5 LƯU Ý ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRIỂN LÃM THÀNH CÔNG

Tổ chức sự kiện triển lãm sẽ giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp “khoe” những thành quả mới nhất của mình. Không chỉ đơn thuần đóng vai trò là một sự kiện ra mắt sản phẩm hay một buổi họp báo, triển lãm còn là một hoạt động marketing độc đáo để hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thu hút các khách hàng tiềm năng cho các hoạt động kinh doanh về sau của mình.

Mọi người chỉ lựa chọn tham gia, tham quan triển lãm nếu họ cảm thấy sự kiện mang lại giá trị cho họ, trưng bày những thứ họ quan tâm, tìm kiếm. Trong bài viết này, hãy cùng Kỷ Nguyên tham khảo 5 lưu ý để có thể tổ chức sự kiện triển lãm thành công.

1/ Dự trù kinh phí

Các công đoạn chuẩn bị cho tổ chức sự kiện triển lãm đều rất thú vị – khi những ý tưởng thú vị, những con người sáng tạo cùng nhau tụ hội. Tuy nhiên, điều quan trọng đầu tiên chính là tính toán một dự trì kinh phí hợp lý. Ngoài ra, dự trù kinh phí này cũng cần phải đảm bảo sự kiện sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất.

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện triển lãm cần phải đảm bảo sự kiện sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất

Các chi phí tốn kém nhất khi tổ chức sự kiện triển lãm bao gồm: thuê địa điểm, marketing, trang thiết bị, khách mời, đồ ăn/thức uống, nhân viên. Hãy đối chiếu các hồ sơ tài chính của công ty, cũng như tham khảo báo giá của thị trường để có thể dự đoán chính xác kinh phí tổ chức sự kiện triển lãm cho công ty/tổ chức của bạn.

2/ Địa điểm tổ chức sự kiện triển lãm đóng vai trò quan trọng

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm, việc lựa chọn địa điểm phù hợp là chìa khóa để đảm bảo sự kiện của bạn thành công. Trước hết, bạn cần tính xem bạn cần bao nhiêu gian hàng và dự định có bao nhiêu đơn vị tham gia triển lãm. Tiếp theo, cần cân đối với đến khách mời. Cần một sân khấu hoặc phòng riêng để khách mời tổ chức một buổi nói chuyện không? Và bạn có muốn tận dụng các phòng họp nhỏ hơn, riêng biệt để có thể tổ chức các sự kiện bên lề suốt cả ngày không? Khi bạn đã có hình dung rõ ràng về đối tượng tham quan và muốn triển lãm, hãy tiếp tục suy nghĩ về không gian và quy mô của địa điểm tổ chức sự kiện triển lãm.

Địa điểm tổ chức Ngày hội Hoa Lan Việt Nam 2022 tại Công viên Thống Nhất (Hà Nội)

3/ Xây dựng kế hoạch Marketing

Giống như bất kỳ triển lãm thành công nào, bạn sẽ cần có một kế hoạch Marketing chất lượng để cho những người tham dự tiềm năng biết rằng triển lãm đang diễn ra và để sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ. Một phần lớn ngân sách của sự kiện cũng cần phải được phân bổ cho hoạt động Marketing.

Bạn sẽ cần tới hai cách tiếp cận khách hàng khác nhau. Đầu tiên chính là tiếp thị đến những người tham dự. Họ cần cảm thấy thuyết phục rằng triển lãm của bạn mang lại giá trị cho họ – một thứ họ mong muốn và rằng tham gia triển lãm sẽ có mục đích với họ. Để làm được điều đó, cần trả lời một vài câu hỏi sau: Bạn định tổ chức sự kiện triển lãm gì? Đối tượng mục tiêu của triển lãm là ai?

Bạn định tổ chức sự kiện triển lãm gì? Đối tượng mục tiêu của triển lãm là ai?

