14/04/2021 Blog

Checklist các chi phí tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần biết

Xác định chi phí là một bước chuẩn bị quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Chi phí tổ chức sự kiện sẽ quyết định ngân sách, từ đó ảnh hưởng tới mọi quyết định trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện đó, bao gồm cả việc lựa chọn địa điểm, mua trang thiết bị, lựa chọn concept,… Vì vậy, việc dự trù kinh phí hợp lý và chính xác nhất có thể là một trong những hoạt động mang tính quyết định trong việc tổ chức sự kiện.

Để có thể dự trù kinh phí cho một sự kiện một cách đầy đủ và chính xác nhất, người/đơn vị tổ chức cần xác định được những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau sự kiện được tổ chức. Tuy nhiên, có rất nhiều đầu công việc cần chú ý đến khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, nên người tổ chức cần có một checklist (danh sách công việc cụ thể). Trước khi lập ngân sách cho sự kiện của mình, bạn có thể tham khảo checklist các chi phí thường phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện mà Kỷ Nguyên cung cấp dưới đây.

Chi phí cho tổ chức sự kiện

Checklist các chi phí cơ bản cần cho tổ chức sự kiện

1. Chi phí cho địa điểm

Địa điểm tổ chức của gần như 100% các sự kiện chuyên nghiệp đều tốn chi phí. Doanh nghiệp khi muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cần lập ngân sách cho địa điểm bao gồm các chi phí như:

Chi phí thuê địa điểm (phòng hội nghị, phòng họp, sân ngoài trời, …)

• Chi phí đặt cọc địa điểm

• Chi phí về bảo hiểm

• Chi phí cho bãi đỗ xe, nơi gửi xe (nếu cần)

>>> Có thể bạn muốn xem: Top 7 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

2. Chi phí cho các thiết bị, vật dụng

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng là một phần rất quan trọng của các sự kiện. Khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần dành một phần ngân sách cho các chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng. Các thiết bị này có thể là microphone, màn hình và máy chiếu, quyền truy cập mạng Internet, và các trang thiết bị chuyên nghiệp khác.

• Các thiết bị khác

Khoản chi phí này bao gồm tất cả những vật dụng, thiết bị cần có trong sự kiện như khăn trải bàn, ghế, sân khấu và trang trí sân khấu, các vật dụng chưa được cung cấp sẵn tại địa điểm tổ chức, và các công cụ để set up cũng như gỡ bỏ thiết bị sự kiện. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần chú ý đến chi phí để vận chuyển các thiết bị, vật dụng dùng trong sự kiện đó.

Chi phí thiết bị cho sự kiện

3. Chi phí tổ chức

Chi phí tổ chức cho sự kiện liên quan đến tất cả nhân lực và nguồn lực được sử dụng để lên kế hoạch và tổ chức một sự kiện. Các chi phí này bắt đầu có ngay từ bước lên ý tưởng và diễn ra xuyên suốt cả quá trình hoàn thành các thủ tục giấy tờ sau sự kiện. Ngân sách của sự kiện cần thể hiện chi phí của việc xây dựng, tổ chức sự kiện, thu hút người tham gia.

• Chi phí marketing

Các chi phí marketing cần chú ý khi tổ chức sự kiện là chi phí cho truyền thông trên các website cũng như truyền thông giấy, các chi phí quảng cáo, các chi phí cho thư mời tham gia sự kiện và quản lý việc đăng ký tham gia sự kiện.

• Chi phí lên kế hoạch và tổ chức

Việc tổ chức sự kiện yêu cầu các chi phí nhất định như chi phí cho người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, chi phí cho nguồn nhân lực, chi phí đi lại và các chi phí khác.

• Chi phí quản trị

Doanh nghiệp không nên bỏ qua các chi phí cơ bản về quản trị như tiền lượng cho nhân lực tham gia vào hoạt động tổ chức sự kiện, chi phí cho kế toán, bộ phận pháp lý và đơn vị tư vấn…

Chi phí tổ chức trong tổ chức sự kiện

4. Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ

Mọi sự kiện dù được lên kế hoạch kỹ lưỡng thế nào đều có thể phát sinh các rủi ro khó lường trước được. Vì vậy khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một khoản riêng cho các chi phí phát sinh bất ngờ. 

Đối với việc lập một khoản chi phí cho các sự cố và tình huống khẩn cấp, hiện nay chưa có một con số cụ thể nào có thể áp dụng chính xác cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho các sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện.. chi phí dành cho rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.

Một số các loại chi phí khác có thể phát sinh

1. Chi phí phục vụ đồ ăn, thức uống

Nếu sự kiện của doanh nghiệp có hoạt động nghỉ ngơi, ăn uống cho khách mời thì doanh nghiệp cần dự trù kinh phí cho cả việc phục vụ đồ ăn, thức uống. Các chi phí cho hoạt động này không chỉ là chi phí cho các món ăn hay đồ uống, mà còn có thể là chi phí nhân công dành cho người phục vụ, chuẩn bị món ăn,…

2. Chi phí cho các tiết mục giải trí

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí giúp điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả, …

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Kết luận

Với checklist trên đây, Kỷ Nguyên hy vọng rằng doanh nghiệp có thể hình dung được các loại chi phí thường phát sinh khi tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý rằng, mỗi sự kiện đều có các đặc điểm riêng, vì vậy checklist trên có thể được thêm hay bớt một vài mục chi phí khác. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần biết được ngân sách của mình được sử dụng cho các hoạt động gì để tránh xảy ra tình trạng hóa đơn đã trao tận tay nhưng lại không có ngân sách để chi trả.

Việc tổ chức một sự kiện thì không bao giờ “dễ như ăn kẹo”, nhưng doanh nghiệp luôn có thể nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Nếu có kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn có thể liên lạc với Kỷ Nguyên Group – đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho các thương hiệu lớn trong và ngoài nước. Kỷ Nguyên cung cấp nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện từ hội thảo, hội nghị… đến các sự kiện âm nhạc, sự kiện cộng đồng. Hãy liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn Nhanh chóng – Nhiệt tình – Uy tín nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Tổng hợp vị trí quảng cáo màn hình LED hot nhất Hà Nội

Các thủ tục cần thiết khi xin giấy phép tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên biết

5 Lưu ý để tổ chức sự kiện thành công mùa dịch bệnh