hoạt động dã ngoại, cắm trại

2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện cộng đồng:

Thời gian và địa điểm là những nhân tố thiết yếu trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Với mỗi mục đích khác nhau thì cách lựa chọn thời gian và địa điểm cho sự kiện cũng có sự khác biệt. 

CampFest 2021 được tổ chức vào dịp nghỉ Tết dương lịch, thời điểm thích hợp để khi mọi người được nghĩ lễ và có kế hoạch vui chơi, du lịch

3. Xác định ngân sách để tổ chức sự kiện cộng đồng:

Việc xác định ngân sách cho sự kiện cộng đồng là vô cùng thiết yếu. Nếu đây là mô hình sự kiện miễn phí, phi lợi nhuận thì ban tổ chức cần sớm xác định ngân sách để kêu gọi tài trợ, bảo trợ từ các nhãn hàng. Nếu là hình thức sự kiện có thu phí hay mua vé, ban tổ chức cần tính toán mức vé cần bán ra đủ để hòa vốn cũng như có các phương thức dự trù hợp lý để tiến hành sự kiện.

4. Lên kịch bản, các hoạt động trong khuôn khổ sự kiện:

Bất cứ sự kiện nào đều cần có sự chuẩn bị trước về nội dung, kịch bản. Ban tổ chức cần đưa ra các hoạt động hợp lý phù hợp với mục đích tổ chức sự kiện nhưng vẫn đủ hấp dẫn để thu hút sự chú ý từ công chúng.  

Là sự kiện hướng đến các hoạt động dã ngoại vậy nên các hoạt động trong khuôn khổ CampFest vô cùng đa dạng, năng động

5. Xác định nguồn nhân lực tổ chức sự kiện cộng đồng:

Để tổ chức một sự kiện thành công không thể thiếu yếu tố về nguồn nhân lực. Ban tổ chức cần xác định nguồn nhân lực và có sự phân bổ hợp lý với từng hạng mục, hoạt động trong khuôn khổ sự kiện. 

6. Xác định cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết cho tổ chức sự kiện cộng đồng:

Để sự kiện có thể diễn ra thật suôn sẻ, ban tổ chức cần chuẩn bị sẵn sàng cơ sở vật chất, các vật dụng, thiết bị cần thiết cho sự kiện. Cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị cần được kiểm định kỹ càng về chất lượng trước khi diễn ra sự kiện để đảm mọi thứ có thể vận hành trơn chu.

Giải Golf – Swing For Children là một sự kiện thể thao vì cộng đồng nên các trang thiết bị, cơ sở vật chất của sự kiện cũng cần liên quan đặc biệt đến bộ môn thể thao Golf

7. Xác định quy mô tổ chức sự kiện cộng đồng:

Xác định quy mô của sự kiện là một trong những bước quan trọng nhất của quá trình chuẩn bị cho sự kiện cộng đồng. Sự kiện cộng đồng là mô hình sự kiện hướng đến số đông, vậy nên việc xác định quy mô sẽ có phần khó khăn hơn so với các sự kiện quy mô nhỏ, khép kín. Ban tổ chức nên có những kế hoạch mở đơn đăng ký hay tổ chức khảo sát để đảm bảo số lượng người tham gia sự kiện sẽ nằm trong tầm kiểm soát.

Giải chạy vì bệnh nhân Parkinson có lượng người tham gia “siêu khủng”, những sự kiện quy mô lớn như vậy cần được dự tính và chuẩn bị trước thật kỹ lưỡng

8. Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện: 

Để một sự kiện đạt được thành công và thu hút đông dảo người tham gia thì truyền thông có thể coi là yếu tố quan trọng nhất. Trong bối cảnh 4.0 hiện nay thì các trang mạng xã hội (social media) như Facebook hay Instagram chính là những công cụ hữu hiệu để ban tổ chức có thể tận dụng, tiếp cận tới công chúng. Bên cạnh đó, những phương thức marketing truyền thống như fyler hay poster vẫn luôn được đánh giá cao về mặt hiệu quả. 

Sự kiện CampFest được truyền thông, quảng bá bởi chính những cộng đồng đam mê cắm trại, dã ngoại

9. Quản trị rủi ro:

Dự đoán rủi ro hay quản trị rủi ro là một bước vô cùng thiết yếu nhưng thường hay bị lãng quên trong quá trình tổ chức sự kiện. Việc rà soát và đưa ra phương án dự phòng cho những rủi ro có thể gặp phải sẽ giúp đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra một cách thuận lợi nhất có thể.

10. Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện:

Sau khi sự kiện kết thúc thì bạn vẫn chưa hết việc đâu, lúc này bạn sẽ cần phải ngồi lại cùng toàn bộ team để xem xét lại từng hạng mục và đánh giá xem điểm nào tốt, điểm nào chưa được để cải thiện cho các sự kiện sau. Đây là bước rất rất quan trọng vậy nên đừng bỏ qua nó nhé!

Việc đánh giá hậu sự kiện CampFest 2021 đã giúp việc tổ chức sự kiện cộng đồng CampFest 2022 diễn ra thành công rực rỡ

Có thể thấy rằng quy trình tổ chức sự kiện cộng đồng khá là dài và yêu cầu sự kết nối chặt chẽ. Tổ chức sự kiện cộng đồng đòi hỏi ban tổ chức phải có những sự hiểu biết rõ ràng về loại hoạt động mà mình thực hiện và đưa ra những ý tưởng phù hợp nhất. Nghe có vẻ như khá phức tạp để tổ chức sự kiện cộng đồng nhưng bạn đừng lo, hãy liên lạc ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn kỹ càng và nhanh chóng về các bước tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo nhất.

————

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 8688

Email: contact@kynguyenvn.con

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm: 

Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam

Các thủ tục cần thiết khi xin giấy phép tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên biết