4 bước cơ bản để tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Lễ khai trương còn được gọi là Grand opening là một sự kiện đánh dấu sự ra đời của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện này tạo cơ hội để công ty quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến với đối tác và khách hàng. Sau đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một lễ khai trương chuyên nghiệp và hiệu quả:

Lên ý tưởng và dự trù ngân sách:

Để có thể lên ý tưởng cho lễ khai trương, các công ty tổ chức sự kiện/ agency phải trực tiếp làm việc với doanh nghiệp và hiểu được mong muốn của họ. Dựa trên những gợi ý đó mà phía công ty tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch cụ thể về hình thức tổ chức, quy mô tổ chức, thực đơn bữa tiệc, các vật dụng sử dụng cho sự kiện…

Ngân sách cho sự kiện phải được hoạch định chi tiết ngay từ đầu và khớp với những diễn biến trong thực tế. Tránh tuyệt đối việc để ngân sách đội lên quá cao vì sẽ rất khó khăn khi đàm phán lại với khách hàng do họ đã chốt phương án tổ chức trước đó.

Lập kế hoạch sự kiện:

Một sự kiện thông thường mất từ 1 đến 2 tháng để hoàn thành. Vì vậy, bạn cần lập kế hoạch chi tiết để tiến hành các hạng mục như: thiếp kế backdrop, thiết kế thiệp mời, in ấn, khảo sát địa điểm, gửi thư mời cho khách hàng… Trong danh sách cũng cần chỉ định rõ người thực hiện và đừng quên kiểm tra tiến độ của các bộ phận được giao.

Xác định đối tượng khách hàng:

Không chỉ các đối tác đang hợp tác trực tiếp mà những khách hàng tiềm năng cũng là mục tiêu chính của các doanh nghiệp. Sự kiện khai trương là cơ hội tốt để quảng bá thương hiệu, hình ảnh của công ty. Vì vậy, hãy truyền thông thật tốt trước, trong và sau sự kiện để tạo sự lan tỏa. Làm việc này tốt, không chỉ doanh nghiệp được lợi mà danh tiếng của cong ty tổ chức sự kiện/ Agency cũng được nâng lên đáng kể.

Chuyên nghiệp trong khâu tổ chức:

Sau khi hoàn thành các bước trên thì khâu quan trọng cuối cùng đó là tiến hành tổ chức lễ khai trương thật chuyên nghiệp và chất lượng. Việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ từ khâu đón khách, tiệc trà cho đến các nội dung chính sẽ diễn ra trong chương trình như cắt băng khai trương, lãnh đạo phát biểu…

Hãy để doanh nghiệp cảm nhận rằng họ đang lựa chọn công ty tổ chức sự kiện/ agency phù hợp và sự kiện được tổ chức hoàn toàn xứng đáng với ngân sách mà doanh nghiệp bỏ ra.

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều kĩ năng và công sức của cả ekip. Vì thế, việc lập ra một lịch trình công việc chi tiết sẽ giúp kiểm soát được khối lượng công việc tốt hơn. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn đo lường được hiệu quả tổ chức cũng như mức độ hài lòng của khách hàng đối với sự kiện.

Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện Lễ khai trương cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp.