Quy trình tổ chức sự kiện khai xuân ấm cúng và ý nghĩa cho các doanh nghiệp

Một trong những sự kiện quan trọng mà các doanh nghiệp luôn quan tâm vào dịp đầu năm chính là sự kiện chào xuân năm mới. Chương trình thường được tổ chức trước kì nghỉ Tết Nguyên Đán để gắn kết khách hàng, đối tác với doanh nghiệp đồng thời quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ đến tất cả mọi người. Do đó, việc lên kế hoạch và tổ chức chương trình này rất được chú trọng từ những chi tiết nhỏ. Nhưng làm sao để thực hiện sự kiện khai xuân chuyên nghiệp và thành công suôn sẻ vẫn là một câu đố với nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết lần này, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ quy trình tổ chức sự kiện khai xuân đầu năm ấm cúng và ý nghĩa cho các doanh nghiệp.

1. Tính toán thời gian tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp nên lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sao cho số lượng người tham gia là đông đủ nhất. Thời gian kể từ lúc thông báo đến ngày diễn ra chương trình phải đủ dài để tạo cảm giác thoải mái trong việc chuẩn bị.

Tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần: thứ 7, chủ nhật sẽ là thời điểm thích hợp nhất để mọi người tham gia đầy đủ.

2. Lên danh sách khách mời

Công việc tiếp theo không kém phần quan trọng là lập danh sách khách tham dự. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và cách thức tổ chức ra sao phụ thuộc phần lớn vào danh sách này. Danh sách khách mời cho ta biết quy mô của sự kiện, số lượng bàn tiệc và quà tặng cần chuẩn bị,…

Để phát thiệp mời đúng đối tượng mục tiêu, các doanh nghiệp nên phân chia khách mời thành những nhóm khác nhau như: nhân viên nội bộ trong công ty, các đối tác tiềm năng và khách hàng thân thiết.

3. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi xác định được số lượng người tham dự và thời gian tổ chức chương trình khai xuân, các doanh nghiệp căn cứ vào những thông tin trên để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất với quy mô của buổi tiệc. Bạn nên lựa chọn những nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị uy tín và chuyên nghiệp để giảm khả năng xảy ra nhiều thiếu sót.

Địa điểm tổ chức sự kiện phải có hệ thống âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn chất lượng hoặc cung cấp các dịch vụ khác như: PG&PB (Promotion Girl & Promotion Boy), nhân viên phục vụ, nhân viên an ninh, lễ tân,…

Bạn có thể tham khảo thêm <<< Top 7 địa điểm tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp số 1 tại Hà Nội >>>

4. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện khai xuân đầu năm

Bước đầu tiên trong quá trình lập bản kế hoạch tổng thể cho chương trình là lựa chọn concept xuyên suốt buổi tiệc. Chủ đề này sẽ thay thế cho tên của sự kiện. Các doanh nghiệp nên chọn concept độc – lạ – chất để thu hút được sự chú ý của khách mời tham dự. Đồng thời, chủ đề của chương trình chúc tết nên tránh lặp lại các năm trước hoặc sao chép của đối thủ.

Doanh nghiệp nên lập riêng một đội nhóm để phân chia công việc: ban điều phối sự kiện, lên kế hoạch tổ chức, quản lý sự kiện, hỗ trợ sự kiện và chỉ đạo nghệ thuật,…

Doanh nghiệp lập kịch bản chương trình càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Nhờ đó, việc tổ chức chương trình sẽ dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng thời gian đã quy định.

5. Tổ chức sự kiện khai xuân đầu năm

Bám sát vào bản kế hoạch đã đề ra, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và tổ chức chương trình chúc tết chào đón năm mới 2021. Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ nhân sự để phục vụ cho buổi tiệc. Đội ngũ lễ tân chào đón quý khách mời cùng nhân viên phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp trong thời gian tổ chức sự kiện.

Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động hiệu quả để các tiết mục văn nghệ, bài phát biểu của ban giám đốc diễn ra thành công và suôn sẻ. Tiếp theo, doanh nghiệp nên tổ chức các trò chơi giao lưu giữa công ty và khách mời, sau đó gửi tặng họ những món quà ý nghĩa để bày tỏ lòng cảm ơn bởi sự có mặt của mọi người tới chung vui cùng công ty.

Cuối cùng, trước khi buổi tiệc kết thúc, ban lãnh đạo sẽ lên phát biểu cảm nghĩ và gửi lời tri ân sâu sắc tới toàn thể nhân viên và khách hàng đã đóng góp và ủng hộ doanh nghiệp trong năm vừa qua và gửi lời chúc mừng năm mới vào dịp đầu năm Tân Sửu 2021.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện khai xuân đầu năm ấm cúng và ý nghĩa cho doanh nghiệp mà Kỷ Nguyên Group muốn chia sẻ cho tất cả mọi người. Nếu bạn có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức sự kiện khai xuân đầu năm chuyên nghiệp – uy tín, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn và báo giá dịch vụ với chi phí ưu đãi nhất. Với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Quảng Cáo – Truyền Thông – Tổ chức sự kiện cùng đội ngũ 200 nhân viên với bề dày kinh nghiệm, chuyên môn cao, Kỷ Nguyên chắc chắn sẽ đem lại chất lượng dịch vụ tốt nhất làm quý khách hàng hài lòng.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

Xem thêm:

Làm thế nào để truyền thông hiệu quả trong dịp tết tân sửu 2021

5 lưu ý khi tổ chức tiệc cuối năm cho doanh nghiệp