05/05/2021 Blog

Checklist tổ chức sự kiện trực tuyến mới nhất cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh tình hình dịch bệnh phức tạp, mọi hoạt động trên thế giới đều có xu hướng chuyển dịch mạnh mẽ từ hình thức trực tiếp sang trực tuyến. Đó cũng là lý do sự kiện trực tuyến (Virtual Event) được ưa chuộng và triển khai rộng lớn trên các nền tảng số. Tuy nhiên để có được một sự kiện trực tuyến thành công, thu hút doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì? Trong bài viết này, Kỷ Nguyên sẽ đưa ra checklist tổ chức sự kiện trực tuyến cập nhật nhất để bạn tham khảo.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tất cả những điều doanh nghiệp cần biết về sự kiện trực tuyến virtual event

Tổ chức sự kiện qua hình thức trực tuyến là xu hướng tất yếu hiện nay

Điểm khác biệt của sự kiện trực tuyến so với những sự kiện thông thường

1. Trải nghiệm sống động

Thông qua hình ảnh, âm thanh sống động, sự kiện trực tuyến không chỉ giới thiệu, cung cấp thông tin, mà còn xây dựng ấn tượng thương hiệu trong tâm trí khách hàng.

2. Giải quyết hạn chế về thời gian và không gian

Việc không giới hạn số lượng khán giả và bó hẹp về không gian cũng tạo cơ hội để tăng số lượng người tham gia trong nước và quốc tế cùng một thời điểm. Thay vì phải tìm và thuê các địa điểm tổ chức sự kiện hay lo lắng việc phục vụ ăn uống, người xem vẫn có thể trải nghiệm cảm giác chân thật về sản phẩm của doanh nghiệp.

3. Tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí

Chỉ với một thiết bị điện tử kết nối internet, người tham dự có thể tiết kiệm 100% chi phí đi lại. Bên cạnh đó, sự kiện trực tuyến còn mở ra nhiều cơ hội việc làm và đem lại doanh thu cho doanh nghiệp khi người dùng sẵn sàng trả tiền để tham gia những sự kiện đủ hấp dẫn và đem lại giá trị lớn.

Sự kiện trực tuyến – giải pháp tuyệt vời để tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí

Checklist tổ chức sự kiện trực tuyến (virtual event)

1. Xác định chiến lược cho sự kiện

Để có thể lên kế hoạch cho một sự kiện thành công, doanh nghiệp cần phải trả lời những câu hỏi chính sau:

• Mục tiêu của sự kiện là gì?

Thông thường, sự kiện được tổ chức nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ thương hiệu. Hoặc đôi khi sự kiện chỉ đơn giản là những buổi chia sẻ thông tin, tạo kết nối với  khách hàng.

• Sự kiện dành cho ai?

Trước khi đi quá sâu vào lập ra một chiến lược, doanh nghiệp nên xác định kĩ đối tượng mục tiêu. Quan tâm đến sở thích, hành vi của người tiêu dùng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình cần phải làm gì để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

• Yếu tố nào sẽ “giữ chân” khách hàng lâu nhất?

Khi đã xác định rõ điều gì khiến sự kiện trực tuyến nổi bật trong số đông, đây là lúc các thế mạnh của doanh nghiệp cần được phát huy tốt nhất. 

• Địa điểm ảo nào được lựa chọn?

Tùy theo mục đích của sự kiện là gì, doanh nghiệp sẽ chọn ra nền tảng kỹ thuật số phù hợp để quảng bá và truyền tải thông điệp đến khách hàng. Đó có thể là một buổi livestream trên Facebook, một hội thảo trên trang web của công ty hay một cuộc gọi tương tác trên Zoom.

Chiến lược cụ thể là xương sống cho sự kiện trực tuyến thành công

2. Truyền thông cho sự kiện

Sau khi đặt nền móng cho sự kiện trực tuyến, đây là lúc quảng bá chúng đến những đối tượng tham dự tiềm năng.

• Tạo lịch hẹn trên trang web hoặc mạng xã hội

• Quảng cáo trả phí trên các nền tảng số 

• Tạo link điền đơn tham dự, link bán vé và gửi email “cảm ơn khách hàng”

• Tìm kiếm đối tác và nhà tài trợ cho sự kiện thu hút hơn

4 cách truyền thông cho sự kiện trực tuyến hiệu quả

3. Khi sự kiện trực tuyến diễn ra 

Trong suốt sự kiện, doanh nghiệp cần đảm bảo những người tham dự tập trung và tương tác với diễn giả. Tận dụng thiết bị điện tử để khán giả bỏ phiếu, hỏi đáp hay chơi minigame còn có thể hỗ trợ thu thập dữ liệu khách hàng, từ đó xác định được đối tượng khách hàng tiềm năng.

4. Sau khi sự kiện kết thúc

Doanh nghiệp có thể gửi một bản khảo sát ngắn qua email cho người tham dự để khảo sát phản hồi của họ sau khi chương trình kết thúc. Những dữ liệu thu thập được cho phép doanh nghiệp đo lường mức độ thành công của sự kiện so với mục tiêu đặt ra ban đầu. Phân tích chúng kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp có hướng đi tốt hơn và hiệu quả hơn trong lần tiếp theo.

Phân tích dữ liệu từ khảo sát giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công hơn

Nhìn chung, các sự kiện trực tuyến dù không có quá nhiều khác biệt so với sự kiện trực tiếp nhưng vẫn đòi hỏi một checklist chi tiết, cụ thể. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp thắc mắc khi tổ chức một sự kiện trực tuyến.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và hợp tác cùng nhiều thương hiệu lớn như Samsung, Prudential, Gree,…, Kỷ Nguyên Group luôn không ngừng cố gắng để làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay hôm nay để được tư vấn một cách nhanh chóng – tận tâm- tin cậy.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>>>Xem thêm:

Bạn có biết: Triển lãm thực tế ảo và triển lãm truyền thống có gì khác biệt?

Hybrid Event – “cứu tính” của ngành tổ chức sự kiện trong thời kỳ dịch bệnh

Roadshow ảo – Bạn biết gì về sự kiện này?