NẰM LÒNG CÔNG THỨC 4 CHUẨN ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO THÀNH CÔNG

Khái niệm họp báo đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người khi liên tục xuất hiện trên các phương tiện truyền thông như báo đài, truyền hình, tin tức. Họp báo sẽ là nơi mà các doanh nghiệp công bố các thông tin đến giới báo chí để có thể truyền thông rộng rãi đến công chúng.

Thế nhưng để tổ chức được một sự kiện họp báo thành công và chuyên nghiệp là điều không hề dễ dàng khi cần rất nhiều sự chuẩn bị ở nhiều khâu khác nhau. Chỉ cần sơ sẩy một chút trong sự kiện họp báo cũng có thể dẫn đến truyền đạt sai lệch thông tin, từ đó mà ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh và thương hiệu của công ty đó. Vì vậy, hãy cùng Kỷ Nguyên đi qua 4 bí kíp cực hay và chất lượng để có thể tổ chức thành công sự kiện họp báo nhé!

1. Chuẩn bị phần nội dung cho sự kiện thật cẩn thận

Một nội dung chuẩn chỉ, chính xác, và hấp dẫn sẽ là điểm mấu chốt để giúp cho buổi họp báo trở nên thành công. Lý do là mục đích chính của các nhà báo đến buổi họp báo là để lấy thông tin. Vì vậy, chuẩn bị kỹ nội dung trước không bao giờ là thừa!

Chìa khoá thành công của một buổi họp báo là việc xây dựng một nội dung tốt!

Ngoài ra, cũng cần chú ý đến mức độ hấp dẫn của buổi họp báo bằng cách tham khảo trước thái độ của các nhà báo. Nếu họ tỏ ra thờ ơ hay có những lời hứa suông thì phần nội dung của buổi họp báo chưa đủ thu hút sự quan tâm của giới báo chí và cần cải thiện ngay lập tức!

2. Chuẩn bị địa điểm phù hợp

Nơi diễn ra sự kiện họp báo cần được chọn cẩn thận bởi nhiều yếu tố đặc thù. Đầu tiên, địa điểm cần có đủ các điều kiện tối thiểu về mặt kỹ thuật cho các nhà báo, quay phim có thể tác nghiệp. Nơi này cần có điều kiện ánh sáng tốt, âm thanh chuyên nghiệp và không gian thoáng đãng. Những địa điểm như trung tâm hội nghị, phòng họp của khách sạn thường được chọn bởi đáp ứng đủ tất cả cả các yếu tố nêu trên. Ngoài ra, một địa điểm có không gian lịch sự có bày trí đẹp với hoa và đồ trang trí sẽ là một điểm cộng lớn cho những sự kiện mang tính trang trọng như họp báo. Cuối cùng, hãy cân nhắc đến những địa điểm có vị trí trung tâm, dễ dàng đi lại để giúp mọi thứ diễn ra thuận lợi hơn.

Một địa điểm có đủ các yếu tố sẽ giúp buổi họp báo diễn ra trơn tru

3. Chuẩn bị tư liệu cho buổi họp báo

Một bộ tư liệu khoa học, được trình bày dễ hiểu sẽ giúp các nhà báo có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và truyền đạt chúng chính xác hơn. Vậy nên, chuẩn bị những tư liệu như nội dung buổi họp báo, agenda chương trình hay chủ đề của sự kiện cần được sắp xếp một cách thông minh.

Chuẩn bị tư liệu trước sẽ giúp các nhà báo dễ dàng nắm bắt thông tin của buổi họp báo hơn

Tuy chỉ là một bí kíp nhỏ nhưng điều này sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn khi các nhà báo có thể nắm chắc trong tay được tư liệu, thông tin về những gì họ sẽ truyền đạt trong tương lai gần.

4. Chuẩn bị quy trình mời khách kĩ càng

Thư mời tới các nhà báo, cơ quan truyền thông cần được gửi trước khoảng từ 7-10 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Đây là một khoảng thời gian vô cùng thích hợp bởi nó không quá sát ngày sự kiện để các cơ quan báo chí có thể sắp xếp người đến, đồng thời cũng không xa mà khiến họ quên mất đi ngày diễn ra họp báo. Nội dung thư cần được trình bày nghiêm túc, ngắn gọn, rõ ràng bao gồm các thông tin quan trọng như: địa điểm, thời gian, chủ đề, những nhân vật sẽ xuất hiện trong buổi hôm đó. Có một tips nhỏ là có thể gửi email nhắc nhở cho các nhà báo trước từ 1-2 ngày diễn ra trước sự kiện để đảm bảo được sự có mặt của họ trong sự kiện.

Các cơ quan báo chí đều là những đơn vị chuyên nghiệp, nên hãy chuẩn bị những tác phong chuyên nghiệp nhất có thể

Qua công thức 4 CHUẨN trên, Kỷ Nguyên mong rằng sẽ giúp ích những ai còn đang lúng túng trong việc tổ chức thành công một sự kiện họp báo. Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên tự tin sẽ đưa ra tư vấn và thực hiện sự kiện họp báo một cách chuyên nghiệp và thành công.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận báo giá với nhiều ưu đãi!

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm

Tips tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty

Tổ chức sự kiện từ thiện cần đảm bảo những gì

Tips tăng tương tác của người tham dự sự kiện cực mạnh