16/09/2020 Blog

4 bước cơ bản để tổ chức sự kiện live concert chuyên nghiệp

Live concert được hiểu là sự kiện trình diễn âm nhạc trực tiếp (liveshow) đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng nhằm mục đích tri ân đến khách hàng và các đối tác, ngoài ra sự kiện này còn giúp các doanh nghiệp tạo được điểm nhấn riêng cho thương hiệu của mình trong lòng mỗi khách hàng. Vậy để tổ chức một sự kiện live concert chuyên nghiệp cần những gì?. Hãy cùng Kỷ Nguyên tham khảo qua bài viết dưới đây:

Sân khấu Live concert

1. Xây dựng ý tưởng (Concept) cho sự kiện

Để có thể tổ chức live concert thành công đem lại ấn tượng tốt cho khán giả thì việc lên ý tưởng (concept) là một điều vô cùng quan trọng. Khi lên ý tưởng cho buổi live concert, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện: Bạn cần phải biết rõ live concert được tổ chức theo thể loại nào để có thể đánh giá tổng quan cũng như chi tiết về hướng đi và trang thiết bị. Concert trên thị trường thì tương đối đa dạng, thông thường sẽ dựa vào phong cách nghệ thuật (liveshow nhạc trẻ, liveshow nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình cải lương, múa rối,….) hay dựa vào mục đích tổ chức live concert (để gây quỹ, để quảng bá thương hiệu hay là kỷ niệm thời gian hoạt động nghệ thuật).
• Thành phần khán giả: Thông thường, tùy vào thể loại của concert mà thành phần khán giả sẽ được quyết định hướng đến. Chẳng hạn như khán giá đều ở độ tuổi trẻ thì lại thích hợp với những liveshow ca nhạc sôi động, mang nhiều yếu tố bất ngờ. Yếu tố người nổi tiếng, có ảnh hưởng trong giới trẻ cộng đồng cũng rất được đông đảo các khán giả quan tâm. Còn với các khách hàng đang ở độ tuổi trung niên, chương trình live concert nên mang màu sắc trang trọng, chứa đựng nhiều ý nghĩa. Có như thế mới giúp khán giả có thể xem và cảm thụ được toàn bộ nội dung, ý nghĩa của sự kiện.
• Mục đích, thời gian, địa điểm, kinh phí khi tổ chức live concert cũng là một điều vô cùng quan trọng. Vì live concert cần huy động đến một nguồn lực lượng nhân lực dồi dào, bao gồm cả những ca sĩ, ban nhạc, nhóm nhảy nổi tiếng. Do đó chi phí dành cho việc tổ chức concert cũng không hề nhỏ. Đấy là chưa kể đến các chi phí thuê mặt bằng, thuê thiết bị âm thanh ánh sáng, thuê màn hình LED, sân khấu. Đó chính là những yếu tố không thể thiếu góp phần làm nên thành công của các live concert.

Sau khi xác định rõ ràng được những điều này thì bạn mới có thể sáng tạo ra những ý tưởng độc đáo, mới mẻ, không bị lặp lại, có tính thực tế cho kế hoạch tổ chức live concert hoàn hảo.

2. Xây dựng kịch bản chi tiết (Planning) cho sự kiện

Sau khi đã có được ý tưởng để tổ chức live concert thì bước quan trọng tiếp theo đó chính là viết kịch bản. Việc viết được một kịch bản dựa trên ý tưởng đã có cũng chẳng dễ thực hiện. Có rất nhiều điều mà bạn nên chú ý như thiết kế hình ảnh, sân khấu, lên danh sách khách mời, quảng bá… Ngoài ra, việc này còn bao gồm cả nhiệm vụ chọn người chịu trách nhiệm sản xuất, danh sách tiết mục, âm thanh, hiệu ứng ánh sáng. Thêm vào đó là dự đoán những rủi ro xảy ra cũng là một việc vô cùng quan trọng để có thể tránh những sự cố không đáng có.

3. Thực hiện (Execution)

Tùy theo mức độ của chương trình sẽ cần khoảng thời gian thực hiện phù hợp. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in banner, lắp đặt standee, treo phướn, xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với các bên liên quan (lựa chọn nhà cung cấp dụng cụ, thiết bị, nhà in ấn; liên lạc với những nghệ sĩ, MC trong chương trình, với bên cho thuê địa điểm tổ chức) và kí kết hợp đồng.

Đặc biệt, đối với một sự kiện âm nhạc nghệ thuật chuyên nghiệp, trong giai đoạn này cần đặc biệt chú ý tới khâu truyền thông và quảng cáo cho chương trình. Với các chiến dịch marketing tốt, chương trình sẽ đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất, có số lượng người biết tới và quan tâm nhiều nhất. Team truyền thông lúc này sẽ viết thông cáo báo chí, đăng tin bài về sự kiện trên các trang mạng xã hội để bất cứ đối tượng nào muốn tìm hiểu về sự kiện đều có thể dễ dàng truy xuất. Trên những trang này, mọi thông tin và diễn biến của chương trình đều được cập nhật nhanh nhẹn.

Đối với các sự kiện lớn, thậm chí đã có cả một loạt bài viết có định hướng với kế hoạch tổ chức tin bài, hình ảnh, video… bài bản được đưa ra trước, trong và sau sự kiện để nhằm tạo hành lang thông tin thu hút sự quan tâm của công chúng tới sự kiện đó.

Trong giai đoạn này, nhà tổ chức cũng cần trao đổi với các đối tác thường xuyên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.

4. Kết thúc chương trình (Finish)

Khi kết thúc chương trình, cần có những bài tổng kết sự kiện, bài viết trên các kênh truyền thông ngay sau đó để hoàn thành công tác truyền thông cho chương trình, cũng như khắc sâu thêm ấn tượng về chương trình trong lòng khán giả. Đồng thời, team tổ chức sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm. Mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót và ưu điểm trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp trong live concert của doanh nghiệp bạn.