24/06/2021 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Top 3 câu hỏi thường gặp dành cho những nhà tổ chức sự kiện

Với nhiều doanh nghiệp, tổ chức sự kiện là một chiến thuật hiệu quả trong việc tiếp thị và bán hàng. Khi đó, thông điệp về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được truyền tải và tiếp cận với khách hàng. Để tạo nên một sự kiện thành công, bên cạnh một kế hoạch chi tiết hay cơ sở vật chất tiện nghi thì yếu tố con người cần được chú tâm hàng đầu. Vậy thì, những người tổ chức sự kiện cần phải làm gì? Trong bài viết này, Kỷ Nguyên sẽ giải đáp thắc mắc này của doanh nghiệp bằng cách trả lời top câu hỏi phổ biến nhất.

Hỏi:

Người tổ chức sự kiện cần trình độ học vấn, tố chất và kỹ năng gì?

Đáp:

Thông thường, các doanh nghiệp thường yêu cầu trình độ học vấn ít nhất là bậc phổ thông. Do hiện nay tại Việt Nam cũng chưa có trường đại học dạy về chuyên ngành tổ chức sự kiện mà chỉ đào tạo những ngành học liên quan bổ trợ. Tuy nhiên có những tố chất và kỹ năng mà một nhà tổ chức sự kiện cần phải trang bị cho mình:

• Khả năng phán đoán và ra quyết định:

Bạn sẽ không có nhiều thời gian để đi tham khảo hay gọi cho người khác để tham khảo ý kiến. Vậy nên hay chủ động phán đoán tình huống hay sự cố và tìm ra các giải quyết càng nhanh càng tốt.

• Linh hoạt:

Mặc dù có một bản kế hoạch cực kỳ chi tiết những gì sẽ diễn ra trong sự kiện nhưng sẽ luôn có những tình huống bất ngờ xảy ra: Khách mời đến muộn, hệ thống âm thanh ánh sáng bị trục trặc, lỗi kết nối, … Khi đó, tư duy nhanh chóng và linh hoạt sẽ là cách duy trì sự kiện đúng tiến độ.

Công việc tổ chức đòi hỏi phải luôn phán đoán và lính hoạt trong cách xử lí tình huống

• Đàm phán:

Trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ có những lúc bạn phải thương lượng hợp đồng với các nhà tài trợ, bên cho thuê địa điểm, khách hàng. Nếu như có kỹ năng đàm phán giỏi và thuyết phục người khác, bạn đã tiến gần một bước đến việc trở thành nhà tổ chức sự kiện thành công.

• Tận tâm:

Ngành nghề nào, công việc nào cũng cần thực hiện với niềm đam mê thật sự. Bởi lẽ công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi một lượng lớn thời gian và năng lượng, và sự căng thẳng và thu nhập không phải lúc nào cũng tương xứng với những gì bạn bỏ ra.

• Kỹ năng lãnh đạo:

Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ được làm việc với rất nhiều người. Họ có thể bao gồm các thành viên trong nhóm của bạn, các thành viên trong nhóm của khách hàng, nhân viên địa điểm, nhân viên nhượng quyền, nhà thầu đậu xe, tình nguyện viên, v.v. Bạn cần có sự tự tin để dẫn dắt tất cả những người này hướng tới một mục tiêu chung, đó là tổ chức một sự kiện thành công.

Người tổ chức sự kiện phải luôn trau dồi các kỹ năng để làm tốt công việc của mình

Hỏi:

Làm thế nào để bắt kịp xu hướng và các tin tức liên quan đến tổ chức sự kiện?

Đáp: 

Mạng xã hội sẽ là công cụ tuyệt vời để các doanh nghiệp tham khảo. Các blog, website về sự kiện, truyền thông như Kỷ Nguyên sẽ đem đến các kiến thức và mẹo cần thiết để tổ chức sự kiện thành công. Bên cạnh đó, bạn có thể nắm bắt xu hướng nhanh và rút ra nhiều kinh nghiệm từ các nội dung số khác như video trên Tik Tok, Youtube hay bản audio Podcast.

Bắt trend trên các kênh mạng xã hội sẽ ngày càng phát triển

Hỏi:

Quản lý ngân sách chưa bao giờ là công việc dễ dàng?

Đáp: 

Hoàn toàn chính xác! Và những lý do phổ biến nhất khiến tổ chức sự kiện vượt quá ngân sách thường liên quan đến việc người lập kế hoạch thiếu kinh nghiệm, thiết tầm nhìn xa cho những tình huống hay sự cố. Khi lập ngân sách cho sự kiện, điều tối quan trọng là phải xác định những mục nào đại diện cho chi phí và những nguồn doanh thu nào có thể trang trải chi phí. Ngoài ra, bạn cần phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi để có thể dự báo ngân sách cho sự kiện tiếp theo của mình một cách hiệu quả.

>>> Có thể bạn quan tâm: Checklist các chi phí tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần biết

Doanh nghiệp nên cân nhắc và lên kế hoạch cho các khoản mục cần chi

Hi vọng rằng những thông tin Kỷ Nguyên đem đến hữu ích với những người yêu thích với ngành tổ chức sự kiện. Còn với các doanh nghiệp còn bỡ ngỡ và thiếu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, việc tìm đến những đơn vị chuyên nghiệp và uy tín sẽ giúp tối ưu hóa chi chí và tránh được những tình huống không đáng có. 

Luôn quan niệm rằng “Mỗi giây phút, mỗi sự kiện, mỗi hành động đã trôi qua sẽ không bao giờ lấy lại được”, Kỷ Nguyên trong hơn 20 năm thành lập và phát triển luôn cố gắng trong mỗi sự kiện của khách hàng, tập trung xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn và báo giá một cách nhanh chóng – tận tâm – tin cậy!

>>> Xem thêm:

Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A đến Z

Top 5 xu hướng tổ chức sự kiện mùa hè mới nhất 2021

Tổ chức sự kiện mùa Covid – Giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp