Top 5 tips mọi doanh nghiệp cần biết khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế

Với nền kinh tế ngày càng hội nhập, các doanh nghiệp dần phải thích nghi với các yếu tố quốc tế trong hoạt động kinh doanh của mình. Đối với tổ chức sự kiện – một hoạt động xúc tiến thương mại vô cùng quan trọng của mọi doanh nghiệp, việc cập nhật xu hướng và nâng cao kỹ năng trong thị trường quốc tế là vô cùng quan trọng. Dù là các sự kiện diễn ra tại một quốc gia khác, hay là các sự kiện diễn ra tại Việt Nam có sự tham gia của các đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần có sự cân nhắc và điều chỉnh thích hợp tùy theo các yếu tố quốc tế của sự kiện. Hôm nay, Kỷ Nguyên xin cung cấp các tips quan trọng nhất khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế trong bài viết dưới đây:

TẠI SAO PHẢI TÌM HIỂU VỀ CÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUỐC TẾ?

Các sự kiện quốc tế giúp doanh nghiệp tiếp cận với tệp khách hàng đa dạng, các đối tác lớn trong ngành kinh doanh của mình. Vì vậy, một sự kiện quốc tế thành công không chỉ đem lại hiệu quả kinh tế, mà còn mở rộng mối quan hệ, tạo thuận lợi cho quá trình kinh doanh về lâu dài. Cũng vì lẽ đó mà các sai sót trong tổ chức sự kiện quốc tế có thể để lại hậu quả nghiêm trọng hơn, đòi hỏi doanh nghiệp cần có kỹ năng, sự chuẩn bị kỹ càng.

Sau thành công của việc đăng cai APEC 2017, Diễn đàn Kinh tế Thế giới về ASEAN 2018, … nhiều chuyên gia đã đánh giá Việt Nam có khả năng phát triển thương hiệu “Việt Nam – Điểm đến của những sự kiện trên thế giới”. Với hình ảnh quốc gia đẹp, thân thiện trên truyền thông thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội tham gia và tổ chức các sự kiện quốc tế. Tuy nhiên, để nắm bắt được cơ hội này, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị, rèn luyện cả về kiến thức và kỹ năng làm việc với các yếu tố quốc tế, trong môi trường quốc tế.

Doanh nghiệp cần nắm bắt cơ hội tổ chức sự kiện quốc tế

CÁC TIPS CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUỐC TẾ

1. Nghiên cứu kỹ các đặc điểm văn hóa

Nếu địa điểm của sự kiện đã được xác định, doanh nghiệp cần bắt tay ngay vào việc nghiên cứu ảnh hưởng của yếu tố văn hóa nước ngoài đến sự kiện. Đối với sự kiện quốc tế, doanh nghiệp cần tìm hiểu văn hóa của những thành viên nước ngoài sẽ tham gia vào sự kiện. Việc có hiểu biết sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi bị coi là “tối kỵ”, hay có tính xúc phạm đến một số quốc gia.

Những lưu ý cần biết có thể là quy cách về thư mời, văn hóa “giờ cao su”, đặc biệt là thói quen ăn uống của các nền văn hóa khác nhau, … Ví dụ, đối với thư mời, một số nước yêu cầu thư mời tham gia sự kiện phải được viết riêng cho từng cá nhân tham gia chứ không được dùng một mẫu thư chung. Đối với văn hóa “giờ cao su”, nếu quốc gia tham dự có thói quen đến sớm, việc chuẩn bị sẵn các dịch vụ đưa đón, phục vụ là cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp cần điều chỉnh kế hoạch các bước cho sự kiện quốc tế dựa trên đặc điểm về văn hóa riêng của các quốc gia.

