06/05/2021 Blog

Checklist tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng có gì?

Sự kiện hội nghị khách hàng là hoạt động thường niên của doanh nghiệp. Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích gửi lời tri ân đến khách hàng đã ủng hộ doanh nghiệp và quảng bá thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp cũng như tìm hiểu ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh tốt hơn. Từ đó, tình cảm giữa khách hàng và doanh nghiệp được gia tăng và gắn bó hơn, đồng thời thu hút, níu chân khách hàng trong thời gian tới. 

Có thể thấy sự kiện hội nghị khách hàng rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp và để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công luôn cần có một checklist phù hợp, chính xác. Dưới đây là checklist cơ bản của sự kiện hội nghị khách hàng:

Checklist

1. Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị khách hàng:

Không riêng với sự kiện hội nghị khách hàng mà tất cả những sự kiện nói chung việc đầu tiên bạn phải làm chính là xác định mục đích tổ chức. Xác định được mục đích giúp bạn có sự chuẩn bị phù hợp từ chủ đề, nội dung đến cách thức thực hiện. Chỉ khi bước 1 này bạn thực hiện đúng và đưa ra đáp án chính xác thì mới không ảnh hưởng tới những giai đoạn sau và gây ra những hậu quả không đáng có.

Tiếp đến là mục tiêu bạn đề ra là gì: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm đối tác,… Đây là những căn cứ cơ bản để bạn xác định được hiểu quả của việc tổ chức hội nghị.

2. Xác định khách hàng mục tiêu:

Đối tượng mục tiêu là nhân tố quan trọng cần xác định trong hội nghị khách hàng. Khi xác định được đúng đối tượng mục tiêu thì mới đưa ra được những ý tưởng, nội dung thích hợp để thu hút và khiến cho họ ấn tượng về hội nghị, hội thảo.

3. Xác định ngân sách:

Ngân sách là yếu tố không thể thiếu cho bất kỳ một sự kiện nào. Xác định ngân sách để bạn có thể phân bố các nguồn lực, lên kế hoạch tổ chức một cách hợp lý để không lãng phí mà lại mang lại hiệu quả tối đa cho sự kiện.

Xác định ngân sách

4. Thời gian và địa điểm:

• Thời gian:

– Xác định thời gian để phù hợp với mục đích sự kiện, đối tượng tham gia.

– Thông báo thời gian chính xác đến các đối tượng.

• Địa điểm:

– Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia

– Khảo sát địa điểm

– Chọn địa điểm

– Ký hợp đồng địa điểm

– Xác nhận thông tin chi tiết

5. Các yêu cầu về nhân sự:

• Xác định số lượng nhân sự cần cho sự kiện: nhân sự chủ chốt, PG, lễ tân, nhân sự hỗ trợ: Người quay phim, chụp hình, người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện, người xử lý các tình huống phát sinh,…
• Phân chia nhân sự và công việc
• Kiểm soát, quản lý quá trình hoàn thành, công việc

6. Thuyết trình:

• Chọn chủ đề cho sự kiện
• Xác định người thuyết trình
• Phác thảo bài thuyết trình
• Trang phục cho người thuyết trình

7. Báo chí,  truyền thông:

• Mời đại diện báo chí.
• Đại diện của đài truyền hình
• Phóng viên báo chí
• Phóng viên đài truyền hình

Báo chí truyền thông

8. Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:

• Văn hóa thông tin.
• Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe)
• Ủy ban
• Cấp cứu
• Cứu hỏa
• Công an
• Tổ chức biểu diễn
• Công ty bảo vệ

9. Cơ sở vật chất, tài liệu:

• Tài liệu:

– Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)

– Brochure cho khách tham dự

– Thư mời, thư cám ơn

– Bảng kế hoạch thời gian chương trình.

– Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.

• Hệ thống âm thanh:

– Nhạc chờ

– Micro: Có dây, không dây, dự phòng.

– Loa, amply

• Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh.
• Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Máy chiếu, Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.
• Quay phim, chụp hình: Máy ảnh, máy quay.
• Trang trí:

– Hoa trang trí tại địa điểm

– Hoa cài áo cho khách mời.

– Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.

– Lẵng hoa chúc mừng trang trí.

• Backdrop

– Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự

– Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.

– Bàn tiếp tân

– Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường

• Quà tặng:

– Xác định số lượng quà tặng

– Loại quà tặng: Sản phẩm, Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi), Hiện kim, Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

• Teabreak:

– Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.

– Nước uống: Chọn loại nước uống.

– Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

• Trang phục:

– Trang phục cho MC

– Trang phục cho PG

– Bangron cho PG

10. Đối tượng tham dự sự kiện

• Các đơn vị bảo trợ
• Báo chí
• Đài truyền hình
• Đại biểu
• Khách tham dự
• Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…

11. Báo cáo kết quả sự kiện:

• Số lượng khách tham dự
• Các đơn vị truyền thông
• Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
• Các chuyên mục khách hàng quan tâm
• Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
• Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
• Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )

Tuy sự kiện hội nghị khách hàng là hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp nhưng chủ đề, ý tưởng, cách thức tổ chức cũng cần thay đổi qua từng năm kéo theo checklist của từng sự kiện cũng khác nhau. Để có thể tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công và đặc sắc, biến đổi linh hoạt qua từng năm, bạn hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn một cách nhanh chóng – tận tâm- tin cậy.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Checklist tổ chức sự kiện trực tuyến mới nhất cho doanh nghiệp

Quy trình cơ bản tổ chức hội nghị, hội thảo

Checklist các chi phí tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần biết