Thứ hai, bạn muốn tiếp thị cho những nhãn hàng, tổ chức tham gia triển lãm. Để hiệu quả, bạn cần thuyết phục các đối tượng tiềm năng rằng bạn đã thu hút được những người tham dự phù hợp với thị trường ngách của họ. Nếu các nhãn hàng, tổ chức đang chi tiền cho gian hàng của mình, họ muốn tự tin rằng họ sẽ nhận được giá trị từ việc tham gia triển lãm của bạn. Đó là doanh số bán hàng, khách hàng tiềm năng hoặc nhận thức thương hiệu.

4/ Luôn cân nhắc các yếu tố hậu cần khi tổ chức sự kiện triển lãm

Có lẽ mẹo quan trọng nhất khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm chính là luôn cân nhắc các yếu tố hậu cần. Những điều đơn giản như đảm bảo không gian tổ chức sự kiện bạn chọn có bãi đậu xe gần đó để các bên tham dự triển lãm có thể dễ dàng dỡ hàng, cũng như đảm bảo giao thông thông thoáng gần nơi tổ chức triển lãm thường là điều cần thiết cho bất kỳ triển lãm thành công nào.

Có rất nhiều yếu tố cần cân nhắc về hậu cần, do đó việc bỏ lỡ một vài tiêu chí quan trọng rất dễ xảy ra. Một số câu hỏi sau cần phải đặc biệt chú ý: Thời gian setup và tháo dỡ gian hàng là bao lâu? Các đơn vị tham gia triển lãm sẽ đến lúc mấy giờ? Bạn cần trang thiết bị ở chỗ nào? Bạn có muốn tổ chức các sự kiện liên quan xen kẽ trong sự kiện không?

Đảm bảo các bên tham dự triển lãm có thể dễ dàng dỡ hàng, cũng như giao thông thông thoáng gần nơi tổ chức sự kiện triển lãm thường là điều cần thiết cho bất kỳ triển lãm thành công nào.

Khi bạn đã chuẩn bị xong những công việc hậu cần, bạn sẽ có thể đưa ra một lịch trình rõ ràng về những gì cần diễn ra trong suốt thời gian trước và sau triển lãm. Và luôn nhớ lập kế hoạch từ sớm để việc quản lý thời gian tổng thể của bạn đi đúng hướng.

5/ Đánh giá tổng quan hậu sự kiện triển lãm

Một trong những khâu quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm là đánh giá hậu sự kiện. Có những điểm tốt nào cần phát huy? Điểm gì cần được cải thiện? Có một bộ tiêu chí đánh giá phù hợp sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện triển lãm về sau tốt hơn, đem lại nhiều lợi nhuận hơn.

Hãy xem lại các mục tiêu của bạn đã đặt ra khi bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm. Tất cả đều đã được thực thi? Bạn đã bám sát ngân sách chưa? Bạn đã thu được bao nhiêu khách hàng tiềm năng mới? Số lượng bán hàng trực tiếp đạt được và mức độ tương tác từ khách truy cập? Khi tổng hợp các con số này, bạn sẽ có thể đánh giá mức độ thành công của sự kiện triển lãm. Ngoài ra, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện triển lãm, cũng cần đảm bảo rằng bạn có quy trình phản hồi từ khách hàng, người tham dự và đơn vị tham gia triển lãm.

Kỷ Nguyên Group là đơn vị chuyên nghiệp trong việc tư vấn, thiết kế và thực thi gian hàng triển lãm, hội chợ theo yêu cầu của các doanh nghiệp. Với 23 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, hợp tác cùng nhiều thương hiệu lớn như Isuzu, MBBank, Ford,.. Kỷ Nguyên tin rằng sẽ làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất. Liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để nhận được tư vấn tổ chức sự kiện triển lãm một cách nhanh chóng – tận tâm – chuyên nghiệp!

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

Xem thêm >>>

Ngày hội Hoa Lan Việt Nam – Lễ hội của tín đồ hoa lan Việt

Bật mí cách lựa chọn địa điểm tổ chức hội chợ, triển lãm cho doanh nghiệp

Xu hướng mới của triển lãm thực tế ảo