22/08/2022 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

TỔ CHỨC LỄ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THÀNH CÔNG CHỈ TRONG 9 BƯỚC

Lễ tốt nghiệp đại học chính là một cột mốc quan trọng với các bạn sinh viên – ngày mọi người nhận tấm bằng tốt nghiệp với tất cả niềm tự hào và hạnh phúc, trong vòng tay của bạn bè và gia đình. Với các trường đại học, lễ tốt nghiệp là cách để khen thưởng và tôn vinh nỗ lực học tập của sinh viên và khẳng định vai trò khai phá của giáo dục. Vì những tính chất quan trọng ấy, bất cứ sơ suất gì trong quá trình tổ chức lễ tốt nghiệp đại học sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới trải nghiệm thiêng liêng ấy của sinh viên.

Thành công của lễ tốt nghiệp đại học phụ thuộc nhiều vào khả năng chuẩn bị – cả về ý tưởng và hậu cần –  cũng như quản lý thời gian. Trong bài viết này, Kỷ Nguyên gợi ý 9 bước tổ chức lễ tốt nghiệp đại học nhằm giúp các trường đại học lập kế hoạch tổ chức tối ưu về thời gian, nguồn lực và chi phí.

1/ Xác định thành phần Ban Tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Như bao sự kiện khác tại trường đại học, một buổi lễ tốt nghiệp đại học có sự tham gia của hai nhóm chính: nhà trường và sinh viên. Do đó, để lễ tốt nghiệp đại học diễn ra thành công, cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn từ cả 2 phía trong các khâu tổ chức. 

Việc cần làm đầu tiên khi lên kế hoạch tổ chức lễ tốt nghiệp đại học chính là thành lập Ban tổ chức, gồm cả cán bộ nhân viên lẫn các sinh viên của trường. Các nhân sự sinh viên sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan tới nhóm của mình như tính toán số lượng người tham gia, xác định chủ đề, chuẩn bị bài phát biểu. Ngược lại, phía nhà trường sẽ chịu trách nhiệm cân đối chi phí, tìm địa điểm/thời gian cũng như chuẩn bị cho các kịch bản quản lý rủi ro.

2/ Tính toán số lượng người tham gia lễ tốt nghiệp đại học

Người tham gia chính là yếu tố quan trọng nhất của bất kì sự kiện nào và với lễ tốt nghiệp đại học cũng không phải là ngoại lệ – bao gồm sinh viên và người thân, khách mời, cán bộ nhân viên,… Và số lượng người tham gia có ảnh hưởng lớn tới các công tác hậu cần như lựa chọn địa điểm tổ chức, trang thiết bị; cũng như quy trình của nhân sự trước, trong và sau ngày diễn ra lễ tốt nghiệp đại học. 

Số lượng người tham gia có ảnh hưởng lớn tới các công tác hậu cần khi tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Nếu ban tổ chức mong muốn các khâu gửi lời mời trước buổi lễ, nghi lễ đón tiếp và hậu cần trong suốt thời gian diễn ra buổi lễ, hay các hoạt động bên lề sau buổi lễ diễn ra trơn tru, hãy khảo sát và đưa ra các con số gần nhất cho số lượng người tham gia lễ tốt nghiệp đại học của mình từ sớm.

3/ Chủ đề cho lễ tốt nghiệp đại học

Để một buổi lễ tốt nghiệp đại học trở nên thú vị và có dấu ấn riêng của từng khoá sinh viên, lựa chọn một chủ đề phù hợp sẽ là một ý tưởng tuyệt vời. Không chỉ chi phối nội dung sẽ diễn ra trong chương trình, chủ đề còn ảnh hưởng lớn tới các đặc điểm về thẩm mĩ của buổi lễ.

