Top 5 lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng bá hữu hiệu cho các hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp. Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Địa điểm tổ chức sự kiện cần phải được lựa chọn cẩn thận, có sự khảo sát kỹ lưỡng trước khi quyết định thuê.

Hãy cùng Kỷ Nguyên điểm qua những lưu ý cho doanh nghiệp khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện:

1. Vị trí tổ chức sự kiện phù hợp

Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hãy khảo sát xem đối tượng khách hàng họ muốn nhắm tới là ai để có thể cân nhắc thuê những địa điểm phù hợp. Ngoài ra đối với những sự kiện lớn tổ chức dài ngày mà có khách ở xa tới, doanh nghiệp nên bố trí địa điểm tổ chức và nơi nghỉ của khách gần nhau, giúp cho việc đi lại được thuận tiện. Một địa điểm ở vị trí trung tâm, thuận tiện cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng sẽ khiến việc di chuyển, chuẩn bị được diễn ra suôn sẻ hơn và không tốn nhiều thời gian để tìm kiếm.

Cân nhắc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

2. Không gian tổ chức sự kiện đáp ứng đủ nhu cầu

Sau khi đã có được đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới, tiếp theo sẽ phải ước lượng xem số lượng khách sẽ tham dự là bao nhiêu. Đây cũng có thể coi là một bước rất quan trọng, bởi doanh nghiệp sẽ sử dụng con số ước lượng này để có thể thuê địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Đối với những sự kiện mở cửa tự do, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng một địa điểm đủ rộng, hoặc có nhiều phòng để có thể thay đổi tùy theo điều kiện. Tốt nhất doanh nghiệp nên dành thời gian để nghiên cứu và lên phương án thuê địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với số lượng người tham gia.

Không gian tổ chức sự kiện phải đáp ứng đủ nhu cầu

3. Chi phí hợp lý

Doanh nghiệp nên cân nhắc chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với ngân sách mà mình đề ra, tránh để chi phí bị đội quá cao sẽ thêm gánh nặng. Chi phí phải đi kèm với chất lượng dịch vụ tương xứng, đó là yếu tố mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Nguồn lực về tài chính sẽ quyết định phần lớn tới việc chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Tuy vậy mỗi sự kiện diễn ra đều cần phải xem xét kỹ giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện, lựa chọn hợp lý để có thể tiết kiệm chi phí tối đa. Hãy lựa chọn một địa điểm thật hợp lý bằng cách dành nhiều thời gian đầu tư cho việc tìm hiểu, chắc chắn sẽ mang tới sự hài lòng cho doanh nghiệp và người tham gia.

Giá cả hợp lý

4. Các dịch vụ đi kèm

Ngoài mục đích là thuê địa điểm để tổ chức sự kiện, doanh nghiệp lưu ý phải có những thiết bị đi kèm phù hợp như ánh sáng, âm thanh, wifi,… bởi đây là những bị thiết yếu nhất mà bắt buộc phải có. Ngoài ra những dịch vụ cơ bản như nước uống giải khát, nhân viên phục vụ, trang trí,… cũng là điều mà doanh nghiệp nên để tâm. Một địa điểm tổ chức sự kiện có đầy đủ những trang thiết bị cũng như dịch vụ hữu ích sẽ giảm bớt một phần việc cho mình, cũng như doanh nghiệp sẽ không phải quá bận tâm ở phần hậu kỳ.

Dịch vụ đi kèm phù hợp với ngân sách thuê địa điểm

5. Đảm bảo an toàn, an ninh

Điều mà doanh nghiệp cũng cần phải đặc biệt lưu ý đó chính là việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện có an toàn cho người tham dự không. Doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm tổ chức phải có an ninh tốt, có bảo vệ giám sát thường xuyên. Ngoài ra, các biện pháp an toàn khác như lối thoát hiểm, phòng cháy chữa cháy,… nên được lên kịch bản trước để nếu có xảy ra sự cố thì cũng nên phản ứng kịp. Đây cũng là điều rất quan trọng, bởi chúng ta không thể lường trước được điều gì nếu không muốn phải hối hận.

Đảm bảo an toàn, an ninh khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Với hơn 20 năm có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, quảng cáo và truyền thông, Kỷ Nguyên Group hiện đang cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm và tâm huyết, sẽ giúp cho các doanh nghiệp giải được bài toán tìm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn một cách nhiệt tình – nhanh chóng – uy tín nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Top 5 lưu ý khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Top 6 tips để tổ chức sự kiện Teambuilding thành công

Top 5 tips mọi doanh nghiệp cần biết khi chuẩn bị tổ chức sự kiện quốc tế