Tìm hiểu về roadshow và những lưu ý cần biết khi tổ chức sự kiện này

Hiện nay, các doanh nghiệp có vô vàn lựa chọn cho chiến lược marketing sản phẩm mới của mình. Trong số đó, ta không thể phủ nhận sức nóng của xu hướng tổ chức sự kiện roadshow và tính hiệu quả vô cùng cao mà hình thức này đem lại. Với khả năng tiếp cận được lượng khách hàng lớn đồng thời gây sự chú ý, tò mò tới người tiêu dùng, Roadshow luôn nằm trong top các phương tiện truyền thông được các doanh nghiệp săn đón.

Roadshow là gì?

Roadshow (biểu diễn lưu động) là một hình thức quảng bá sản phẩm ngoài trời để tiếp cận với khách hàng mục tiêu. Hình thức marketing này thuê PG (Promotion Girl), PB (Promotion Boy) cho việc chạy quảng cáo dịch vụ/ sản phẩm của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng dàn phương tiện giao thông ( xe máy, xe đạp,…) được thiết kế riêng để phù hợp với tính chất sản phẩm cần quảng bá. Diễu hành với tốc độ chậm kèm theo banner, poster vừa truyền tải thông điệp truyền thông lại thu hút được sự chú ý và gây ấn tượng tới người tiêu dùng.

Hình ảnh sự kiện roadshow ô tô

Những lưu ý cần phải nắm được khi tổ chức sự kiện roadshow

Lên kế hoạch tổng thể cho chiến lược:

Mục đích của chiến lược là gì?
Xác định phân khúc khách hàng mục tiêu/ tiềm năng.
Ấn định thời gian, tuyến đường di chuyển, nhân sự và phương tiện sử dụng để thực hiện roadshow.
Lập kế hoạch dự phòng cho trường hợp sự cố bất ngờ xảy ra ( hư hỏng xe, thay đổi nhân sự,…) để có thể giải quyết kịp thời tại thời điểm lưu diễn.

Phương tiện sử dụng cho roadshow:

Phương tiện lưu thông là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà ta cần chú ý khi tổ chức sự kiện này. Chọn đúng hình thức di chuyển có thể gây ấn tượng cho người tiêu dùng và giúp doanh nghiệp tiếp cận được vị trí khách hàng tiềm năng như mong muốn. Phương tiện có thể lựa chọn rất đa dạng, nhưng phổ biến nhất vẫn là xe đạp, xe máy đôi, xe bus… hoặc quảng cáo roadshow đi bộ là một giải pháp không tồi. Những phương tiện này sẽ được các công ty chuyên về quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Kỷ Nguyên chuẩn bị và lên phương án hành động.

Thông thường, roadshow xe máy sẽ có chi phí đắt đỏ hơn so với xe đạp, nhưng lại sang trọng và tiết kiệm sức lực hơn. Nếu chi phí nằm trong khả năng chi trả, xe tay ga như: SH, Vespa,…sẽ là lựa chọn ưu tiên hơn cả vì tính thẩm mỹ cao mà chúng mang lại.

Tùy vào ngân sách của công ty, doanh nghiệp sẽ cân nhắc và lựa chọn phương án thích hợp để có thể marketing sản phẩm của mình một cách hiệu quả nhất.

Quan tâm, chăm sóc cho đội ngũ PB-PG:

Chiến lược truyền thông hiệu quả không thể không nhắc tới đội ngũ nhân sự. Các nhân sự trong quảng cáo roadshow không chỉ có ngoại hình và vóc dáng ưu nhìn mà cần có sức khỏe ổn định để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao vì hoạt động sự kiện roadshow thường được diễn ra ngoài trời, nơi tổ chức có mật độ hoạt động lớn.

Bên cạnh đó, ban tổ chức nên chọn ngày triển khai có thời tiết đẹp và chuẩn bị phương án dự phòng khi phát sinh tình huống bất ngờ về sức khỏe của đội ngũ PB, PG.

Lên kế hoạch cụ thể về lộ trình và tuyến đường cần đi:

Yếu tố quyết định doanh nghiệp có tiếp cận được lượng lớn khách hàng hay không phụ thuộc rất nhiều vào cung đường mà họ lựa chọn. Hoạch định ra những tuyến đường đẹp, rỗng rãi, lưu lượng người qua lại đông giúp độ phủ sóng thương hiệu tiến gần hơn tới mọi người. Ngoài ra, khi phát hiện khách hàng mục tiêu, công ty có thể chủ động trong việc dừng đoàn xe để phát tờ rơi, banner đến người tiêu dùng.

Xin thủ tục, giấy phép từ cơ quan chức năng:

Cuối cùng, doanh nghiệp phải thực hiện quá trình xin giấy phép từ cơ quan chức năng, cụ thể là Sở Văn Hóa và Thể Thao để tránh những rắc rối không cần thiết. Hồ sơ giấy phép cần những giấy tờ sau:

Đơn xin cấp Giấy phép thực hiện quảng cáo
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp xin cấp Giấy phép (bản sao)
Bản sao giấy tờ chứng minh sự phù hợp của hàng hóa.
Mẫu quảng cáo phải được in màu và có chữ ký, đóng dấu.
Có giấy phép của sở xây dựng khi quảng cáo biển bảng, banner,…

Tổ chức sự kiện roadshow ngoài trời

Tựu chung lại, hình thức roadshow tuy dễ mà khó vì đây là một trong những hình thức dễ bị xử phạt nhất bởi cảnh sát giao thông nếu không xin được giấy phép và phải xử lý linh hoạt tình huống xấu bất ngờ xảy tới để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.

Trên đây là những chú ý cơ bản nhất khi một doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện roadshow. Kỷ Nguyên hi vọng rằng những kinh nghiệm trên có thể giúp ích cho bạn trong quá trình tổ chức hình thức sự kiện này. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tìm một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về tổ chức sự kiện, quảng cáo uy tín, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được nhận tư vấn và báo giá dịch vụ với mức chi phí ưu đãi nhất.

Xem thêm:

Quy trình cơ bản tổ chức sự kiện chạy roadshow

Top 6 hội chợ, triển lãm đáng mong chờ nhất cuối năm 2020

Dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội