24/06/2020 Blog

Cẩm nang thuật ngữ dịch vụ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Kỷ Nguyên cung cấp cho các bạn cẩm nang tổng hợp những thuật ngữ chuyên dụng trong tổ chức sự kiện (event), điều này giúp các nhân viên chăm sóc khách hàng đỡ bối rối khi tương tác với các đối tác là doanh nghiệp nước ngoài.

AV system: Audio Visual system: hệ thống nghe nhìn, tiếng Việt hay quen gọi là hệ thống âm thanh ánh sáng

Caterer: Nhà cung cấp (thực phẩm), chủ khách sạn

Hidden cost: Chi phí ngầm

Celebrity: Người nổi tiếng

Crew: Đội, ví dụ programming crew, serving crew, facilities crew…

Bubble machine: máy thổi bong bóng xà phòng

Streamer: Cờ đuôi nheo

Traffic flow: Lưu lượng giao thông

Strip light: Đèn huỳnh quang

Strobe light: đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)

Flashlight: đèn flash

Follow light: Đèn folo, đèn chiếu tập trung công suất lớn, dùng cho sân khấu

Scoop light: đèn folo đảo

Spotlight: đèn spot, đèn tụ

Light bulb: bóng đèn tròn

Marquee: Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy

Industrial marquee: nhà bạt công nghiệp

Stage platform: Sàn sân khấu

Usher: Người dẫn chỗ

Name tags: Thẻ đeo

Site plan: sơ đồ địa điểm/ Floor plan: mặt bằng

Generator: máy phát điện

Electrical outlet: Chỗ cắm điện

Electrical hookup: đi dây điện

Sprinkler system: hệ thống phun nước

Lectern/podium: bục để tài liệu để phát biểu trên sân khấu

Black electrical tape: băng keo đen quấn dây điện/transparent tape: băng keo trong

Red rope barrier: vật chắn dùng để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

Three prong converter: Ổ cắm 3 chấu

Walkie – talkie: bộ đàm

Staple gun: Máy dập kim, để dập bìa, ván ép

Trash bag: túi nilon đựng rác

Live statue: nhân tượng (tượng do người thật hóa trang thành)

Electrical confetti: pháo sáng (dung trên sân khấu, ko phải pháo bông)/ electrical confetti canon: máy bắn pháo sang

Leftover food: đồ ăn dư

Lost and found place: Nơi nhận đồ mất

Circuit breaker: cầu dao điện

Soundproof wall: tường cách âm

Rehearsal: Tổng duyệt trước chương trình

Tarp: vải bạt

Plywood: ván ép

Power plug/power splitter: Ổ chia điện

Die cut: bế (cắt theo khuôn), ví dụ die cut standee, die cut card…

5.1 (Dolby Digital Audio Codec) – Dàn Âm thanh có 6 kênh khác nhau: trái, phải, trung tâm, surround trái, surround phải, loa sub…

35mm – Cỡ phim tiêu chuẩn trong quay phim

Audio Conferencing – Trong hội nghị kiểu này, 1 bên thứ 3 ở ngoài phòng hội thảo có thể tham dự thông qua đường line điện thoại analog. Giao tiếp trong hội nghị kiểu này có thể là 1 chiều hoặc tương tác.

Auditorium – 1 phòng hội nghị bố trí ngồi theo kiểu theater để coi phim, thuyết trình thông qua các phương tiện truyền thông đa phương tiện, thuyết trình live hoặc là các hình thức khác.

Podium: Cái bục phát biểu

Theater, classroom/ U – shape/ round – shape/ V-shape/hollow square setup: Các hình thức bố trí chỗ ngồi trong khách sạn, theater là kiểu rạp hát, ko có bàn, classroom là có bàn, U – shape là hình chữ U, round shape là hình tròn, V-shape là xếp hình chữ V, hollow square là setup ghế xung quanh 1 cái bàn vuông or chữ nhật, cái bàn đó đc gọi là cái hollow.

Flipchart: Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 lên, có thể lật được như kiểu lịch treo tường, dùng cho thuyết trình.

