Quy trình tổ chức tết trung thu dành cho doanh nghiệp

Tết Trung thu như tên gọi rơi vào Rằm (ngày 15) tháng Tám âm lịch. Đây không chỉ là dịp Tết vui chơi của trẻ nhỏ mà còn là dịp để các thành viên trong gia đình sum vầy, quây quần bên nhau. Ngày nay, các tổ chức doanh nghiệp thường tổ chức những chương trình trung thu cho bé yêu nhằm gắn kết tình cảm gia đình trong nội bộ công ty. Vậy làm thế nào để tổ chức tết trung thu hoành tráng và mang nhiều ý nghĩa?. Sau đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức sự kiện tết trung thu thành công:

Tết trung thu

1. Xác định mục đích tổ chức, đối tượng và số lượng khách mời

Mục đích tổ chức của tết trung thu đối với doanh nghiệp đơn giản chỉ là một cơ hội, một dịp để các đồng nghiệp cùng nhau thư giãn, chia sẻ và gắn kết hơn. Các cán bộ công nhân viên có cơ hội tìm hiểu về con em, vợ/chồng, các thành viên trong gia đình của đồng nghiệp mình và có nhiều câu chuyện để chia sẻ, đồng cảm và giúp đỡ nhau hơn.

Để xác định được quy mô của chương trình tết trung thu thì cần xác định được số lượng khách mời. Với đa số các doanh nghiệp là vừa và nhỏ (SMEs) số lượng người tham dự xấp xỉ khoảng 100 người. Còn với tập đoàn, doanh nghiệp lớn thì số lượng này có thể lên tới vài trăm người cho một sự kiện chung.

2. Không gian và địa điểm tổ chức tết trung thu

Với số lượng khách mời lên đến con số hàng trăm thì công ty nên cân nhắc tổ chức tại các trung tâm sự kiện lớn, đã có sẵn hệ thống bàn ghế, âm thanh ánh sáng đầy đủ và tránh được các tình huống thời tiết bất thường, đảm bảo tính chất chuyên nghiệp, lịch sự và trang trọng. Nếu số lượng, quy mô khách nhỏ thì có thể tổ chức ngoài trời.

Việc tổ chức chương trình trung thu ngoài trời cần chuẩn bị nhiều thứ và có nhiều kịch bản, plan B.. để ứng phó với tình hình thời tiết và sự cố đột nhiên. Tuy nhiên thì không gian rộng rãi, hòa mình với thiên nhiên sẽ dễ dàng tổ chức các trò chơi vận động cho trẻ em và cũng là một cách để khách mời có thể thực sự nhìn thấy trăng trung thu rực rỡ, trải nghiệm chương trình tết trung thu một cách toàn vẹn nhất.

3. Lên ngân sách và lựa chọn thời gian tổ chức

Dự trù ngân sách cho chương trình tổ chức tết trung thu trong hội trường có lẽ sẽ lớn hơn so với tổ chức ngoài trời, mà qui mô càng lớn thì chi phí bỏ ra cũng tỉ lệ thuận theo. Nếu ban hậu cần tổ chức có kế hoạch chi tiết từ trước thì sẽ không gây lãng phí hay thiếu hụt ngân sách.

Hiếm khi doanh nghiệp lựa chọn tổ chức vào đúng ngày tết trung thu là 15/8. Lí do là vì vào đúng ngày lễ hội, công ty chạy sự kiện thường thiếu nhân sự, đẩy giá thành tổ chức lên nhiều lần so với ngày thường. Bên cạnh đó, có nhiều gia đình quan niệm trung thu là dịp gia đình ở bên nhau, do đó vào buổi tối trăng rằm các thành viên muốn ngồi quây quần tại nhà cùng thưởng bánh, ngắm trăng thay vì đi chơi xa. Doanh nghiệp nên chú ý điều này để tổ chức trước 15/8 từ 2-3 ngày, không khí vẫn không hề giảm nhiệt mà mọi thủ tục lại dễ dàng hơn.

4. Xây dựng kịch bản và phân chia công việc

Thiết kế, trang trí và in ấn: Tổ chức Tết Trung Thu thì không thể thiếu cây đa, trăng sáng, chị Hằng, chú Cuội. Những chi tiết đó đều được ứng dụng để dựng backdrop – phông trang trí, cho sự kiện. Hơn hết, chương trình đêm hội trăng rằm sẽ hướng tới đối tượng chủ yếu là trẻ nhỏ. Vậy nên phong cách trang trí cũng nên sử dụng màu sắc tươi sáng, phù hợp với không khí đêm hội như sắc vàng, sắc xanh lá,.. và sử dụng các loại bóng bay, hình dán với những con vật ngộ nghĩnh quen thuộc tạo nên sự thích thú hơn cho các bạn nhỏ. Nếu doanh nghiệp không có thời gian chuẩn bị cho khâu này thì có thể tìm đến các công ty chuyên in ấn sự kiện giá rẻ.

Kịch bản, sự kiện xuyên suốt chương trình: Chương trình trò chơi không thể thiếu đêm hội rước đèn, các em nhỏ sẽ được nghe các câu chuyện về chị Hằng chú Cuội, hát múa theo bài hát Tết trung thu truyền thống, chơi các trò chơi dân gian như đua đèn cù, học làm đèn ông sao, đèn kéo quân,…. Bản chất của trò chơi là để khuấy động không khí và mang niềm vui chung cho tất cả mọi người, khi lên kịch bản tết trung thu cần lưu ý về những trò teambuilding dễ dàng, thú vị mà bất kỳ ai cũng có thể tham gia.

Chuẩn bị quà bánh, mâm ngũ quả, thực đơn: Bữa ăn trung thu không quá cầu kỳ mà sẽ có các món ăn dân giã, dễ ăn cho cả trẻ em lẫn người lớn. Chương trình trung thu chủ yếu là giao lưu và, các hoạt động văn nghệ nên có thể sử dụng tiệc buffet để khách mời có thể ăn bất cứ lúc nào khi cảm thấy đói sau khi tham dự các hoạt động.

Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp trong đêm hội trung thu của toàn thể doanh nghiệp.