Quy trình đăng ký tham gia sự kiện hội chợ, triển lãm thương mại từ A đến Z cho doanh nghiệp

Hội chợ, triển lãm thương mại đã luôn là sự lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp để tiến hành xúc tiến thương mại. Đây là hoạt động tạo cơ hội cho doanh nghiệp quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm, cũng như giao lưu, ký kết hợp đồng với nhiều đối tác tiềm năng. Để có thể tận dụng được những lợi ích mà hội chợ, triển lãm thương mại mang lại, trước hết, doanh nghiệp cần biết quy trình đăng ký tham gia sự kiện. Mỗi sự kiện hội chợ, triển lãm có thể có thủ tục đăng ký khác nhau tùy theo quy định của Ban tổ chức. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình đăng ký tham gia hội chợ, triển lãm chung mà Kỷ Nguyên cung cấp sau đây:

Bước 1: Lựa chọn hội chợ, triển lãm phù hợp với doanh nghiệp

Các sự kiện hội chợ, triển lãm có sự đa dạng rất lớn về quy mô, tính chất và ngành hàng tham gia. Vì vậy, để đạt được hiệu quả tối ưu về doanh số và truyền thông, doanh nghiệp cần lựa chọn những sự kiện phù hợp với ngành kinh doanh của mình. Lựa chọn đúng hội chợ, triển lãm thương mại có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận chính xác tệp khách hàng và đối tác của mình, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh hơn hẳn so với các phương thức truyền thông khác.

>>> Có thể bạn muốn xem: Cẩm nang về hội chợ, triển lãm thương mại cho doanh nghiệp

Hội chợ, triển lãm thương mại

Bước 2: Gửi yêu cầu đăng ký tham gia hội chợ, triển lãm thương mại

Các doanh nghiệp khi đăng ký tham gia hội chợ, triển lãm có thể gửi yêu cầu bằng một trong các hình thức sau:

Đăng ký trực tiếp trên website của Ban tổ chức
Gửi tin nhắn hoặc gọi điện tới số điện thoại của Ban tổ chức hội chợ, triển lãm
Gửi yêu cầu thông qua mẫu form tại mục liên hệ của Ban tổ chức

Bước 3: Lựa chọn gian hàng và ký hợp đồng

Sau khi tiếp nhận thông tin đăng ký, thành viên Ban tổ chức sẽ liên hệ và gửi tài liệu chi tiết về Hội chợ, triển lãm đến doanh nghiệp, bao gồm: Giới thiệu chi tiết về hội chợ, triển lãm, sơ đồ mặt bằng, mẫu form đăng ký chính thức kèm báo giá thuê gian hàng hoặc đất trống, báo giá quảng cáo.

Doanh nghiệp sau đó sẽ điền thông tin đầy đủ và chính xác vào mẫu form đăng ký chính thức để Ban tổ chức có căn cứ biên soạn Hợp đồng.

Lựa chọn gian hàng tham gia hội chợ, triển lãm thương mại

Bước 4: Thanh toán và chờ nhận bàn giao gian hàng

Sau khi ký kết, Hợp đồng thường sẽ bắt đầu có hiệu lực pháp lý khi doanh nghiệp tiến hành thanh toán tối thiểu 50% giá trị Hợp đồng. Ban tổ chức sẽ giữ vị trí mặt bằng cho doanh nghiệp như thỏa thuận. Nếu doanh nghiệp chậm thanh toán, vị trí đó có thể được ưu tiên cho doanh nghiệp nào thanh toán trước.

Bước 5: Nhận bàn giao gian hàng

Mỗi đơn vị tổ chức có quy định riêng về việc bàn giao gian hàng. Hầu hết công ty tổ chức hội chợ, triển lãm sẽ bàn giao gian hàng 1 ngày trước khai mạc, sau khi doanh nghiệp đã thanh toán đầy đủ số tiền trong Hợp đồng. Sau đó doanh nghiệp có thể nhận gian hàng và thực hiện bài trí, vận chuyển hàng hóa đến gian hàng của mình. Đối với các gian hàng đặc biệt như khoảng đất trống, doanh nghiệp thường sẽ được bàn giao sớm hơn để có thời gian tiến hành set up (dàn dựng) gian hàng.

Nhận và bài trí gian hàng hội chợ, triển lãm thương mại

Kết luận

Trên đây là quy trình đăng ký tham gia hội chợ, triển lãm thương mại chung dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang có kế hoạch tham gia hội chợ, triển lãm, bạn có thể cân nhắc hợp tác với Kỷ Nguyên Group – một đơn vị thiết kế, lắp đặt gian hàng hội chợ, triển lãm chuyên nghiệp hàng đầu. Ngoài thiết kế, lắp đặt gian hàng, Kỷ Nguyên cũng cung cấp dịch vụ tổ chức cho nhiều sự kiện bao gồm hội chợ, triển lãm thương mại.

Với đội ngũ nhân viên giàu chuyên môn, tận tâm trong công việc, cũng như các kinh nghiệm làm việc với nhiều thương hiệu lớn trong nước và quốc tế (Ford, MBBank…), Kỷ Nguyên có thể giúp bạn đem về kết quả truyền thông, quảng cáo tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn Miễn phí – Nhiệt tình – Uy tín nhất.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Kỷ Nguyên Group – thiết kế và thi công gian hàng hội chợ, triển lãm toàn quốc

Cách thiết kế gian hàng hội chợ, triển lãm nổi bật nhất cho doanh nghiệp

Top 7 hội chợ, triển lãm sắp diễn ra tại TP. Hồ Chí Minh 2021