Lav mic: (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc ve áo

Guiding board: Cái bảng chỉ dẫn (chỉ đến nơi tổ chức sự kiện)

Projector: Máy chiếu, có overhead projector là máy chiếu dùng phim, giờ ít xài, LCD projector là loại phổ biến hay dùng ở hội thảo, sự kiện, DLP projector dùng công nghệ DLP, cơ động, hình mịn nhưng màu sắc ko đẹp, thường dùng chiếu phim ở nhà.

Agenda: Lịch trình những thứ cần phải làm, ví dụ event agenda là kịch bản chương trình.

Audio visual aids : Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flipchart….

Banquet event order (BEO): tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các vật dụng chuẩn bị cho event ví dụ setup phòng thế nào, đồ ăn thức uống ra sao

F&B (Food and beverage): Đồ ăn thức uống

Budgetary philosophy: Bản tính toán tài chính, dự trù về lời, lỗ… trong 1 event

Revenues and expenses: Các khoản thu chi

Cash bar : quầy bar setup riêng cho những khách có nhu cầu dùng đồ uống riêng, dùng xong thì phải tự trả xiền, phân biệt với host bar, còn gọi là open bar hay sponsored bar uống free.

Concurrent session : Các session (phần) khác nhau diễn ra đồng thời, trong event ví dụ như nhiều hoạt động, nhiều chủ đề khác nhau cùng diễn ra 1 lúc.

Contingency plan: Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu bất ngờ có thay đổi gì đó.

Corner booth: Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên

Island booth : Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

Peninsula booth: gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác

Critical path : 1 danh sách liệt kê các cột mốc hoặc kết quả cần đạt được để hoàn thành 1 kế hoạch nào đó.

Crowd control : Bản hướng dẫn cung cấp cho người tham gia hướng dẫn họ di chuyển có trật tự tránh ắc nghẽn

Delegate: Từ dùng để chỉ người có đăng ký tham dự hoặc đại biểu được bình chọn trong 1 hội thảo, meeting…

Emergency action plan: Kế hoạch hành động khẩn cấp, hay kế hoạch đối phó rủi ro, chỉ ra những gì cần làm khi có các tình huống rủi ro như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bom…

Floor plan: Layout bố trí các vật dụng tại địa điểm tổ chức sự kiện ví dụ bàn ghế, gian hàng, toilet…

Follow-up: các hoạt động xảy ra sau event, phân biệt với Evaluation nghĩa là rút kinh nghiệm, đánh giá sau event.

Follow spotlight: Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu

Front screen projection – chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình

Rear screen projection – chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình.

Gooseneck: Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý

Honored guest : VIP phát biểu tại event, nhưng ko phải người tham dự

Indirect cost: Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost hay

In-kind : Việc đóng góp hàng hoá, vật chất ko liên quan đến tiền, ví dụ tài trợ in

Inside booth hay Inline booth: Khoảng ko gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng

Installation: Việc lắp đặt

Badge: Huy hiệu, phù hiệu, thẻ

Lanyard: dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)

Liability : Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong trong 1 event.

Logistics: Những việc cần thực hiện để đảm bảo việc quản lý hiệu quả các vật dụng, thông tin và con người trong việc tổ chức 1 event.

Marshalling yard – nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm

Masking drapes – vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào

Foyer: Cái sảnh

Tablecloth: Khăn trải bàn

Chair cover: Khăn phủ ghế

Place cards: Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards

Move – in: Quy trình dựng lên 1 triển lãm, move – out quy trình tháo dỡ

Onsite: tại nơi diễn ra event

Onsite registration: Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre registration: đăng ký trước

Physical requirements : Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ… để đáp ứng yêu cầu của 1 event.

Plenary assembly: Phiên họp toàn thể

Post event meeting: Họp sau chương trình, pre event meeting: họp trước chương trình

Power drop: Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết trong event)

Print broker: Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn

Reader board: bảng hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm

Ready room: phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event

Rider : Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu…

Confetti canon: Máy bắn kim tuyến

Greeting gate: Cổng chào

Banquet hall: phòng tiệc lớn Banquet room: phòng tiệc

Rounds: bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người

Theme event: Event có chủ đề, trong đó đồ ăn,desgn, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

Turnover : Tái setup lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ khách họp xong thì setup phòng họp theo kiểu khác để làm phòng tiệc.

Wings: Cánh gà sân khấu

Theo The Conference People