Chủ đề có ảnh hưởng lớn tới các đặc điểm về thẩm mĩ của buổi lễ tốt nghiệp đại học

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn chủ đề gồm có “không khí” của buổi lễ – buổi lễ này sẽ trang nghiêm hay giống một buổi gặp mặt thân mật? Quy mô của buổi lễ ra sao? Có những đặc điểm hay sự kiện gì nổi bật trong suốt 4 năm học của khoá sinh viên đó? Dù là chủ đề gì, hãy chắc chắn rằng nó mang ý nghĩa tích cực và truyền cảm hứng tới sinh viên – những người vừa rời ghế nhà trường và bước sang giai đoạn mới của tuổi trưởng thành.

4/ Chi phí tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Để sự kiện lễ tốt nghiệp đại học diễn ra ý nghĩa và thành công nhất, các trường đại học cần tính toán và trích ra một nguồn kinh phí phù hợp với quy mô của khoá sinh viên, điều kiện hiện có của trường, cũng như định hướng chủ đề cho buổi lễ mà nhà trường đề ra để chuẩn bị những cơ sở vật chất cần thiết, tránh những thiếu sót đáng tiếc trong ngày diễn ra lễ tốt nghiệp đại học

Ngoài ra, do đây là một sự kiện đòi hỏi sự chu toàn cao, hãy đảm bảo các trang thiết bị cần chuẩn bị/mua sắm được liệt kê đầy đủ và được mua sắm từ sớm, để tối ưu chi phí và tránh những chi phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị tổ chức lễ tốt nghiệp đại học.

5/ Địa điểm và thời gian tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Một yếu tố cần cân nhắc khi tổ chức lễ tốt nghiệp đại học chính là thời gian và địa điểm. Tuỳ việc vào chủ đề và số lượng sinh viên tham dự, có thể cân nhắc tổ chức lễ tốt nghiệp đại học trong hội trường hoặc tại sân trường. Cần lưu ý, nếu tổ chức ngoài trời cần chuẩn bị dự trù cho các nguy cơ thời tiết bất lợi.

Nếu tổ chức lễ tốt nghiệp đại học ngoài trời, cần chuẩn bị dự trù cho các nguy cơ thời tiết bất lợi

Về thời gian, cần thoả mãn cả kế hoạch hoạt động của trường lẫn thời gian biểu của sinh viên. Giải quyết tối ưu vẫn luôn là tổ chức lễ tốt nghiệp đại học vào cuối tuần. Điều này đảm bảo cả sinh viên – vốn phần lớn đều đã đi làm – và gia đình các em có thể chủ động về thời gian để tham dự và tận hưởng khoảnh khắc thiêng liêng của một sinh viên.

6/ Chương trình và bài phát biểu trong lễ tốt nghiệp đại học

Song song với các công tác chuẩn bị hậu cần, về mặt nội dung, cần phải xây chương trình cho buổi lễ tốt nghiệp đại học. Có những hoạt động chính nào cần diễn ra cho phù hợp với mục đích và chủ đề của buổi lễ? Các đối tượng liên quan/cần tham gia từng hoạt động? Cần những nhân sự nào thực hiện và đòi hỏi những trang thiết bị gì?… Vì tính chất liên quan mật thiết tới các bước thực thi sự kiện, do đó, kế hoạch tổ chức chương trình cần phải thật chi tiết và dễ hiểu.

Cần làm rõ hai yếu tố nội dung và thời lượng để đảm bảo các bài phát biểu đạt đúng mục đích và có phân bố thời gian hợp lí

Một phần rất quan trọng trong bất kì buổi lễ nào đó chính là các bài phát biểu – và lễ tốt nghiệp đại học cũng không phải là ngoại lệ. Để có hai bài phát biểu từ phía nhà trường và sinh viên, cần liên hệ với hiệu trưởng và sinh viên ưu tú – tuy nhiên, cần làm rõ hai yếu tố về nội dung và thời lượng để đảm bảo hoạt động này đạt đúng mục đích và có phân bố thời gian hợp lí.

