Top 5 tiêu chí lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng

Hiện nay, dịch vụ tổ chức sự kiện không còn là điều quá xa lạ với các doanh nghiệp. Từ các sự kiện có trang trọng như lễ khai trương, hội nghị, hội thảo… đến các buổi biểu diễn, các sự kiện cộng đồng đều có đơn vị chuyên nghiệp đứng ra chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức. Nhưng với doanh nghiệp, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Với số lượng và sự đa dạng trong quy mô của các công ty sự kiện ngày nay, doanh nghiệp cần có các tiêu chí riêng để cân nhắc khi tìm kiếm hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài. Kỷ Nguyên sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín nhất có thể với bài viết sau.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

Vai trò của việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp

Các sự kiện chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số, tăng độ nhận diện và củng cố vị thế trên thị trường của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, sự thành công của một sự kiện có thể trở thành vấn đề “Được ăn cả – ngã về không” với doanh nghiệp. Vì vậy, việc chuẩn bị và tổ chức sự kiện không thể xảy ra sai sót ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Giống như làm việc với các đối tác trong các hoạt động khác, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi làm việc với những công ty sự kiện không có uy tín, hoặc có phong cách làm việc không phù hợp với văn hóa làm việc của mình. Nếu hợp tác với các đơn vị không có kinh nghiệm, không uy tín, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian và tiền bạc, mà còn có thể bị ảnh hưởng đến thương hiệu. Đối với mỗi sự kiện có tính chất và quy mô khác nhau, doanh nghiệp cũng nên xem xét hợp tác với các đơn vị có chuyên môn để sự kiện có hiệu quả nhất.

Một số tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

1. Kinh nghiệm, năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện

Tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần xem xét khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện là kinh nghiệm của đơn vị đó. Thực tế về số lượng, chất lượng, hiệu quả các sự kiện mà doanh nghiệp đã từng tổ chức phản ánh rất nhiều về năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra, xác minh tính chính xác của hồ sơ, tài liệu công ty sự kiện cung cấp chứ không tin hoàn toàn vào lời giới thiệu của công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc năng lực của đội ngũ nhân viên sẽ làm việc với mình trong quá trình tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân viên cần có kĩ năng, sự sáng tạo, chuyên nghiệp,… tùy theo yêu cầu cần thiết cho sự kiện doanh nghiệp muốn tổ chức.

Kinh nghiệm, năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện

2. Các lĩnh vực chuyên môn của đơn vị tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện có chuyên môn trong cùng lĩnh vực với sự kiện mà doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức là rất quan trọng. Một đơn vị trẻ, thiên về sáng tạo có tổ chức chu toàn một sự kiện trang trọng như hội nghị, hội thảo không? Một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm nhưng ít cập nhất có tổ chức được game show bùng nổ?

Lĩnh vực chuyên môn của đơn vị tổ chức sự kiện

3. Mối quan hệ với chính quyền và các đơn vị truyền thông

Có một số khâu trong việc chuẩn bị tổ chức sự kiện đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có sự hiểu biết nhất định với các cơ quan chính quyền và truyền thông. Giả sử doanh nghiệp bạn muốn tổ chức một sự kiện roadshow trên phố đi bộ tại Hồ Gươm, Hà Nội. Trong trường hợp này, đơn vị tổ chức cần nắm rõ về quy trình, thủ tục làm việc thực tế để xin giấy phép từ phía chính quyền quận Hoàn Kiếm.

Nếu bạn làm việc với các đơn vị có uy tín, được chính quyền tin tưởng thì thời gian xin phép và quy trình xin giấy phép đều sẽ trở nên dễ dàng, trôi chảy hơn. Tương tự, nếu đơn vị tổ chức sự kiện có quan hệ tốt với báo, đài, các công ty truyền thông, thì việc quảng bá cho sự kiện qua các kênh này cũng gặp được giảm bớt khó khăn.

Mối quan hệ của đơn vị tổ chức sự kiện

4. Phong cách làm việc của đơn vị tổ chức sự kiện

Giống như lĩnh vực chuyên môn, đơn vị tổ chức sự kiện phải có sự thích hợp nhất định về phong cách làm việc và giá trị cốt lõi với doanh nghiệp và với tính chất sự kiện. Đối với bất kỳ đối tác nào cũng vậy, độ “hợp nhau” của hai bên sẽ giúp ích rất lớn cho quá trình hợp tác được diễn ra suôn sẻ, từ đó đạt được hiệu quả cao cho sự kiện.

Phong cách làm việc của đơn vị tổ chức sự kiện

5. Các dịch vụ đơn vị tổ chức sự kiện cung cấp

Quá trình tổ chức sự kiện có thể cần huy động tới rất nhiều dịch vụ khác nhau: thuê, thiết kế, lắp đặt sân khấu, cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng,… Một đơn vị tổ chức sự kiện có thể tự mình cung cấp càng nhiều dịch vụ, thì chi phí và mức giá cho sự kiện cũng hợp lý hơn. Ngoài ra, khả năng cung cấp nhiều dịch vụ cũng giúp đơn vị tổ chức quản lý, kiểm soát được chặt chẽ hơn quá trình chuẩn bị, tổ chức để sự kiện thành công nhất.

Các dịch vụ của đơn vị tổ chức sự kiện

Kết luận:

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với Kỷ Nguyên Group – một đơn vị dẫn đầu trong dịch vụ tổ chức sự kiện. Kỷ Nguyên đã có hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc với nhiều thương hiệu lớn như Samsung, PepsiCo, MBBank,… Với đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo, Kỷ Nguyên cung cấp đa dạng các dịch vụ tổ chức sự kiện, bao gồm: hội thảo, lễ khai trương, roadshow, concert âm nhạc,… Đặc biệt, Kỷ Nguyên có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện cộng đồng như giải chạy, sự kiện phát cơm-cháo miễn phí và nhiều sự kiện từ thiện khác. Hãy liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn Nhanh chóng – Chuyên nghiệp – Nhiệt tình nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Top 7 hội chợ, triển lãm sắp diễn ra tại TP. Hồ Chí Minh

Cách thiết kế gian hàng hội chợ, triển lãm nổi bật nhất cho doanh nghiệp

Tất cả những điều doanh nghiệp cần biết về sự kiện trực tuyến virtual event