04/08/2020 Blog

Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Họp báo là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức để quảng bá cho việc ra mắt sản phẩm mới, khánh thành văn phòng, showroom, lễ hợp tác chiến lược… Event này mang đậm tính chất báo chí truyền thông nên sức lan tỏa của nó sẽ rất lớn và cũng kéo theo công tác chuẩn bị hết sức công phu. Sau đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một buổi họp báo thành công:

1. Xác định mục đích và mục tiêu của buổi họp báo:

Xác định mục đích của buổi họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông truyền tải qua buổi họp báo đó.

Ngoài việc xác đinh mục đích thì mục tiêu của buổi họp báo cũng cần được xác định một cách rõ ràng. Như vậy bạn mới có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc. Chẳng hạn như số cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được thông tin thông qua họp báo,…

2. Xác định thời gian, thời lượng buổi họp báo:

Sự kiện họp báo nên được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Bởi nếu diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện. Bên cạnh đó, về mặt tâm lý các nhà báo muốn tham gia các sự kiện vào ngày làm việc trong tuần để dành thời gian cuối tuần cho gia đình và cuộc sống riêng tư.

Lưu ý thêm rằng, thời lượng diễn ra chương trình cũng không nên quá dài, dễ dẫn tới sự lan man và gây nhàm chán, mỏi mệt cho khách mời. Ngược lại cũng không nên quá ngắn khiến khách tham gia không nắm bắt hết được nội dung, thông điệp sự kiện muốn truyền tải. Thời lượng một buổi họp báo nên kéo dài từ 90 đến 120 phút là hợp lý.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo:

Họp báo cần được tổ chức ở những địa điểm trang trọng, rộng rãi vậy nên trung tâm hội nghị hoặc phòng họp ở khách sạn là những địa điểm rất thích hợp. Những không gian này có thể bảo đảm tốt về an ninh, về chất lượng âm thanh ánh sáng cần thiết cho họp báo. Ngoài ra thì những địa điểm này cũng dễ dàng tìm kiếm, thuận lợi cho việc tiếp cận, thu hút công chúng.

4. Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo chí:

Họp báo không thể thiếu các cơ quan báo chí, việc lựa chọn các cơ quan báo chí phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời thì tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham dự càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút và thành công.

5. Lựa chọn MC:

Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng đó là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. MC cho họp báo cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố, nắm rõ được nội dung truyền đạt trong buổi họp báo. Đặc biệt, MC phải thực sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra.

6. Xin giấy phép tổ chức họp báo:

Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp, bài bản. Rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến cận kề.

7. Đảm bảo an toàn, an ninh trong suốt sự kiện:

Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về kĩ thuật, khâu đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đế chất lượng sự kiện.

8. Tổng hợp, đánh giá kết quả:

Ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp đánh giá kết quả cũng như đúc rút kinh nghiệm sau buổi họp báo.

Gửi lời cảm ơn đến các khách mời, cơ quan báo chí đã đến tham dự sự kiện.

Theo dõi lịch trình phát sóng, đăng tin bài để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan cùng theo dõi.

Trên đây là quy trình tổ chức một sự kiện họp báo chuyên nghiệp. Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện họp báo cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp.