30/03/2023 Cẩm nang doanh nghiệp

7 SAI LẦM NGHIÊM TRỌNG GIẾT CHẾT SỰ KIỆN CỦA BẠN

Tổ chức sự kiện nghe tưởng chừng là đơn giản tuy nhiên đây lại là một nghề đòi hỏi rất nhiều về tính cẩn thận, chỉn chu và tỉ mỉ. Bởi chỉ một sai lầm nhỏ mà bạn gây ra cũng có thể khiến sự kiện diễn ra không được suôn sẻ hoặc không diễn ra được. Trong bài viết dưới đây, Kỷ Nguyên sẽ chỉ ra 7 sai lầm nghiêm trọng có thể giết chết sự kiện của bạn.

Sai lầm 1: Sự kiện không được quảng bá một cách nghiêm túc

Đôi khi, vì quá bận bịu với khâu tổ chức mà những người làm sự kiện quên mất mình cũng phải quảng bá cho sự kiện – một phần không thể thiếu nếu muốn sự kiện thành công. Người làm sự kiện cũng phải xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện vô cùng tỉ mỉ và kỹ lưỡng vì vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian. Nếu bạn không có một kế hoạch truyền thông nghiêm túc và rõ ràng mà chỉ dựa vào việc đi spam email hay các hình thức spam khác thì chắc chắn sự kiện của bạn sẽ thất bại vì không có ai đến tham dự cả.

Sự kiện không được quảng bá một cách nghiêm túc

Sai lầm 2: Không truyền đạt rõ ràng yêu cầu/không hiểu rõ yêu cầu của người khác

Nhiều người tổ chức sự kiện không biết cách yêu cầu hay không diễn đạt được rõ ràng cái mình cần đến những bộ phận khác, dẫn đến những vấn đề như thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu không đúng chuẩn, sai kích thước,.. Để khắc phục điều này, bạn cần lần lên một kịch bản sự kiện chi tiết dành riêng cho bộ phận âm thanh, ánh sáng và sân khấu. Để họ có thể theo dõi và thực hiện đúng từng phần việc mình sẽ phải làm. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chạy thử sự kiện một lần trước khi diễn ra để đề phòng những sự cố.

Không truyền đạt rõ ràng yêu cầu/không hiểu rõ yêu cầu của người khác

Sai lầm 3: Chi phí tổ chức sự kiện bị cao

Có thể bạn sẽ gặp trường hợp chi phí thuê đồ cao hơn nhiều so với chi phí mua đồ. Do đó, bạn nên so sánh kỹ và cân nhắc giữa việc mua và thuê thiết bị đó. Vì nếu mua bạn có thể sử dụng được nhiều lần ở những sự kiện sau. 

Chi phí tổ chức sự kiện bị cao

Sai lầm 4: Không thương lượng trước về chi phí

Những người mới làm trong ngành sự kiện thường không biết rằng hầu hết tất cả các chi phí đều có thể thương lượng được. Việc thương lượng phần lớn sẽ giúp bạn giảm được chi phí cho sự kiện. Có những thiết bị thông thường bạn sẽ phải thuê riêng, tuy nhiên nếu thương lượng trước bạn có thể thuê các thiết bị đó theo gói và chi phí sẽ rẻ hơn một nửa.

Không thương lượng trước về chi phí

Sai lầm 5: Không chú trọng vào ấn tượng đầu tiên của người tham dự

Nhiều người làm sự kiện vì mải chú trọng vào phần chính mà quên không chuẩn bị kỹ những phần gây ấn tượng đầu tiên với người tham dự như đón tiếp, hướng dẫn lối đi để vào đến sự kiện. Điều đó khiến cho nhiều người tham dự cảm thấy mình không được chào đón và gặp khó khăn trong việc tìm lối vào sự kiện từ đó nảy sinh ra những ấn tượng không tốt. 

Không chú trọng vào ấn tượng đầu tiên của người tham dự

Sai lầm 6: Phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ, không quan trọng

Một trong những sai lầm thường gặp nhất của người tổ chức sự kiện là phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ, không quan trọng. Dẫn đến không đủ thời gian để làm những việc quan trọng và cần ưu tiên khác. Người tổ chức sự kiện phải biết sắp xếp và phân chia công việc một cách hợp lý, tránh để mình ôm đồm quá nhiều việc một lúc.

Phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ, không quan trọng

Sai lầm 7: Không làm rõ mục tiêu của sự kiện

Không làm rõ mục tiêu của sự kiện sẽ khiến bạn mất định hướng khi lên kịch bản chi tiết hay lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện dẫn đến sự kiện sẽ không được như bạn mong muốn. Chính vì thế, trước khi tổ chức một sự kiện bạn cần hiểu và làm rõ mục tiêu mà sự kiện của bạn nhắm đến.

Không làm rõ mục tiêu của sự kiện

Trên đây là 7 sai lầm có thể giết chết sự kiện của bạn. Để đảm bảo mọi hoạt động trong sự kiện đều diễn ra trơn tru và thành công nhất, doanh nghiệp nên làm việc với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện trong thời gian tới, hãy liên hệ với Kỷ Nguyên Group để được tư vấn một cách nhanh chóng – nhiệt tình – tin cậy.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và truyền thông, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, Kỷ Nguyên tin chắc rằng sẽ đem tới cho quý khách hàng những dịch vụ hàng đầu với chi phí hợp lý nhất. 

__________________

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

8 Lợi ích của tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp bạn chắc chắn chưa biết 

Tổ chức chạy Roadshow cần làm thủ tục, hồ sơ, xin cấp phép như thế nào ?

5 Sự kiện cộng đồng doanh nghiệp nên tổ chức để quảng bá thương hiệu