Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A đến Z

Giống như nền móng tốt giúp tòa nhà đứng vững thì một kịch bản tổ chức sự kiện cụ thể, chi tiết sẽ là xương sống làm nên một sự kiện thành công. Tuy vậy việc lên kế hoạch chưa bao giờ đơn giản có rất nhiều đầu việc cần phải chú ý, sắp xếp. Hiểu rõ điều đó, Kỷ Nguyên xin chia sẻ cách viết kịch bản tổ chức sự kiện tiêu chuẩn năm 2021.

Những lưu ý về sự kiện

1. Hiểu rõ sự kiện:

Bước đầu tiên và cũng quan trọng nhất khi bắt tay viết kịch bản cho sự kiện đấy là hiểu rõ về sự kiện đó. Hiệu quả truyền thông mà sự kiện mang lại tỷ lệ thuận với độ chi tiết, rõ ràng kịch bản bạn viết. 5W-1H là phương pháp phù hợp, đầy đủ khi bắt tay nghiên cứu về sự kiện.

Vận dụng phương pháp 5W-1H khi lên kịch bản tổ chức sự kiện

2. Bố cục:

Bố cục của sự kiện gồm 3 phần chính: Mở đầu, Nội dung chính và Kết thúc. Mỗi phần đều có một chức năng riêng nhưng điều quan trọng nhất là chúng phải được liên kết liền mạch logic với nhau.

3. Phân loại:

Thông thường khi lên kịch bản tổ chức sự kiện, chúng ta sẽ phân chia theo loại chương trình đó là gì: lễ ra mắt, khánh thành, lễ tri ân… Ngoài ra kịch bản còn được chia theo mục đích sử dụng của các nhóm đối tượng: các thành viên chạy chương trình, đội ngũ kỹ thuật và MC.

4. Thời lượng sự kiện:

“Cháy chương trình” là điều thường xuyên phải đối mặt khi lên kịch bản tổ chức sự kiện. Hãy cân đối thời gian diễn ra không nên quá ngắn hay quá dài và lường trước những sự cố có thể xảy ra để có phương án dự phòng phù hợp.

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tham khảo cho doanh nghiệp:

Thông thường kịch bản tổ chức sự kiện được trình bày dưới dạng bảng với đề mục chính: timeline, các đầu việc phải làm, người phụ trách từng đầu việc và những ghi chú thêm.

Mỗi một loại hình sự kiện sẽ được triển khai kịch bản đặc trưng, dưới đây sẽ là những hạng mục, nội dung chung nhất không thể thiếu trong bất cứ chương trình nào để các doanh nghiệp tham khảo và điều chỉnh.

STT	Thời lượng (phút)	Nội dung	Nhân sự phụ trách
1	30	Đón tiếp khách mời, dẫn khách vào khu vực check in	PB, PG, lễ tân
2	10	Ổn định chỗ ngồi cho khách mời	Tình nguyện viên
3	5 – 10	Tiết mục văn nghệ mở màn	Nghệ sĩ, thành viên công ty phụ trách văn nghệ Bộ phận kĩ thuật hỗ trợ ánh sáng, âm thanh
4	5 – 10	Khai mạc chương trình, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu	MC, đại biểu khách mời
6	40 – 60	Triển khai nội dung chính của sự kiện (nghi lễ ra mắt, khánh thành; chủ trì hội thảo lên điều hành,…)	Đa dạng tùy theo loại sự kiện
7	30 – 40	Khách mời, đối tác nâng ly, dùng tiệc	Phục vụ
8	5	Văn nghệ biểu diễn	Nghệ sĩ, thành viên công ty phụ trách văn nghệ Bộ phận kĩ thuật hỗ trợ ánh sáng, âm thanh
9	10 – 15	Giao lưu khán giả	MC
10	10	Bế mạc sự kiện, gửi lời cảm ơn và chụp ảnh lưu niệm	MC, bộ phận truyền thông

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch tổ chức sự kiện trong 2021, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên Group để nhận được sự tư vấn nhanh chóng – nhiệt tình – tận tâm. Tự hào là đơn vị có hơn 20 năm phát triển và kinh nghiệm hợp tác với nhiều thương hiệu lớn, Kỷ Nguyên hiện cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đảm bảo sẽ làm hài lòng khách hàng.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

Mách bạn top địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng tại TP HCM

Top 5 sự kiện doanh nghiệp nên tổ chức vào đầu năm

Dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP Hồ Chí Minh