02/11/2022 Cẩm nang doanh nghiệp

LÀM SAO ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 20/11 THÀNH CÔNG?

Như hầu hết các sự kiện tập thể khác, thành công của sự kiện 20/11 phụ thuộc vào nhiều yếu tố, cả về nội dung lẫn hậu cần. Không dễ để cho ra các ý tưởng tổ chức sự kiện 20/11 thú vị, hài lòng được nhiều đối tượng tham gia, nhưng để thực thi các ý tưởng đó cũng không hề đơn giản. Trong bài viết sau, cùng Kỷ Nguyên tham khảo các gợi ý giúp lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện 20/11 phù hợp, cũng như điểm qua các lưu ý về mặt tổ chức để tổ chức một sự kiện thành công và mang lại nhiều ý nghĩa.

1/ Dựa vào đâu để lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện 20/11 phù hợp?

Có nhiều tiêu chí cần cân nhắc khi ban tổ chức sự kiện 20/11 đánh giá tính khả thi của ý tưởng. Trong đó, 4 yếu tố chủ chốt để đưa ra quyết định chính là:

a/ Dự trù số lượng người tham gia sự kiện 20/11

Giống như các sự kiện tập thể khác, người tham gia chính là yếu tố quan trọng nhất của sự kiện 20/11 – giáo viên, học viên, cán bộ nhân viên, … Số lượng người tham gia có ảnh hưởng lớn tới các công tác hậu cần như lựa chọn địa điểm tổ chức, trang thiết bị; cũng như quy trình của nhân sự trước, trong và sau ngày diễn ra sự kiện 20/11.

Với các khâu chuẩn bị hậu cần trong tổ chức sự kiện 20/11, số lượng người tham gia có ảnh hưởng lớn

Mỗi ý tưởng sự kiện 20/11 đều có tính chất và thể lệ phù hợp với số lượng người tham gia nhất định. Do đó, hãy khảo sát và đưa ra các con số gần nhất cho số lượng người tham gia sự kiện 20/11 của mình từ sớm.

b/ Chủ đề cho sự kiện 20/11

Để sự kiện 20/11 trở nên thú vị và có sức lôi cuốn với đông đảo giáo viên, học viên, lựa chọn một chủ đề phù hợp có vai trò then chốt. Không chỉ chi phối nội dung sẽ diễn ra trong chương trình, chủ đề còn ảnh hưởng lớn tới các đặc điểm về thẩm mĩ của sự kiện, cũng như tăng sức hấp dẫn khi truyền thông nội bộ tới các đối tượng tham gia.

Chủ đề cho sự kiện 20/11 sẽ ảnh hưởng tới các yếu tố thẩm mĩ của sự kiện, cũng như hỗ trợ khá tốt cho các hoạt động truyền thông nội bộ

Từ ý tưởng gốc cho sự kiện 20/11, hãy thử hình dung các chủ đề phù hợp cho từng ý tưởng đó. Ví dụ, nếu trường cân nhắc tổ chức hội thao văn nghệ, hãy cân nhắc các thể loại nhạc sẽ được sử dụng tranh tài. Hay nếu ngày hội thể thao đang được xây dựng chủ đề, thử suy xét nên chỉ tập trung vào một địa hình hay chỉ bao gồm các môn thi đấu theo đội,…

c/ Địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện 20/11

Yếu tố tiếp theo cần cân nhắc khi lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện 20/11 chính là thời gian và địa điểm. Tuỳ thuộc vào ý tưởng, chủ đề và số lượng người tham gia, có thể cân nhắc tổ chức sự kiện 20/11 trong hoặc ngoài khuôn viên trường học. Cần lưu ý, nếu tổ chức ngoài trời cần có các phương án dự trù cho các nguy cơ thời tiết bất lợi.

Sự kiện 20/11 có thể cân nhắc tổ chức trong hoặc ngoài khuôn viên trường học, tùy thuộc vào ý tưởng, chủ đề và số lượng người tham gia

Về thời gian, cần thoả mãn cả kế hoạch hoạt động của trường lẫn chương trình của sự kiện 20/11. Giải quyết tối ưu vẫn luôn là tổ chức sự kiện 20/11 vào cuối tuần. Điều này đảm bảo được mọi người sẽ có thể tham gia trọn vẹn sự kiện 20/11 – vốn có thể mất cả ngày để diễn ra tất cả các hoạt động.

d/ Chi phí tổ chức sự kiện 20/11

Để sự kiện 20/11 diễn ra thành công nhất, các trường cần tính toán và trích ra một nguồn kinh phí phù hợp với số lượng người tham gia, điều kiện hiện có của trường, cũng như định hướng chủ đề cho buổi lễ mà nhà trường đề ra để chuẩn bị những cơ sở vật chất cần thiết, tránh những thiếu sót trong ngày diễn ra sự kiện 20/11.

Ngoài ra, do đây là một sự kiện đòi hỏi sự chu toàn cao, hãy đảm bảo các trang thiết bị cần chuẩn bị/mua sắm được liệt kê đầy đủ và được mua sắm từ sớm, để tối ưu chi phí và tránh những chi phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện 20/11.

