Cẩm nang tổ chức sự kiện trong trường đại học A – Z

Ở nhiều trường đại học, ban giám hiệu cố gắng đa dạng hóa cách dành thời gian của sinh viên trong trường bằng cách tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau, vừa mang tính giải trí vừa mang tính giáo dục. Sự kiện trong trường đại học tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội phát triển bản thân, cải thiện các kỹ năng, đồng thời đây cũng là nơi để các sinh viên kết nối, giao lưu và giải trí. Vì vậy, biết cách tổ chức một sự kiện trong trường đại học đủ tốt để thành công vẫn là một nhiệm vụ quan trọng.

I. Các loại sự kiện

Tư vấn tuyển sinh
Chào tân sinh viên
Hội thảo
Giải thưởng học tập
Chi tay khóa cuối
Các sự kiện gây quỹ hoặc dịch vụ cộng đồng

Tất cả những điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch sự kiện kỹ lưỡng và cũng nên được điều chỉnh tốt cho các trường đại học.

sự kiện chào tân sinh viên

II. Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong trường đại học

1. Tiếp nhận thông tin của sự kiện

Đầu tiên, cần xây dựng những thông tin cơ bản nhất về sự kiện. Thông qua các thầy cô, đoàn thanh niên, hội sinh viên, ban cán sự lớp hay từ chính những người cộng sự của bạn trong sự kiện, bạn phải có được những thông tin cơ bản:

– Mục đích,

– Lý do tổ chức sự kiện,

– Thời gian,

– Số lượng tham gia,

– Đối tượng tham dự, …

Ngoài ra, những yêu cầu bên ngoài event cũng cần được lưu ý và ghi lại.

Từ những mảnh ghép thông tin nhỏ, chúng ta xây dựng được hướng đi cho sự kiện.

2. Hình thành Concept và Theme

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được ví như “linh hồn của Event”. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn, như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra.

Ví dụ về tổ chức một hội thảo về kinh tế và marketing tại trường đại học, concept có thể là hiện đại, tinh tế, năng động trẻ trung. Còn theme thể hiện concept qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, những hình ảnh đại diện về kinh tế, mang tính chất thời đại, các hoạt động trong sự kiện cũng cần mang tính chất “kinh tế” hơn như phong cách Flat Design, geometric các hình ảnh kinh tế như hình đồng dollar, euro,…

sự kiện chào tân sinh viên

3. Viết và trình bày kế hoạch sự kiện

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều ý tưởng xoay quanh Concept. Sau đó, từ các ý tưởng phác thảo ra một hồ sơ sự kiện (proposal).

Một Proposal tốt phải cho mọi người sự thấy khả thi khi thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Sau khi đã có trong tay hồ sơ cho Sự kiện, bạn sẽ cần gặp đại diện thầy cô hoặc các cộng sự để trình bày kế hoạch. Bạn sẽ phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao…

Nếu bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của người nghe, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, … bạn sẽ chỉ việc tiến bước để xây dựng nên sự kiện đã vạch sẵn thôi !

4. Tiếp cận các nhà tài trợ

Bắt đầu với một câu chuyện để mô tả những gì bạn làm tại sự kiện ở trường đại học của bạn. Cung cấp các lợi ích và tạo một ban cố vấn, sau đó bạn có thể yêu cầu tiền hoặc bất kỳ hình thức hỗ trợ nào khác.

5. Tiếp thị và quảng cáo

Hãy đưa ra những ý tưởng hay cho nội dung và cách quảng bá của sự kiện. Quảng bá sự kiện thông qua phương tiện truyền thông xã hội, gửi thư trực tiếp, truyền miệng, v.v. Tất cả những điều này sẽ chia sẻ cùng một thông điệp nhưng nên được trình bày theo những cách khác nhau.

sự kiện chào tân sinh viên

III. Những mục cần làm

Trước và trong sự kiện

Gửi một email nhắc nhở.
Hoàn thiện danh sách phương tiện, nếu có.
Thực hiện một hướng dẫn về địa điểm.
Tạo một “hộp sự kiện”.
Kiểm tra thời tiết.
Xem xét hậu cần.
Xác nhận thông tin chi tiết với nhà cung cấp.
Kiểm tra với loa của bạn.

Hậu sự kiện

Gửi lời cảm ơn của bạn. Mọi người đều thích được đánh giá cao.
Khuyến khích phản hồi.
Tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội để theo dõi.
Cân đối ngân sách.
Giới thiệu tất cả mọi người có liên quan.
Cập nhật trang web trường đại học của bạn.
Thực hiện đánh giá công nghệ.
Báo cáo và sau đó thư giãn.

Hiện nay, các sự kiện trong trường đại học ngày càng phổ biến và đa dạng, tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện thành công là không hề đơn giản. Vì vậy, bài viết này Kỷ Nguyên muốn mang tới bạn những kiến thức về sự kiện trong trường đại học để tránh được những sai lầm không đáng có khi tổ chức.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.