Quy trình cơ bản tổ chức sự kiện chạy roadshow

Roadshow thường được tổ chức tại các tuyến phố đông đúc, thu hút được sự chú ý của đông đảo mọi người. Đây là hình thức quảng bá thương hiệu ngoài trời được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Sau đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một sự kiện chạy roadshow chuyên nghiệp và hiệu quả:

Chọn thời gian thích hợp

Yếu tố thời điểm chính là điều quan trọng nhất quyết định thành công của một sự kiện roadshow. Trước mỗi một sự kiện roadshow, người tổ chức phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng về thời tiết bởi nếu không tìm hiểu kỹ, thời tiết xấu có thể phá hỏng hoàn toàn roadshow của bạn. Việc tìm hiểu về thời tiết phải được thực hiện kịp thời, không quá sớm cũng không quá muộn, thời gian tìm hiểu không quá xa cũng không được quá gần so với ngày ấn định tổ chức.

Xây dựng lộ trình

Roadshow là hình thức biểu diễn nghệ thuật lưu động, vậy nên việc lựa chọn lộ trình cũng là điều vô cùng quan trọng. Việc lựa chọn cung đường cho roadshow phải được căn cứ vào phương tiện di chuyển. Để nhãn hiệu được động đảo mọi người biết đến thì đoàn xe phải chạy qua những khu phố sầm uất, những cung đường đông đúc. Tuy nhiên, hãy tránh xa những đoạn đường hay tắc nghẽn vì nếu đi qua đó, đoàn roadshow sẽ bị tách ra rời rạc và mất đi tính thẩm mỹ hoặc có thể gây cản trở giao thông.

Xin cấp phép

Khi đã ấn định được thời điểm và cung đường, hãy tiến hành xin giấy phép hoạt động từ Sở Văn hóa Thông tin và liên hệ trước với các phường, quận mà đoàn đi qua để tránh tình trạng bị gián đoạn khi các cơ quan chức năng yêu cầu dừng lại.

Sắp xếp nhân sự

Đội ngũ chạy roadshow phải có ngoại hình khá, ưa nhìn. Chạy roadshow khá vất vả nên đòi hỏi nhân sự cũng phải có một sức khỏe tốt, có kinh nghiệm. Ngoài ra không thể thiếu lực lượng dự phòng để sẵn sàng ứng phó với các tình huống xấu.

Tiến hành sự kiện

Đây là bước cuối cùng của một sự kiện roadshow. Quá trình diễn ra phải được thực hiện theo kế hoạch rõ ràng, luôn có một đội ngũ đi theo để ứng phó với các tình huống xấu như: cảnh sát giao thông giữ lại, nhân sự kiệt sức,…

Roadshow là một hình thức quảng bá rất gần gũi, dễ tiếp cận đến đông đảo lứa tuổi và có hiệu quả. Tuy nhiên, cần có một kế hoạch thực sự chi tiết bởi nếu không, roadshow sẽ phản tác dụng, không những không có giá trị quảng bá mà còn làm xấu đi hình ảnh của thương hiệu.

Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện chạy roadshow cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp.