25/08/2022 Cẩm nang doanh nghiệp

TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP TRƯỜNG ẤN TƯỢNG CHỈ VỚI 8 BƯỚC CƠ BẢN

Lễ kỷ niệm thành lập trường là một buổi lễ quan trọng, không chỉ nhắc lại các truyền thống lịch sử vẻ vang của trưởng mà đây còn là ngày cựu học sinh các khóa về thăm thầy cô, thậm chí có cả bên báo giới đến chụp ảnh viết bài. Vì thế đòi hỏi chương trình  phải được lên kế hoạch thật tỉ mỉ và chi tiết để tránh xảy ra những sai sót không đáng có. Dưới đây, Kỷ Nguyên sẽ hướng dẫn bạn lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập trường chỉ với 8 bước.

Bước 1: Xác định chủ đề của lễ Kỷ niệm thành lập trường

Chủ đề của buổi lễ là yếu tố vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp người xem hiểu được bạn muốn đề cập đến nội dùng gì trong suốt chương trình. Khi đã xác định được chương trình của bạn hướng tới chủ đề gì bạn sẽ dễ dàng lên ý tưởng, bố cục, màu sắc, logo, các ấn phẩm truyền thông, quà tặng cho lễ kỷ niệm thành lập trường.

Chủ đề sẽ giúp bạn định hướng cho toàn bộ buổi lễ kỷ niệm thành lập trường

Bước 2: Lễ kỷ niệm thành lập trường của bạn hướng tới mục tiêu gì ?

Bất cứ sự kiện nào cũng thế, trước khi tổ chức cũng cần xác định lại mục đích và mục tiêu để định hướng cho toàn bộ quá trình lên kế hoạch và triển khai cho sự kiện. Ở bước này sẽ cần có những ý kiến chỉ đạo từ ban lãnh đạo nhà trường để bộ phận tổ chức có thể hiểu rõ hơn trường cần hướng đến những mục tiêu gì khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập trường.

Hãy cùng họp bàn và thống nhất những mục tiêu mà lễ kỷ niệm thành lập trường hướng tới

>> Xem thêm: Tổ chức lễ tốt nghiệp Đại Học thành công chỉ trong 9 bước

Bước 3: Lựa chọn thời gian, địa điểm cho Lễ Kỷ niệm thành lập trường

Sau khi đã xác định được chủ đề và mục tiêu, bước tiếp theo chúng ta cần làm là lựa chọn thời gian và địa điểm sao cho phù hợp. 

Về thời gian, chúng ta nên lựa chọn những khung giờ bắt đầu chương trình hợp lý, tránh trường hợp tổ chức quá sớm hoặc quá muộn gây khó khăn cho người tham gia. Đối tượng tham gia lễ kỷ niệm thành lập trường chủ yếu là các thầy cô đã về hưu và cựu học sinh nên việc tổ chức vào cuối tuần sẽ giúp khách mời không phải lo lắng về vấn đề phải xin nghỉ làm để về trường. Bên cạnh đó, thời gian để chuẩn bị các công tác như thiết kế sân khấu, standee, in thiệp mời, sắp xếp chỗ ngồi cho khách tham dự cũng phải được lên thật kỹ lưỡng, chi tiết và và thực hiện nghiêm túc theo kịch bản chương trình để không bỏ sót hạng mục nào quan trọng.

Về địa điểm, cái này sẽ phụ thuộc vào kinh phí các trường bỏ ra cho buổi lễ kỉ niệm của mình. Nhưng hầu như sẽ làm ở trường để buổi lễ thêm phần ý nghĩa và cũng là để cựu học sinh, các thầy cô giáo cũ về ôn lại kỉ niệm ở mái trường xưa.

Không gian trong nhà cũng là một lựa chọn hoàn hảo để tránh thời tiết xấu

Bước 4: Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Một phần quan trọng trong lễ kỷ niệm thành lập trường mà chúng ta nên chú trọng là lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời. Sẽ không ai muốn mình quên gửi thiệp mời cho một vị khách quan trọng nào cả, vì thế hãy lên danh sách khách mời thật chi tiết và khoa học, rà soát lại thật kỹ trước khi gửi đi tránh trường hợp xảy ra sai sót. Lưu ý không nên gửi thiệp mời cách ngày tổ chức quá xa hoặc quá gần, dễ làm cho khách bị lãng quên và khó sắp xếp công việc. Gửi thiệp mời trước 1-2 tuần sự kiện diễn ra sẽ là một quyết định đúng đắn nhất.