Văn hóa là yếu tố cần chú ý khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế

2. Chuẩn bị về cách thức giao tiếp

Một trong những lưu ý quan trọng nhất khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế đó là chuẩn bị cách thức giao tiếp. Doanh nghiệp cần cân nhắc tuyển dụng một phiên dịch viên chuyên nghiệp, hoặc lựa chọn một nhân viên giỏi ngoại ngữ để giao tiếp với khách mời của sự kiện. Kỹ năng về ngôn ngữ vô cùng quan trọng trong việc đàm phán, giao tiếp với khách hàng, đối tác nước ngoài. Không chỉ dừng lại ở việc nói chuyện trực tiếp, doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình giao tiếp qua thư mời, email nhắc nhở, các thông báo về sự kiện, … diễn ra thuận lợi, tránh hiểu nhầm do sự khác biệt về ngôn ngữ.

Chuẩn bị về giao tiếp trong sự kiện quốc tế

3. Chuẩn bị về địa điểm và phương tiện di chuyển

Các sự kiện quốc tế có sự tham gia của nhiều khách mời từ nước ngoài. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần phải cân nhắc việc cung cấp dịch vụ ăn ở và di chuyển cho khách mời, đặc biệt là với các sự kiện hội thảo, hội nghị diễn ra trong thời gian dài. Nếu không cung cấp các dịch vụ này, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức phù hợp để khách mời không cảm thấy mệt mỏi, bất tiện khi tham gia sự kiện, cũng như giúp đỡ khách mời khi cần.

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, nhiều sự kiện “lai” – hybrid event được tổ chức để khắc phục khó khăn về khoảng cách địa lý, chênh lệch múi giờ, … Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức tổ chức sự kiện này nếu sự kiện không yêu cầu sự có mặt trực tiếp của các khách mời quốc tế.

Sự kiện lai – hybrid event

4. Tổ chức chiến dịch truyền thông trên các nền tảng xã hội (social media)

Khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế lớn, việc truyền thông trên các mạng xã hội thường được bắt đầu trong vòng 1 năm trước thời điểm diễn ra sự kiện. Các chiến dịch truyền thông bao gồm các bài đăng thông báo, video giới thiệu, các nội dung gây tò mò, tăng sự tương tác, … Nếu sự kiện đã có danh sách người tham gia xác định, những người này cũng thường tham gia vào quá trình quảng bá cho sự kiện trên các nền tảng xã hội cũng ban tổ chức để tiếp cận, nâng cao số lượng người theo dõi.

Truyền thông cho sự kiện quốc tế

5. Tham khảo sự kiện thực tế

Tip cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là tham khảo các sự kiện quốc tế đã được tổ chức. Nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện này ở nước ngoài, việc liên hệ, nghe tư vấn của các đơn vị đã tổ chức sự kiện quốc tế tại địa phương có thể giúp ích rất nhiều trong việc hoàn thiện kế hoạch tổ chức cho doanh nghiệp. Khi nghiên cứu các sự kiện thực tế tương tự, doanh nghiệp cũng có thể bắt gặp những trường hợp mình chưa tính đến, hay tìm được nhiều ý tưởng hay để cải thiện kế hoạch tổ chức sự kiện của mình, …

Tham khảo các sự kiện quốc tế thực tế

Việc chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế có thể đem đến nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt khi còn chưa có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ càng và những tư vấn từ đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, Kỷ Nguyên tin rằng doanh nghiệp có thể tổ chức một sự kiện quốc tế thành công, hiệu quả. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để được giải đáp thắc mắc và nhận báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín. Với nhiều năm kinh nghiệm làm việc cùng các đối tác quốc tế lớn (Unilever, Ford,…), Kỷ Nguyên Group đảm bảo cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng nhất cho khách hàng.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm

Hybrid Event – Cứu tinh của ngành tổ chức sự kiện trong thời kỳ dịch bệnh

Sự kiện live concert – 5 cách hạn chế tối đa sự cố cho doanh nghiệp

“Điểm mặt” top 7 quảng cáo ngoài trời sáng tạo nhất thời kỳ COVID-19