20/05/2021 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Có thể bạn chưa biết: 3 bước đánh giá mức độ an toàn của một sự kiện

Trước tình hình dịch bệnh Covid – 19 đang diễn biến phức tạp, việc tổ chức sự kiện đối mặt với vô vàn thách thức. Là một nhà tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải thực hiện nghĩa vụ chăm sóc cho cả nhân viên và những người tham dự. Quy mô của sự kiện càng lớn, thì việc lập kế hoạch và kiểm tra yếu tố rủi ro của sự kiện càng phải chi tiết, cụ thể. Thực hiện việc đánh giá mức độ an toàn của sự kiện không phải là công việc đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự tận tâm, cẩn thận tuyệt đối trong khâu chuẩn bị. 

3 bước đánh giá mức độ an toàn khi tổ chức sự kiện

Bước 1: Xác định độ phù hợp của địa điểm cho sự kiện 

Bên cạnh đối tượng tham dự, mục đích sự kiện và ngân sách,… doanh nghiệp cần xem xét thêm một số yếu tố sau đây:

• Sức chứa

Nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện ở ngoài trời, một không gian bằng phẳng và thoáng đãng có thể là đủ. Nhưng với những địa điểm trong nhà bị giới hạn, có nhiều vấn đề cần phải lưu tâm hơn: Địa điểm có đảm bảo những tiêu chí để tổ chức trong mùa dịch không? Khách tham dự sẽ đứng hay ngồi? Có những vị trí nào dễ xảy ra tình trạng quá tải?

• Cơ sở vật chất

Để phòng tránh một số sự cố bất ngờ khi tổ chức sự kiện như cháy nổ, tai nạn,.. doanh nghiệp nên chọn một địa điểm gần với trạm cứu hỏa, hoặc khu vực có liên kết giao thông thuận lợi. Phòng còn hơn chữa, hãy đảm bảo rằng hệ thống cơ sở vật chất đủ an toàn cho khách mời và cả đội ngũ nhân viên.

Địa điểm doanh nghiệp lựa chọn phải có cơ sở vật chất đạt chuẩn

• Lối ra vào

Một địa điểm phù hợp ngoài sức chứa thì cần một khu vực đỗ xe đủ rộng. Bên cạnh đó, sẽ tuyệt vời hơn nếu doanh nghiệp bố trí riêng lối đi cho những người khuyết tật đi xe lăn hoặc xe đẩy chở hàng vào khu vực trung tâm sự kiện.

• Mối nguy hiểm có thể có

Để có thể đánh giá trước những rủi ro tiềm ẩn, trước hết cần tìm ra chúng. Nếu tổ chức sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo kết nối internet và hệ thống đường truyền ổn định. Hay đơn giản đơn vị tổ chức lường trước điều kiện thời tiết ngày diễn ra sự kiện để có thể khắc phục kịp thời.

Lễ hội âm nhạc và nghệ thuật thung lũng Coachella

>>> Có thể bạn quan tâm: Checklist tổ chức sự kiện trực tuyến mới nhất

Khi bạn đã xác nhận sự phù hợp của địa điểm, hãy phác thảo sơ đồ mặt bằng cho biết vị trí của các cấu trúc, lối ra vào, bày trí cơ sở vật chất. Ngoài ra, kế hoạch này cần phải được cung cấp đầy đủ cho tất cả các nhà thầu, nhà cung cấp và nhân viên làm việc trong sự kiện.

Bước 2: Đánh giá mức độ rủi ro

Ngày từ bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải chỉ ra những yếu tố tác động đến sự an toàn của sự kiện và đánh giá chúng trên thang điểm phù hợp. 

• Mối nguy hiểm từ lối đi và các thiết bị

Hệ thống âm thanh ánh sáng với vô vàn dây cáp, dây thừng có thể gây cản trở lớn, đặc biệt với nhân viên và những người ở hậu trường. Các thiết bị điện hay vật dễ vỡ cũng cần được sắp xếp gọn gàng, dễ kiểm soát để đảm bảo an toàn. Thậm chí, đơn vị tổ chức cũng có thể chuẩn bị sẵn các dụng cụ cần thiết để sơ cứu trong các tình huống chấn thương.

Các thiết bị cần được sắp xếp gọn gàng, dễ kiểm soát

• Đám đông

Khi tổ chức các sự kiện có quy mô lớn với nhiều khách tham dự, đây là điều doanh nghiệp khó tránh khỏi. Việc bố trí các lối ra vào cụ thể sẽ giúp hạn chế đáng kể ùn tắc, lộn xộn không đáng có. Thêm vào đó, mỗi sự kiện nên có bộ phận bảo vệ, an ninh để kịp thời xử lý kịp thời các trường hợp bất đồng, bạo lực trong sự kiện.

Quản lý đám đông là khâu rất quan trọng để tổ chức sự kiện thành công

• Môi trường

Hãy đảm bảo rằng việc tổ chức sự kiện ngoài trời của doanh nghiệp không làm hỏng mỹ quan tại địa điểm đó, cũng như ảnh hưởng xấu đến môi trường.

• Bảo vệ trẻ em

Tại một sự kiện lớn, có rất nhiều mối nguy hiểm xảy đến như lạm dụng, trẻ đi lạc, bắt cóc, chấn thương, côn trùng cắn… Bộ phận bảo vệ và doanh nghiệp nên lưu tâm hơn hoặc có những thông báo nhắc nhở đến người quản lý của những khách hàng nhỏ tuổi này.

Trẻ em có thể gặp nguy hiểm tại các sự kiện đông người

Bước 3: Tạo lập một kế hoạch khẩn cấp

Không ai có thể chắc chắn hoàn toàn, do vậy, điều quan trọng là phải có phương án cho bất kỳ tình huống khẩn cấp nào. Đội ngũ nhân viên phải luôn trong tình trạng sẵn sàng ứng phó và phối hợp các bộ phận với nhau. Doanh nghiệp cũng có thể tìm đến những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm để hạn chế tối đa những rủi ro và tiêu tốn thời gian ngân sách khi tổ chức sự kiện.

Phương án dự phòng luôn cần thiết trong mọi trường hợp

Hy vọng bài viết này đã giúp doanh nghiệp đánh giá được mối nguy hiểm tiềm ẩn có thể xảy ra và thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết để bảo vệ tất cả mọi người. Với kinh nghiệp 20 năm tổ chức sự kiện và là đối tác của nhiều thương hiệu lớn như Samsung, Isuzu, Mobifone,…, Kỷ Nguyên luôn không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ để có thể đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên Group để được tư vấn hỗ trợ một cách nhanh chóng – tận tâm – tin cậy!

>>> Xem thêm:

Tổ chức sự kiện mùa Covid – Giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp

Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A đến Z

Điểm danh 3 sai lầm nghiêm trọng phá hỏng sự kiện hội chợ, triển lãm của doanh nghiệp