Tổ chức hội chợ và những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị

Hội chợ không chỉ là nơi trao đổi hàng hóa giữa các doanh nghiệp, mở rộng phạm vi giới thiệu sản phẩm, mà tổ chức hội chợ còn trở thành nơi để quảng bá các sản phẩm của địa phương nói riêng và đất nước nói chung. Tổ chức hội chợ thành công sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo được hình ảnh tốt trong mắt của người tham gia, cũng như các đối tác. Tổ chức hội chợ đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư thời gian và tiền bạc vào gian hàng của mình cũng như cần phải thực hiện một số công việc cần thiết và theo từng bước.

Hãy cùng Kỷ Nguyên tìm hiểu xem tổ chức hội chợ cần phải chuẩn bị những gì:

Hội chợ là gì?

Có thể hiểu theo một cách đơn giản, hội chợ là nơi mọi người tụ tập lại ở một địa điểm và cùng tham gia nhiều hoạt động vui chơi và mua bán khác nhau. Trong đó chủ yếu nhất khi tổ chức hội chợ vẫn là hoạt động quảng bá và tuyên truyền của những doanh nghiệp hay nhà sản xuất muốn giới thiệu những dòng sản phẩm mới để tăng doanh thu và thúc đẩy sự tiêu thụ. Hiện nay ở Việt Nam đang có rất nhiều các loại hình hội chợ được tổ chức và vẫn luôn được tổ chức đều đặn hàng năm như hội chợ ẩm thực, hội chợ văn hoá, hội chợ sách, hội chợ du lịch, hội chợ sinh viên, hội chợ công nghệ,…

Hội chợ ngoài trời

Các bước chuẩn bị để tổ chức hội chợ:

1. Xác định mục tiêu tổ chức hội chợ

Điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải đưa ra mức ngân sách phù hợp cho hội chợ là bao nhiêu, phải nghiên cứu xem việc địa điểm tổ chức hội chợ có thu hút được nhóm đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm tới không, phải tìm hiểu thêm các loại hình hội chợ mà doanh nghiệp dự định sẽ tổ chức. Ngoài ra doanh nghiệp cũng nên tham khảo từ các hội chợ đã tổ chức thành công trước, liên hệ với đơn vị tổ chức hội chợ để thu thập những số liệu cụ thể về số lượng nhà triển lãm, số lượng khách hàng, tổng diện tích trưng bày, địa điểm tổ chức,… và quan trọng nhất trong khâu này đó chính là xác định rõ hội chợ muốn nhắm đến mục tiêu mặt hàng là gì. Những doanh nghiệp, nhà triển lãm có liên quan sẽ tới đây để giới thiệu và trưng bày tại hội chợ.

Mục tiêu tổ chức hội chợ

2. Phương án vận hành

Sau khi đã có được mục tiêu tổ chức hội chợ, doanh nghiệp nên lên phương án để vận hành hội chợ một cách trơn tru nhất. Đây là một điều rất quan trọng giúp cho những người tham gia, những nhà triển lãm sẽ biết được kế hoạch triển khai công việc một cách hiệu quả. Tuỳ theo mức độ và ngành hàng, doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch khác nhau. Doanh nghiệp nên liên hệ với đơn vị tổ chức càng sớm càng tốt để có thể lên những phương án phù hợp, cũng như làm những thủ tục cần thiết như xin giấy cấp phép tổ chức hội chợ, thuê địa điểm, thuê nhân sự,… Ngoài ra việc xây dựng lên một kế hoạch như thời gian bắt đầu hội chợ, thời gian kết thúc, chiến lược phát triển và quảng bá việc tổ chức hội chợ tới mọi người,… Doanh nghiệp cũng nên có những bản sơ đồ các gian hàng cho những nhà triển lãm tham gia để không khiến cho việc tìm kiếm và bố trí gian hàng. Đối với mỗi sự kiện hội chợ được tổ chức, việc có được thông tin từ khách hàng cũng như những ý kiến phản hồi là rất quan trọng, cho nên doanh nghiệp nên có một khu riêng để vừa hỗ trợ những vị khách mới đến còn gặp khó khăn, vừa có thể là nơi cuối cùng khách ghé qua sau khi đã đi thăm quan hết các gian hàng. Điều này vừa giúp doanh nghiệp nắm bắt tốt thông tin và sự phản hồi từ khách hàng, cũng như có thể rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội chợ sau.

Lên phương án vận hành phù hợp

3. Lên kế hoạch truyền thông hiệu quả

Kế hoạch truyền thông là một trong những công việc có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp. Với yêu cầu đa dạng và khác nhau, các mẫu kế hoạch cũng thay đổi. Mỗi một sự kiện tổ chức hội chợ sẽ cần những phương án khác nhau, tuy nhiên quy trình thì vẫn giữ nguyên khi doanh nghiệp sẽ phải truyền thông trước, trong và sau hội chợ. Chủ đề hay thông điệp của hội chợ cần phải được truyền thông phù hợp với mục tiêu đề ra và chiến lược của doanh nghiệp khi tổ chức hội chợ. Doanh nghiệp cũng nên làm rõ khách hàng mục tiêu của mình là gì, để có thể đưa ra những phương án triển khai và tiếp cận tới họ dễ hơn.

Truyền thông trước những buổi tổ chức hội chợ

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và truyền thông, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, Kỷ Nguyên tin chắc rằng sẽ đem tới cho quý khách hàng những dịch vụ hàng đầu với chi phí hợp lý nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội chợ và những dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được nhận tư vấn và báo giá một cách nhanh chóng – uy tín – hiệu quả.