Tổ chức sự kiện ăn uống và những lưu ý quan trọng cần nhớ

Để tổ chức sự kiện ăn uống phải được đơn vị tổ chức sự kiện có sự chuẩn bị kĩ lưỡng và vô cùng tỉ mỉ. Thực đơn chính là yếu tổ hàng đầu để quyết định được yếu tố thành công của buổi tổ chức sự kiện nói chung và bữa tiệc ăn uống nói riêng. Bữa ăn chính là sự quan tâm hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện, là một bước quan trọng để tạo nên được một bữa tiệc thành công cho các doanh nghiệp. Việc tổ chức sự kiện ăn uống từ đó cũng đòi hỏi các đơn vị tổ chức phải có sự đầu tư, chuẩn bị có khoa học và kĩ lưỡng, chứ không thể làm một cách vội vàng.

Hãy cùng Kỷ Nguyên điểm qua những lưu ý cho doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện ăn uống để diễn ra một cách thành công nhất.

1.Tìm hiểu xem khách mời là những ai?

Để có một kế hoạch thực đơn chi tiết và phù hợp với buổi sự kiện, trước hết doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ khách mời của mình là ai, họ có những thói quen ăn uống như nào, họ thuận tay nào, có khẩu phần ăn gì đặc biệt không?,… Hãy chắc chắn rằng khi lên một kế hoạch thực đơn cho buổi tổ chức sự kiện ăn uống, phải tạo được sự thoải mái với những gì khách mời được trải nghiệm. Doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau để quyết định lên một thực đơn phù hợp, cũng như có những kế hoạch dự phòng để xử lý những tình huống phát sinh không đáng có. Càng có nhiều thông tin về khách mời, thì doanh nghiệp có thể chuẩn bị những phương án tốt nhất cho buổi sự kiện ăn uống.

Tìm hiểu về khách mời để lên một phương án tiếp đãi tốt nhất

2. Chất lượng bữa ăn được đặt lên hàng đầu

Đây chính là điều cốt lỗi để làm nên một buổi tổ chức sự kiện ăn uống thành công. VIệc lựa chọn những thực phẩm chất lượng và tươi ngon nhất sẽ chính là thước đo đánh giá của khách mời đối với doanh nghiệp. Các món ăn trong buổi tiệc phải được kết hợp hài hoà phù hợp với khẩu vị chung của các khách mời. Ngoài ra việc bày biện các món ăn và sắp xếp vị trí các món trên bàn cũng phải được căn chỉnh cẩn thận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên chú ý tới số lượng khách mời trên một bàn, từ đó có thể cân nhắc lên kế hoạch cân đối các món ăn sao cho hợp lý.

Chất lượng bữa ăn được đặt lên hàng đầu

Trên bàn ăn nên có các màu sắc đến từ những món ăn sẽ mang lại sự nổi bật, thể hiện sự tinh tế và chu đáo của những nhà tổ chức sự kiện ăn uống đến cho khách mời. Thực phẩm phải được đảm bảo có nguồn gốc rõ ràng và được chế biến phục vụ một cách cẩn thận. Doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu nhu cầu ăn uống của khách mời, nếu họ là những người ăn chay, hãy chuẩn bị một bữa ăn đặc biệt cho họ.

3. Lựa chọn đồ uống phù hợp với buổi sự kiện

Sau khi đã có được một kế hoạch những món ăn để tiếp đãi khách mời, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn những thức uống sao cho phù hợp với khẩu phần ăn nhất. Đối với những bữa tiệc quan trọng thì không thể nào thiếu những đồ uống có cồn như rượu vang, bia,… Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên cân đối ngân sách khi tổ chức sự kiện ăn uống để lựa chọn ra những loại đồ uống phù hợp, không nên để vượt quá ngân sách đề ra. Việc lựa chọn nên một loại thức uống phù hợp với bữa ăn là vô cùng quan trọng, bởi thức uống sẽ góp phần không nhỏ vào việc gia tăng hương vị của thức ăn, cũng như thể hiện sự cẩn thận chu đáo của nhà tổ chức sự kiện.

Lựa chọn đồ uống phù hợp với mỗi bữa tiệc

4. Nguyên tắc phục vụ và bố trí bàn

Bộ phận phục vụ tốt sẽ tạo nên một buổi tổ chức sự kiện ăn uống thành công. Nên lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho tránh để những thực khách có thể nhìn thấy được bên trong của nhà bếp. Ngoài ra khi ngồi ăn ở gần khu vực bếp, khách mời sẽ bị ảnh hưởng bởi mùi trong gian bếp và khiến họ cảm thấy khó chịu trong suốt quá trình sự kiện ăn uống. Có thể tuỳ vào tính chất của mỗi bữa tiệc mà đơn vị tổ chức sẽ bố trí bàn tiệc khác nhau, có thể để tên của từng khách mời lên mỗi vị trí ngồi. Tuy nhiên điều cần lưu ý là làm sao thuận tiện hơn cho việc phục vụ của nhân viên. Nhân viên phục vụ cần hiểu rõ công việc họ làm, để làm được điều này đòi hỏi sự phân công và bố trí công việc rõ ràng từ những người tổ chức. Nhân viên nào phụ trách khu vực nào, những khách mời nào, bàn tiệc nào, món gì… đều phải được chỉ điểm cụ thể từ trước.

Bố trí bàn ăn phù hợp với chủ đề của buổi tiệc

Kỷ Nguyên trong hơn 20 năm thành lập và phát triển luôn cố gắng trong mỗi sự kiện của khách hàng, tập trung xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn và báo giá một cách nhanh chóng – tận tâm – tin cậy!