Lên danh sách khách mời sớm sẽ giúp bạn không bỏ lỡ vị khách quan trọng nào

>> Xem thêm: 3 Ý tưởng tổ chức tiệc Trung thu cho doanh nghiệp đừng bỏ lỡ

Bước 5: Lựa chọn bên tổ chức sự kiện

Tùy vào quy mô và mục đích của sự kiện mà nhà trường sẽ lựa chọn hình thức tổ chức lễ kỷ niệm thành lập trường với quy mô nhỏ, trong phạm vi nội bộ hay phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ để tổ chức sự kiện. Đa phần với các sự kiện kỷ niệm thành lập mang tính chất, ý nghĩa quan trọng, rất lâu mới diễn ra một lần, các công ty và nhà trường đều phối hợp với bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để vừa tích kiệm nguồn lực, thời gian mà còn hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.

Bước 6: Lên kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm thành lập trường 

Ở phần lên kịch bản chương trình, bộ phận nhà trường cũng có thể tự mình lên kịch bản chi tiết hoặc phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để xây dựng một kịch bản cho buổi lễ kỷ niệm thành lập trường chỉn chu và hoàn hảo nhất. Để lên được kịch bản chi tiết cho buổi lễ, trước hết cần xác định được mạch chương trình và khung thời gian tương ứng. Sau khi đã xác định được, việc cần làm lúc này là xây dựng kịch bản tổng thể, kịch bản MC và kịch bản cho bên kỹ thuật. Tất cả các kịch bản đều phải cùng thống nhất và có tính logic với nhau.

Một kịch bản chi tiết sẽ giúp lễ kỷ niệm thành lập trường của bạn diễn ra suôn sẻ hơn đấy

>> Xem thêm: 5 Ý tưởng độc đáo tổ chức sự kiện Trung thu cho doanh nghiệp

Bước 7: Chuẩn bị quà tặng cho lễ kỷ niệm thành lập trường

Mỗi khách mời khi tới tham dự buổi lễ thường sẽ nhận được một phần quà từ ban tổ chức, để khách mời có những ấn tượng khó quên về ngôi trường, nhà trường sẽ thường chuẩn bị những món quà như bút máy, huy hiệu, quyển sổ, bình nước, cái ô hoặc túi vải có in logo của nhà trường hoặc logo của buổi lễ. Một món quà xinh xắn được đóng gói cẩn trọng sẽ được khách mời đánh giá cao và nhớ mãi đấy.

Bình nước là một gợi ý tuyệt vời để tri ân khách mời đến tham dự buổi lễ của bạn

Bước 8: Tổng duyệt lễ kỷ niệm thành lập trường

Để đảm bảo lễ kỷ niệm thành lập trường được diễn ra suôn sẻ, nhà tổ chức bắt buộc phải tổng duyệt chương trình từ 2 đến 3 lần. Việc tổng duyệt giúp cho các phần trong sự kiện từ âm thanh, ánh sáng, biểu diễn đến MC sẽ nhuần nhuyễn và khớp với nhau nhất có thể.

Nên tổng duyệt đến khi nào sự kiện chạy nhuần nhuyễn nhất có thể

Vậy tại sao nên chọn Kỷ Nguyên làm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ?

Với 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, luôn đổi mới và sáng tạo, Kỷ Nguyên tin chắc rằng sẽ đem tới cho quý khách hàng những dịch vụ hàng đầu với chi phí hợp lý nhất. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức lễ kỷ niệm thành lập trường và những dịch vụ khác, hãy liên nghệ với Kỷ Nguyên để được nhận tư vấn và báo giá một cách nhanh chóng và uy tín.

—————-

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>> Xem thêm

Dịch vụ tổ chức sự kiện triển lãm chuyên nghiệp – Kỷ Nguyên Group

Trọn gói dịch vụ tổ chức Trung Thu chuyên nghiệp – Kỷ Nguyên Group

Đám cưới ngoài trời của bạn sẽ được nhớ mãi nhờ 5 thay đổi này