Hybrid Event – “cứu tinh” của ngành tổ chức sự kiện trong thời kỳ dịch bệnh

Trong tình hình nền kinh tế cả thế giới đều bị ảnh hưởng bởi đại dịch, một số doanh nghiệp đã “đầu hàng” trước sức ép quá lớn, nhưng cũng có không ít doanh nghiệp thể hiện khả năng thích nghi mạnh mẽ bằng cách tìm ra các hướng đi mới cho mình. Đối với tổ chức sự kiện, sự xuất hiện ngày càng nhiều của “Virtual Event” – sự kiện trực tuyến, và “Hybrid Event” – sự kiện “lai”/hỗn hợp chính là minh chứng cho khả năng và sự sẵn sàng thích nghi của ngành này. Vậy Hybrid Event là gì? Bài viết sau của Kỷ Nguyên sẽ cung cấp tất cả những thông tin bạn cần biết về loại hình sự kiện được cho là “cứu tinh” của ngành tổ chức sự kiện này.

Hybrid Event là gì?

Hybrid Event – sự kiện hỗn hợp nghe có vẻ khá đơn giản nếu bạn đã quen với “concept” của Virtual Event – sự kiện trực tuyến. Hybrid Event là sự kết hợp giữa Virtual Event và In-person Event (sự kiện trực tiếp). Trong sự kiện hỗn hợp, các công nghệ mới được kết hợp trôi chảy với các hoạt động của một sự kiện truyền thống để tạo nên trải nghiệm tham gia sự kiện đầy đủ, dễ dàng cho người tham gia.

Sự kiện hỗn hợp Hybrid Event

Hybrid Event có cần thiết không?

Trong giới chuyên môn, ngày càng có một quan điểm nhất trí rằng Hybrid Event sẽ trở thành tương lai của ngành tổ chức sự kiện. Như vậy, không khó hiểu khi các công ty và đơn vị tổ chức sự kiện đang dần học hỏi và thích ứng với tình hình xã hội hiện nay bằng các sự kiện hỗn hợp. Việc áp dụng Hybrid Event diễn ra tại nhiều quốc gia châu Âu, châu Mỹ, … nơi mà tổ chức sự kiện vốn là một ngành phát triển, đem lại lợi nhuận cao, nhưng cũng chịu ảnh hưởng nặng nề bởi Covid. Trong tình hình ấy, Hybrid Event đem lại cơ hội mở rộng độ tiếp cận, tương tác, hiệu quả cho sự kiện.

Hybrid Event có mới không?

Hybrid Event thật ra không phải là một sự kiện mới được “phát minh” ra sau sự bùng nổ của dịch COVID-19. Khi mới xuất hiện, Hybrid Event chỉ đơn giản là phiên bản “nâng cấp” của việc livestream lại các sự kiện trực tiếp, một cách để khán giả theo dõi sự kiện từ xa.

Trong thời kỳ “bình thường mới” hiện nay, Hybrid Event đã được học tập, cải thiện lên một tầm cao mới, làm cho những ưu điểm của việc tổ chức sự kiện trực tuyến “áp đảo” hẳn nhược điểm. Sự tiến bộ vượt bậc về khả năng kết nối và tương tác với khán giả của Hybrid Event đã cho sự kiện này điều kiện để trở thành “cứu tinh” mới của ngành tổ chức sự kiện.

Sự khác biệt giữa Hybrid Event – Virtual Event

Có một số yếu tố làm nên sự khác biệt căn bản giữa sự kiện Virtual Event và Hybrid Event. Các yếu tố này bao gồm quy mô, ngân sách sự kiện, timeline sự kiện và vị trí/địa điểm của người tham gia/khách mời của sự kiện. Tuy nhiên, vị trí/địa điểm người tham gia sự kiện chính là khác biệt lớn nhất giữa hai hình thức sự kiện này. Khác với Virtual Event với toàn bộ khách mời và khán giả đều tham gia trực tuyến, ở Hybrid Event có sự phân chia, kết hợp giữa việc tham gia sự kiện trực tuyến và tham gia trực tiếp tại địa điểm tổ chức. Trong sự kiện này, những người tham gia trực tiếp sẽ được sắp xếp để đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về sự an toàn cho sự kiện hỗn hợp.

