CẨM NANG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNG TỪ A – Z

Sự kiện cộng đồng là sự kiện để gắn kết cộng đồng lại với nhau, giúp mọi người thư giãn, giải trí sau những ngày làm việc mệt mỏi. Bên cạnh đó, sự kiện cộng đồng còn là nơi thể hiện lên những bản sắc dân tộc, cộng đồng, làm nổi bật lên văn hóa trong doanh nghiệp. Sự kiện cộng đồng vô cùng đa dạng và phong phú về chủ đề và mỗi loại có những đặc điểm riêng và cách tổ chức khác nhau. Hãy cùng Kỷ Nguyên tìm hiểu thêm về sự kiện cộng đồng nhé.

Làm thế nào để tổ chức một sự kiện cộng đồng?

Thiết lập thời gian, địa điểm

Địa điểm và thời gian cần phù hợp với cộng đồng hay văn hóa.

Thông báo địa điểm thời gian cụ thể và chính xác tới cộng đồng.

Xác định mục tiêu của sự kiện cộng đồng

Đây là loại sự kiện gì?

Bạn sẽ tuân theo những quy tắc nào trong sự kiện này?

Bạn sẽ làm tổ chức những hoạt đồng nào?

Đặt ngân sách:

Lập ngân sách và xác định rõ nơi bạn có doanh thu như phí vào cửa, cho phép dự phòng cho các chi phí không được dự báo trước. Xác định điểm hòa vốn và sẵn sàng tìm khoản dự phòng nếu mọi thứ không diễn ra như bạn dự đoán.

Nhân sự tham gia tổ chức sự kiện cộng đồng:

Ai là người tổ chức?

Quy mô và tổ chức nhân sự.

Làm thế nào để thu hút mọi người tham gia sự kiện cộng đồng?
Xác định quy mô người tham gia sự kiện cộng đồng:

Sự kiện lễ hội hay sự kiện cộng đồng đều thu hút rất nhiều người đến tham dự, vì thế nên việc dự trù số người và tính toán được sức chứa của nơi sự kiện diễn ra là vô cùng quan trọng. Đừng để mọi người phải chen chúc nhau trong sự kiện của bạn, thậm chí là không có không khí để thở vì như vậy có thể khiến cho ấn tượng về đơn vị tổ chức trong mắt người tham dự bị xấu đi rất nhiều.

Liệt kê và chuẩn bị cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho tổ chức sự kiện cộng đồng.

Giải chạy Parkinson

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện cộng đồng

Khách mời (nếu có): Để nhằm tăng được sức hút của sự kiện, rất nhiều đơn vị đã mời các vị khách là người nổi tiếng đến tham gia và giao lưu với khán giả. Tuy nhiên, trước khi cân nhắc mời các ngôi sao, đặc biệt là những người đang được giới trẻ yêu mến, các đơn vị tổ chức cần phải tính toán kỹ lưỡng tới việc bảo vệ khách mời, khỏi nhiều người hâm mộ quá khích, các kế hoạch “câu giờ” khi khách mời đến trễ,…
Xin giấy phép: Nếu sự kiện của bạn có khả năng giới thiệu nhạc hoặc video trực tiếp hoặc được ghi lại, ngay cả khi đó là nhạc nền, bạn có thể cần nhiều giấy phép khác nhau.
Một trong những rủi ro có thể khiến cho sự kiện không thành công chính là từ đạo cụ và nhân sự. Loa đài gặp trục trặc khi đang giữa thời khắc quan trọng, nhân sự thiếu nên không có ai chạy việc cho chương trình, ánh sáng bỗng tắt vụt khi sự kiện mới mở màn, người dẫn chương trình quên kịch bản….Rất nhiều những rắc rối có thể nảy sinh cho sự kiện của bạn.

Một vài ý tưởng cho sự kiện cộng đồng

Tổ chức lễ hội thủ công nghệ thuật:

Trong mỗi cộng đồng, có những người đam mê thủ công vì vậy bạn có thể tập hợp mọi người lại bằng cách tạo ra lễ hội thủ công và nghệ thuật của riêng mình.

Nghệ thuật và thủ công bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, từ đồ gốm đến màu nước, đồ dệt kim đến đồ trang sức hoặc bất kỳ món đồ thủ công mới lạ nào khác mà bạn có thể nghĩ ra.

Tổ chức một buổi biểu diễn: Những buổi biểu diễn nghệ thuật này có thể là hát, múa, nhạc kịch, xiếc, ảo thuật,…nhằm mục đích giải trí, kỉ niệm, tôn vinh,…
Lễ hội ẩm thực: Đây là một trong những sự kiện cộng đồng thu hút nhiều đối tượng tham gia với nhiều độ tuổi khác nhau bởi đến với lễ hội này mọi người có thể tham quan nhiều gian hàng với những đặc sản từ nhiều địa phương, nhiều đất nước khác nhau và được trải nghiệm nhiều nền văn hóa khác nhau.

Lễ hội ẩm thực Châu Á

Chạy bộ: Các sự kiện chạy bộ và đi bộ vui nhộn là một hoạt động cộng đồng phổ biến và thành công là có lý do. Chúng mang tính xã hội, thu hút nhiều đối tượng ở mọi lứa tuổi và có thể dễ dàng hoặc khó khăn như những người tham gia thích. Họ cũng gây quỹ tuyệt vời .
Lễ hội văn hóa:

Lễ hội Việt Nam là sự kiện văn hóa được tổ chức mang tính cộng đồng. “Lễ” là hệ thống những hành vi, động tác nhằm biểu hiện sự tôn kính của con người với thần linh, phản ánh những ước mơ chính đáng của con người trước cuộc sống mà bản thân họ chưa có khả năng thực hiện. “Hội” là sinh hoạt văn hóa, tôn giáo, nghệ thuật của cộng đồng, xuất phát từ nhu cầu cuộc sống.

Theo thống kê 2009, hiện cả nước Việt Nam có 7.966 lễ hội; trong đó có 7.039 lễ hội dân gian (chiếm 88,36%), 332 lễ hội lịch sử (chiếm 4,16%), 544 lễ hội tôn giáo (chiếm 6,28%), 41 lễ hội du nhập từ nước ngoài (chiếm 0,12%), còn lại là lễ hội khác (chiếm 0,5%).[1] Các địa phương có nhiều lễ hội là Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Nam, Hải Dương và Phú Thọ.

Sự kiện Festival Huế

Có thể thấy rằng sự kiện cộng đồng có khá nhiều thể loại và mỗi sự kiện sẽ có những cách tổ chức khác nhau. Sự kiện này đòi hỏi ban tổ chức phải có những sự hiểu biết rõ ràng về loại hoạt động mà mình thực hiện và đưa ra những ý tưởng phù hợp nhất. Nghe có vẻ như khá phức tạp để tổ chức sự kiện cộng đồng nhưng bạn đừng lo, hãy liên lạc ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn kỹ càng và nhanh chóng về các bước tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 8688

Email: contact@kynguyenvn.con

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

KỶ NGUYÊN GROUP – NHÀ TÀI TRỢ VÀNG CỦA GIẢI GOLF VGA UNION CUP 2021

10 Bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện cộng đồng chuyên nghiệp

Sự kiện tại bệnh viên nhi trung ương của Kỷ Nguyên Group