7/ Chuẩn bị hậu cần trong tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Phần có lẽ thú vị nhưng cũng “vất vả” nhất của các quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện chính là chuẩn bị hậu cần. Với sự kiện lễ tốt nghiệp đại học, các trang thiết bị cần chuẩn bị gồm có: đồ trang trí (lưu ý cần khớp với chủ đề của buổi lễ); cơ sở vật chất (bàn, ghế, sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình,…); các đạo cụ cho sinh viên (bộ đồ cử nhân, hoa, bằng,…); ghi hình (camera, máy quay); quà cho khách tham dự và sinh viên ưu tú;… Cần tối ưu giữa số lượng và dự trù kinh phí để ưu tiên những trang thiết bị cần thiết, cũng như tiến hành khảo giá sớm và đặt hàng theo số lượng lớn để có được những báo giá tốt nhất, đảm bảo kinh phí tổ chức.

Cần tối ưu giữa số lượng và dự trù kinh phí để ưu tiên những trang thiết bị cần thiết, cũng như khảo giá sớm và đặt hàng theo số lượng lớn để tối ưu chi phí.

Ngoài ra, cần ghi lại chi tiết các khoản chi để tránh những thất thoát, tranh luận không liên quan sau sự kiện với phòng kế toán của trường đại học.

8/ Tổng duyệt và dự trù rủi ro khi tổ chức lễ tốt nghiệp đại học

Sau khi các bước chuẩn bị trên đã hoàn tất, để chắc chắn mọi thứ sẽ vận hành như ý đồ của kế hoạch tổ chức, chúng ta cần tổng duyệt lễ tốt nghiệp đại học. Khi tổng duyệt, ban tổ chức sẽ phổ biến thực tế các diễn biến của sự kiện tới các nhóm nhân sự liên quan, cũng như phát hiện ra các rủi ro/lỗ hổng trong kế hoạch tổ chức để có thể chỉnh sửa kịp thời. Và một khi đã nhận diện các rủi ro tổ chức, cần cùng nhau thống nhất các phương án giải quyết cho chúng để có thể luôn trong trạng thái sẵn sàng nếu chúng có xảy ra tại ngày diễn ra lễ tốt nghiệp đại học.

Khi tổng duyệt, ban tổ chức sẽ phổ biến các diễn biến của sự kiện tới các nhóm nhân sự, cũng như phát hiện các rủi ro trong kế hoạch tổ chức.

Ban tổ chức nên cân nhắc tổng duyệt lễ tốt nghiệp đại học ít nhất 2 lần để có 1 sự kiện thành công nhất.

9/ Đánh giá hậu sự kiện lễ tốt nghiệp đại học

Dù có chuẩn bị hay tổng duyệt kỹ lưỡng tới đâu, một sự kiện luôn tồn tại các sơ suất. Và để nhận diện các sơ suất ấy, cũng như hoàn thiện hơn cho các sự kiện về sau, bước cuối cùng khi tổ chức lễ tốt nghiệp đại học chính là đánh giá sau sự kiện. Cách làm phổ biến chính là đánh giá nội bộ ban tổ chức, dựa trên ưu/nhược điểm và tổng hợp các bài học rút ra. 

Để hỗ trợ ban tổ chức trong việc tìm ra các nhược điểm, cũng như lắng nghe trải nghiệm của người tham gia hơn, khảo sát là một lựa chọn không tồi.

Trên đây là 9 bước tổ chức lễ tốt nghiệp đại học các trường có thể sử dụng để tham khảo cho mùa tốt nghiệp sinh viên đang cận kề. Chúc các trường đại học sẽ có những buổi lễ tốt nghiệp sáng tạo, nhiều dấu ấn; chúc các bạn sinh viên sẽ có một buổi lễ tốt nghiệp đáng nhớ và hạnh phúc bên người thân và bạn bè.

—————-

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>> Xem thêm:

3 ý tưởng tổ chức tiệc trung thu sáng tạo doanh nghiệp đừng bỏ lỡ

Tham khảo ngay 6 xu hướng tổ chức sự kiện nổi bật nhất hiện nay

5 ý tưởng độc đáo tổ chức sự kiện trung thu cho doanh nghiệp