2/ Một số lưu ý khi triển khai tổ chức sự kiện 20/11

Lựa chọn được một ý tưởng sự kiện 20/11 phù hợp với đặc điểm của tập thể giáo viên, học viên, cán bộ có thể đã là một thành công với ban tổ chức. Tuy nhiên, để hiện thực hóa ý tưởng đó theo đúng các tiêu chí đề ra, cần chú ý. 

a/ Phổ biến rộng rãi tính chất, thể lệ của sự kiện 20/11

Để thu hút được nhiều người tham gia với một sự kiện có tính chất tự nguyện như sự kiện 20/11, cần phổ biến rõ ràng, cụ thể tính chất và thể lệ của sự kiện được ban tổ chức lựa chọn tới toàn thể giáo viên, học viên và cán bộ

Sự kiện 20/11 thường không hướng tới một đối tượng người tham gia bắt buộc nào và do đó việc tham gia hoàn toàn mang tính tự nguyện. Để thu hút được nhiều người tham gia, cần phổ biến rõ ràng, cụ thể tính chất và thể lệ của sự kiện được ban tổ chức lựa chọn tới toàn thể giáo viên, học viên và cán bộ. Có như vậy mới có thể thu hút được đủ số lượng người tham dự các sự kiện có tính chất tranh tài như ngày hội thể thao, hội thao văn nghệ; hoặc để các hoạt động như hội trại hay chuyến đi thực tế mang lại được ý nghĩa cho nhiều người tham gia nhất có thể.

b/ Xây dựng chương trình sự kiện 20/11

Song song với các công tác chuẩn bị hậu cần, về mặt nội dung, cần phải xây chương trình cho sự kiện 20/11. Các sự kiện cần được sắp xếp theo trình tự nào sao cho hợp lí? Cần những nhân sự nào thực hiện và đòi hỏi những trang thiết bị gì?… 

Vì tính chất liên quan mật thiết tới các bước thực thi sự kiện, do đó, kế hoạch tổ chức chương trình cần phải thật chi tiết và dễ hiểu. Ngoài ra, để tăng sự tò mò và chờ đón cho sự kiện 20/11, hãy dùng chính những thông tin quan trọng nhất của chương trình sự kiện này để truyền thông nội bộ tới các đối tượng tham gia.

c/ Chuẩn bị hậu cần trong tổ chức sự kiện 20/11

Tùy vào ý tưởng tổ chức sự kiện 20/11 được lựa chọn mà các trang thiết bị cần thiết sẽ khác nhau. Tuy nhiên, dù là hình thức gì, cần tối ưu giữa số lượng và dự trù kinh phí để ưu tiên những trang thiết bị cần thiết, cũng như tiến hành khảo giá sớm và đặt hàng theo số lượng lớn để có được những báo giá tốt nhất, đảm bảo kinh phí tổ chức.

Các trang thiết bị cần thiết cho tổ chức sự kiện 20/11 sẽ khác nhau tương ứng với ý tưởng được lựa chọn

Ngoài ra, cần ghi lại chi tiết các khoản chi để tránh thất thoát khi đối chiếu với phòng kế toán của trường sau sự kiện.

d/ Tổng duyệt và dự trù rủi ro khi tổ chức sự kiện 20/11

Sau khi các bước chuẩn bị dần hoàn tất, để chắc chắn mọi thứ sẽ vận hành như ý đồ của kế hoạch tổ chức, chúng ta cần tổng duyệt sự kiện 20/11. Khi tổng duyệt, ban tổ chức sẽ phổ biến thực tế các diễn biến của sự kiện tới các nhóm tham gia liên quan, cũng như phát hiện ra các rủi ro/lỗ hổng trong kế hoạch tổ chức để có thể chỉnh sửa kịp thời. Và một khi đã nhận diện các rủi ro tổ chức, cần cùng nhau thống nhất các phương án giải quyết cho chúng để có thể luôn trong trạng thái sẵn sàng nếu chúng có xảy ra tại ngày diễn ra sự kiện 20/11.

e/ Đánh giá hậu sự kiện 20/11

Dù có chuẩn bị hay tổng duyệt kỹ lưỡng tới đâu, một sự kiện luôn tồn tại sơ suất. Và để nhận diện các sơ suất ấy, cũng như hoàn thiện hơn cho các sự kiện về sau, bước cuối cùng khi tổ chức sự kiện 20/11 chính là đánh giá sau sự kiện. Cách làm phổ biến chính là đánh giá nội bộ ban tổ chức, dựa trên ưu/nhược điểm và tổng hợp các bài học rút ra. Ngoài ra, cần lắng nghe cả ý kiến từ trải nghiệm của người tham gia để mang tới góc nhìn khách quan hơn.

Đánh giá sau sự kiện 20/11 sẽ giúp nhận diện các sơ suất, cũng như hoàn thiện hơn cho các sự kiện về sau

Trên đây là 04 gợi ý giúp lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện 20/11 phù hợp, cũng như 05 lưu ý về mặt tổ chức các trường có thể tham khảo cho dịp 20/11 đang cận kề. Ngoài một sự kiện chất lượng, hãy tham khảo các bài viết khác của Kỷ Nguyên để có thể chuẩn bị những món quà phù hợp, những lời chúc ý nghĩa gửi tặng tới toàn thể các giáo viên trong ngày Nhà giáo Việt Nam năm nay.

———–

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Quà tặng ngày nhà giáo Việt Nam – làm sao để tạo ấn tượng?

20 lời chúc ngày Nhà giáo Việt Nam chân thành, ý nghĩa