11/08/2020 Blog

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến (Webinar) hiệu quả

Hiện nay, tình hình dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến bất thường, mọi người được khuyến cáo không nên tụ tập chỗ đông người, điều đó khiến cho việc tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty/ thương hiệu trở nên khó khả thi. Một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này đó là tổ chức một buổi hội thảo qua mạng hay còn gọi là Webinar. Vậy làm thế nào để tổ chức webinar thành công và mang lại doanh số bán hàng cao cho công ty?. Sau đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến hiệu quả:

Hội thảo trực tuyến – webinar

Khái niệm và lợi ích của webinar:

Webinar là buổi hội thảo có chủ đề được tổ chức trực tuyến, người tham dự có thể theo dõi qua laptop, mobile ở bất cứ đâu thông qua đường truyền internet. Một công ty / thương hiệu có thể tổ chức webinar để đào tạo nhân viên, hội thảo chuyên đề, ra mắt sản phẩm hay bán hàng.

Theo InsideSales.com, 73% các nhà lãnh đạo Marketing và Sales nói rằng Tổ chức webinar là một trong những cách tốt nhất để tạo ra các khách hàng tiềm năng chất lượng. Bởi vì:

• Webinar tính tương tác cao: Theo GoToWebinar, thời gian xem trung bình của những người tham dự Webinar là 61 phút.
• Webinar theo suốt hành trình của khách hàng (customer journey): Từ các cuộc thảo luận của ban lãnh đạo đến các bản demo trực tiếp hàng tuần, Webinar là cách hiệu quả và sinh động để đưa các khách hàng tiềm năng từ giai đoạn nhận thức thường hiệu tới giai đoạn mua hàng trong phễu bán hàng.
• Webinar tạo ra khách hàng tiềm năng chất lượng cho việc bán hàng: Webinar luôn đem tới rất nhiều thông tin mà bạn có thể sử dụng để xác định khách hàng tiềm năng chất lượng cao, cũng như sẵn sàng bán hàng. Bởi mỗi người khi đăng ký tham dự Webinar sẽ để lại thông tin cá nhân cơ bản, bạn có thể thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng và tương tác với họ và tiếp cận bán hàng.

Quy trình tổ chức webinar:

1. Xác định mục tiêu tổ chức: Chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Sự kiện miễn phí hay thu phí? Phát public hay private?

2. Lên kế hoạch tổ chức bao gồm: Thời gian/ Chủ đề/ Diễn giả/ Nội dung…

Hãy lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp với đội tượng tham dự kiện và thời lượng sự kiện phổ biến sẽ là 60 – 90 phút.

Chủ đề sự kiện cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Các diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng sẽ giúp thu hút số lượng lớn người tham gia.

Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thể hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi…

Lựa chọn kênh phát trực tiếp: facebook, youtube, zoom… Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng sli.do để đặt câu hỏi, kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến.

3. Truyền thông cho sự kiện

Gửi thư mời (với sự kiện private), tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public). Với sự kiện public hãy truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua email marketing, facebook ads, báo chí, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)…

4. Set up trường quay, ghi hình & phát sự kiện trực tuyến

Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý.

Cần test kỹ các yếu tố kỹ thuật như: đường truyền internet, máy quay, phông nền, hệ thống…

5. Gửi form đánh giá sự kiện & tài liệu chuyên môn

Sau sự kiện, cần thu thập các ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng nội dung cho các sự kiện sau. Ngoài ra người tham dự luôn muốn nhận được tài liệu hoặc video ghi hình lại sự kiện.

Trên đây là quy trình các bước tổ chức hội thảo trực tuyến (webinar) cơ bản để đảm bảo hội thảo diễn ra thành công nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và thiết thực cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A đến Z

Tất cả những điều doanh nghiệp cần biết về sự kiện trực tuyến virtual event