Sự kiện hỗn hợp Hybrid Event có cả người tham dự trực tiếp

Lợi thế của Hybrid Event so với loại hình sự kiện khác

Việc cho phép cả người tham gia online và trực tiếp tạo cho Hybrid Event cơ hội kết hợp các ưu điểm của cả Virtual và In-person Event, đồng thời loại bỏ khá nhiều nhược điểm của hai loại hình sự kiện này. Sự kiện hỗn hợp giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận của mình với cả các đối tượng không có điều kiện thuận lợi về địa lý và tài chính để đến trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện.

So với sự kiện trực tuyến Virtual Event, Hybrid Event cho phép doanh nghiệp tổ chức ra các sự kiện có nội dung chất lượng, đem lại hiệu quả cao hơn khá nhiều. Các khách mời, diễn giả hay người biểu diễn sẽ xuất hiện tại địa điểm tổ chức chuyên nghiệp, và có đội ngũ nhân viên hỗ trợ, cũng như các thiết bị âm thanh, ánh sáng đầy đủ. Điều này làm cho sự kiện trở nên chuyên nghiệp, tạo cho người theo dõi một trải nghiệm sự kiện thoải mái, chất lượng hơn.

Tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid Event chuyên nghiệp

Ngoài các lợi ích doanh nghiệp sẽ đạt được trong tình hình dịch bệnh, Hybrid Event chứng tỏ khả năng trở thành “tương lai” của ngành bởi với sự kiện hỗn hợp, doanh nghiệp không chỉ có không gian để phát triển khả năng tổ chức sự kiện, áp dụng công nghệ kỹ thuật mới của mình, mà còn đưa sự kiện đến được với nhiều đối tượng khán giả hơn. Thông điệp và nội dung của sự kiện Hybrid Event cũng được truyền tải hiệu quả, tạo ấn tượng sâu sắc hơn Virtual Event.

Doanh nghiệp nên lựa chọn tổ chức sự kiện trực tiếp, Virtual Event, hay Hybrid Event?

Mỗi loại hình sự kiện đều đem lại những ưu điểm và nhược điểm riêng cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc lựa chọn giữa tổ chức sự kiện trực tiếp, trực tuyến hay hỗn hợp phải được cân nhắc kỹ và bám sát vào đặc điểm thực tế của doanh nghiệp và sự kiện doanh nghiệp muốn tổ chức.

Đối với các sự kiện cần sự tương tác cao với người tham gia như live concert hay test drive, tổ chức theo hình thức sự kiện trực tuyến sẽ mang lại hiệu quả tốt cho sự kiện. Đối với các sự kiện như buổi phỏng vấn diễn viên sau khi ra mắt phim, hay buổi giải đáp thắc mắc, giao lưu với người hâm mộ của tác giả, hình thức Virtual Event vẫn được lựa chọn nhiều để tiết kiệm chi phí hạn chế rủi ro và tạo cảm giác thân thiết cho người xem khi thấy nhân vật nổi tiếng trong không gian gần gũi (nhà ở, phòng làm việc,…) của họ.

Mỗi loại hình sự kiện đều có đặc điểm riêng

Đương nhiên, sự kiện hỗn hợp Hybrid Event có thể đem lại hiệu quả như cả hai loại hình trên, nhưng doanh nghiệp cần cân nhắc điều kiện, khả năng thực hiện của mình và cả quy mô sự kiện để lựa chọn hình thức tổ chức hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất. Doanh nghiệp có thể liên hệ với Kỷ Nguyên Group để được tư vấn thêm về việc lên kế hoạch và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, Kỷ Nguyên đảm bảo cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chất lượng và uy tín.