5 lưu ý khi tổ chức tiệc cuối năm cho doanh nghiệp

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả cho nhân viên thay vì cách làm việc “sáng đi – tối về” như trước. Chính vì vậy các hoạt động đa dạng như tiệc tri ân, tiệc tất niên,… ngày càng được tổ chức thường xuyên để kích thích hiệu quả làm việc và sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện phù hợp cho mỗi doanh nghiệp cần có các lưu ý đặc biệt, nhất là vào thời điểm bận rộn cuối năm. Sau đây là 5 điều cơ bản các doanh nghiệp cần lưu ý khi có kế hoạch tổ chức một buổi tiệc cuối năm.

1. Lập kế hoạch trước

Sự kiện nào cũng cần được chuẩn bị với một kế hoạch rõ ràng, nhưng việc lập kế hoạch trở nên đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn tổ chức các sự kiện vào cuối năm như tiệc giáng sinh, tất niên, gala dinner,…

Với số ngày lễ dày đặc như Halloween, Giáng Sinh, năm mới,… việc chuẩn bị chủ đề, cách trang hoàng, bài trí cho buổi tiệc cho phù hợp với thời điểm là vô cùng quan trọng. Bữa tiệc của doanh nghiệp cũng nên được sắp xếp hợp lý khi thời gian tổ chức gần các các ngày lễ để đạt được hiệu quả tốt nhất về số lượng người tham gia theo mục tiêu đặt ra của sự kiện.

2. Thống nhất về tính chất buổi tiệc

Trong bước lập kế hoạch cho sự kiện, đặc biệt là các sự kiện của công ty, cần xác định rõ đối tượng mục tiêu để thống nhất về phong cách của sự kiện. Buổi tiệc được tổ chức cho ai? Buổi tiệc nên được tổ chức lớn hay nhỏ? Đây là sự kiện cho toàn công ty hay chỉ trong nội bộ các nhà quản lý?

Các buổi tiệc của công ty có thể được tổ chức theo phong cách thoải mái hoặc trang trọng. Tùy theo tính chất của buổi tiệc, việc lựa chọn chủ đề và cách bày trí cho buổi tiệc cần phải được điều chỉnh sao cho phù hợp. Ngoài ra việc xác định dress code (quy định về trang phục) rõ ràng đối với người tham dự cũng là cách để kiểm soát không khí của sự kiện sao cho phù hợp với tính chất sự kiện đã thống nhất trong kế hoạch.

3. Xác định địa điểm và số lượng người tham gia

Nhiều người lựa chọn tổ chức các buổi tiệc giáng sinh và tất niên ngay tại công ty, nhưng việc này có thể gặp nhiều khó khăn do tính chất của buổi tiệc và không gian của mỗi công ty. Các buổi tiệc của công ty nên có đủ cả không gian để tổ chức các trò chơi, các hoạt động như tặng quà, tri ân,… Địa điểm cần được lựa chọn cho phù hợp với sự ấm cúng, thân mật hay trang hoàng, lộng lẫy của buổi tiệc.

Danh sách người tham dự cũng nên được xác định rõ ràng và thống nhất với các thành viên trong công ty. Tùy không gian tổ chức tiệc, mỗi nhân viên cần được thông báo rõ ràng về số lượng người có thể mời đi cùng. Nếu buổi tiệc có sự tham dự của các khách hàng, đối tác thân thiết thì cần có kế hoạch gửi thư mời, sắp xếp lịch và các dịch vụ đón tiếp cho phù hợp.

4. Xác định ngân sách của buổi tiệc

Ngân sách dự trù cho buổi tiệc phải bao gồm đủ các chi phí cần thiết và nên có một khoản dư ra để đề phòng trường hợp có sự cố bất ngờ. Nếu buổi tiệc có quy mô lớn và dùng ngân sách của công ty thì ngân sách dự trù cần được ban lãnh đạo thông qua, và có thể đề nghị điều chỉnh nếu cần thiết. Càng xác định được ngân sách sớm thì người tổ chức càng cho nhiều thời gian để chuẩn bị cho buổi tiệc.

5. Lựa chọn các hoạt động phù hợp với tính chất buổi tiệc

Các hoạt động của buổi tiệc ngoài việc cần thu hút người tham gia thì còn phải phù hợp với chủ đề, không khí của bữa tiệc. Nếu công ty mời cả khách hàng và đối tác tham gia thì cần các hoạt động giúp mọi người thoải mái nhưng không làm mất tính trang trọng của buổi tiệc. Việc chọn lựa âm nhạc, tổ chức trò chơi,… cần được lên kế hoạch theo mục tiêu chung của sự kiện.

Trên đây là 5 lưu ý khi tổ chức sự kiện cuối năm cho công ty. Nếu có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay Kỷ Nguyên Group. Với hơn 20 năm hình thành và phát triển, cùng những kinh nghiệm làm việc cùng với các tập đoàn lớn, Kỷ Nguyên đảm bảo làm hài lòng khách hàng với các dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng. Liên lạc với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn nhanh chóng, nhiệt tình và chi tiết nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

Xem thêm:

Cẩm nang tổ chức sự kiện Giáng Sinh cuối năm 2020

Top 6 trò chơi Gala Dinner “chất hơn nước cất” năm 2020

Quy trình tổ chức sự kiện giáng sinh từ A đến Z cho doanh nghiệp