5 tips khi tổ chức sự kiện Roadshow

Roadshow được coi là một trong những hình thức tuyên truyền, quảng cáo đang được ưa chuộng nhất tại Việt Nam hiện nay. Bởi những cuộc diễu hành trên đường phố luôn có khả năng tạo nên hiệu ứng cao về mặt hình ảnh, thu hút được sự chú ý của mọi người. Sẽ không có gì lạ khi đây là một trong những xu thế tiếp thị càng ngày càng nổi bật của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tổ chức sự kiện Roadshow hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được.

Hãy cùng Kỷ Nguyên điểm qua những tips khi tổ chức sự kiện Roadshow cho doanh nghiệp.

1.Xin cấp phép chạy Roadshow

Tổ chức sự kiện Roadshow thường được diễn ra trong vòng 2 – 3 giờ tại những tuyến đường trung tâm. Nhằm thu hút sự chú ý của người đi đường đối với nhãn hiệu mà Roadshow muốn quảng bá. Roadshow rất hiếm khi diễn ra đơn độc mà được kết hợp với phát tờ rơi, biểu mẫu. Ngoài ra còn thông báo các sự kiện sắp diễn ra, hoặc tích hợp cùng các trò chơi hoạt náo. Để sự kiện Roadshow được diễn ra một cách hoành tráng, suôn sẻ và không gặp những sự khó khăn từ chính quyền địa phương, doanh nghiệp phải có sự cấp phép của chính quyền khu vực sự kiện tổ chức. Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện tại những cơ quan có thẩm quyền là điều bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp, kể cả việc phát tờ rơi, dựng những quầy thử sản phẩm ở những địa điểm công cộng cũng phải có sự cho phép của ban quản lý khu vực đó.

Xin cấp phép tổ chức sự kiện Roadshow

2.Lựa chọn nhân sự phù hợp tham gia sự kiện Roadshow

Doanh nghiệp nên cân đối và lựa chọn nhân sự tham dự sự kiện Roadshow một cách hợp lý. Hãy lựa chọn những người có sức khoẻ tốt, những bạn trẻ nhiệt huyết và năng động, có tính kỷ luật tốt để tham gia sự kiện Roadshow. Ngoài ra những người được lựa chọn để tham gia cũng phải có được ngoại hình ưa nhìn cũng như chịu được áp lực, sức ép tốt. Bởi khi họ diễu hành trên đường sẽ có không ít những lời nói qua lại của người đi đường, nếu không họ sẽ dễ dàng bị phân tâm. Tuy vậy, những người được lựa chọn phải tuân thủ nghiêm ngặt nội quy của giám sát như: luôn đi theo đoàn, không được sử dụng điện thoại, không được làm việc riêng, luôn thể hiện thái độ niềm nở, vui vẻ, tuân thủ đúng thời gian phát tờ rơi, sản phẩm mẫu hoặc thực hiện các hoạt động theo chương trình để thời gian được diễn ra như kế hoạch.

Lựa chọn nhân sự tham gia phù hợp

Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện. Nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện tổ chức Roadshow cần lưu ý.

3.Lựa chọn phương tiện đi lại

Tính nhất quán trong sự kiện Roadshow là rất cao. Doanh nghiệp cũng cần phải thỏa thuận trước với các công ty tổ chức sự kiện về vấn đề phương tiện di chuyển. Dựa vào nguồn kinh phí mà doanh nghiệp được cung cấp mà có thể yêu cầu hình thức di chuyển cho phù hợp. Trong quá trình di chuyển cần đảm bảo được tốc độ chạy xe. Không quá nhanh để mọi người có thể kịp nhìn rõ và tuân thủ được an toàn giao thông cũng như không quá chậm sẽ làm ảnh hưởng đến mọi người đi đường.

Lựa chọn phương tiện đi lại phù hợp

4.Chọn những tuyến đường phù hợp

Doanh nghiệp và đơn vị tổ chức cần lựa chọn được những tuyến đường dễ di chuyển, có đông dân cư qua lại và phải lựa chọn thời gian phù hợp để tránh bị ùn tắc giao thông, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Để tạo được sự thu hút nhưng không làm ảnh hưởng đến giao thông của người khác, doanh nghiệp nên chia ra nhiều đoàn và chọn các địa điểm cách xa nhau để tránh bị trùng. Đừng quên những đoạn đường ở gần khu doanh nghiệp nữa nhé. Vì đây sẽ là nguồn khách hàng tiềm năng vô cùng lý tưởng. Doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện Roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn Roadshow phải đi qua. Sao cho từ điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lặp nhau. Nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.

Lựa chọn những tuyến đường hợp lý

5.Luôn có một đội giám sát.

Nhiệm vụ của nhân viên giám sát cũng rất quan trọng khi ổn định và điều phối linh hoạt đội ngũ diễu hành. Ngoài ra, họ còn giúp bạn đảm bảo sự kiện Roadshow diễn ra đúng với tiến độ. Giải quyết nhanh chóng các tình huống bất ngờ xảy ra trên đường đi.

Luôn có đội giám sát trong suốt quá trình

Tổ chức sự kiện Roadshow là một loại hình sự kiện rất độc đáo, tiết kiệm và hiệu quả cao. Phù hợp với nhiều doanh nghiệp và gây được ấn tượng đối với nhiều người. Hình thức này dễ lưu lại trong trí nhớ người đi đường về thương hiệu sản phẩm hay những thông tin mà bạn muốn lan truyền đến càng nhiều người càng tốt.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành truyền thông tổ chức sự kiện, quảng cáo, Kỷ Nguyên Group tự tin sẽ giúp doanh nghiệp bạn có một định hướng tổ chức sự kiện hiệu quả và thành công. Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện Roadshow, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để nhận tư vấn chi tiết và báo giá hợp lý!

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm

Tổ chức sự kiện từ thiện cần đảm bảo những gì

Quảng cáo ngoài trời OOH – đòn bẩy cho các hoạt động thương mại điện tử trong COVID-19

Tổ chức hội chợ và những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị