TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI THÀNH CÔNG TRONG 7 BƯỚC

Bất kể là sự kiện công ty, một buổi teambuilding ngoài trời, hay một chuyến đi cắm trại, tổ chức sự kiện ngoài trời là một ý tưởng tuyệt vời để tận dụng không gian thiên nhiên, cũng như mang tới một làn gió mới cho các sự kiện ấy. Một nghịch lý tồn tại ở đây chính là mặc dù các sự kiện ngoài trời sẽ thiếu đi tính trang trọng như các sự kiện trong nhà, chúng lại đòi hỏi công tác chuẩn bị kỹ càng hơn. Trong bài viết này, hãy cùng Kỷ Nguyên điểm qua 9 bước cần thiết để tổ chức sự kiện ngoài trời thật thành công cho doanh nghiệp của mình.

1. Phân công nhân sự tổ chức sự kiện ngoài trời

Bước đầu tiên khi tổ chức sự kiện, dù là trong nhà hãy ngoài trời, chính là phân công nhân sự. Với tổ chức sự kiện ngoài trời, cần chú ý tới phân công nhân sự điều phối chương trình và nhân sự chuẩn bị cơ sở vật chất.

Khá nhiều địa điểm được lựa chọn để tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ yêu cầu ban tổ chức trả lại nguyên trạng không gian sau khi kết thúc sự kiện. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần lên kế hoạch phân công nhân sự thiết lập (setup) trước và dọn dẹp sau sự kiện. Đối với một số địa điểm, bạn thậm chí có thể phải dọn rác, vì vậy hãy hỏi rõ về những yêu cầu trên.

Cần lên kế hoạch phân công nhân sự thiết lập (setup) trước và dọn dẹp sau sự kiện

2. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thích hợp

Địa điểm tổ chức là một yếu tố quan trọng của bất kỳ sự kiện ngoài trời nào. Nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn cho công tác hậu cần và cảm giác chung của sự kiện. Bạn có định lựa chọn một địa điểm thường được sử dụng để tổ chức các sự kiện ngoài trời không? Nếu vậy, mọi thứ sẽ được tiến hành khá trơn tru. Nếu bạn đang hướng tới một môi trường “tự nhiên” hơn với ít cơ sở hạ tầng hơn, bạn sẽ cần nhiều bước chuẩn bị hơn để mọi thứ trở nên suôn sẻ.

Địa điểm tổ chức Lễ Hội cắm trại Việt Nam – CampFest 2022 nằm cạnh hồ Dầu Tiếng

Hãy dành thời gian để khảo sát địa điểm và tìm kiếm những thiết bị mà không gian ấy cần được bổ sung. Lưu ý các ưu điểm đặc biệt mà bạn muốn làm nổi bật ở địa điểm, ví dụ như hồ nước phù hợp làm phông nền hoặc cây để treo đèn. Cũng cần lưu ý bất kỳ trở ngại nào liên quan đến địa điểm. Địa điểm hay có gió không? Địa điểm có nằm ở một vùng trũng ẩm ướt không? Địa điểm có nhiều côn trùng không? Ghi chú lại cẩn thận bất cứ đặc điểm gì đáng lưu tâm trong buổi khảo sát địa điểm của mình để có thể lên kế hoạch cho địa điểm ấy.

3. Cân nhắc về tính an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn sẽ cần đường dốc và điểm tiếp cận cho những người có vấn đề về di chuyển, ánh sáng rõ ràng và biển báo cho những người có tầm nhìn hạn chế. Khảo sát địa điểm với những lưu ý về khả năng tiếp cận của địa điểm ấy. Lưu ý bất kỳ khu vực nào có thể gây khó khăn và tìm ra cách bạn sẽ giúp những người có vấn đề về di chuyển điều hướng chúng.

4. Nắm rõ các quy định và xin đầy đủ các giấy phép tổ chức sự kiện cần thiết

Các quy định cực kỳ quan trọng đối với tổ chức sự kiện ngoài trời. Đây có thể không phải là phần thú vị nhất của quá trình chuẩn bị, nhưng việc tìm hiểu về các quy định về tiếng ồn, các quy tắc về phòng chống cháy nổ và an toàn cũng như các hạn chế của địa phương đối với các sự kiện ngoài trời sẽ quyết định giới hạn và thời điểm bạn có thể tiến hành các công đoạn chuẩn bị. Nếu bạn đang chuẩn bị cho bất cứ điều gì ngoài khuôn khổ như pháo hoa, động vật sống, tổ chức một buổi biểu diễn ánh sáng hoặc đốt lửa, hoặc mang theo thiết bị đặc biệt, bạn sẽ cần phải làm việc với sở công an địa phương và hội đồng thành phố để đảm bảo mọi thứ sẽ được cấp phép.

Việc tìm hiểu về các quy định của địa phương đối với sự kiện ngoài trời sẽ quyết định giới hạn và thời điểm bạn có thể tiến hành chuẩn bị

Tùy thuộc vào địa điểm tổ chức, các sự kiện ngoài trời có thể yêu cầu giấy phép của chính quyền địa phương để có thể tổ chức một cách hợp pháp. Chúng bao gồm giấy phép phân vùng, giấy phép thực phẩm và đồ uống, và giấy phép tập hợp cho số lượng người tham gia thích hợp. Hãy nghiên cứu các giấy phép cần thiết ở địa phương của bạn và dành thời gian xin chấp thuận từ sớm trước ngày diễn ra sự kiện.

Các mẫu đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện quý công ty, doanh nghiệp có thể xem tại đây.

5. Sử dụng công cụ quản lí chính xác trong tổ chức sự kiện ngoài trời

Một trong những bước quan trọng nhất trong việc học cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời chính là làm quen với các công cụ quản lí nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Cho dù đó là một ý tưởng tour tham quan trực tuyến nhằm khiến người tham dự hào hứng với sự kiện, một phương pháp tối ưu để quản lý danh sách người tham dự hay các giải pháp lập sơ đồ địa điểm, mọi sự kiện đều cần tới các công cụ quản lí để tối đa hóa khả năng thành công. Và tất nhiên, vì mọi sự kiện đều khác nhau, đừng mong đợi một giải pháp phù hợp với tất cả.

Cần phải làm quen với các công cụ quản lí nhằm đảm bảo sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ

6. Chuẩn bị trang thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp

Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi số lượng lớn thiết bị để hoạt động trơn tru. Để đảm bảo những người tham dự có trải nghiệm tốt nhất, cần phải bổ sung một vài lưu ý. Tùy thuộc vào địa điểm, bạn có thể cần mang theo nguồn nhiệt riêng (như lò nướng), lều để tránh ánh nắng mặt trời, và thiết bị để lưu trữ và làm mát thực phẩm. Nếu không thể sử dụng tủ đông lạnh tại sự kiện, hãy lựa chọn những thực phẩm đơn giản, có thể để ngoài trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Bạn sẽ cần chỗ cho khách ngồi, cùng với mọi thứ để họ dùng bữa. Nếu sự kiện của bạn có khiêu vũ, thuyết trình hoặc âm nhạc, bạn sẽ cần thêm thiết bị âm thanh/hình ảnh nữa. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn có cần sử dụng không gian trong nhà để khách có thể giải nhiệt hoặc sưởi ấm trong điều kiện nhiệt độ khắc nghiệt hay không.

Nếu sự kiện của bạn có khiêu vũ, trình diễn văn nghệ, bạn sẽ cần thêm thiết bị âm thanh, ánh sáng

Nếu bạn sử dụng nhà vệ sinh di động, hãy cân nhắc về vị trí đặt chúng. Đảm bảo các vị trí có thể dễ dàng truy cập nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư. Nếu có thể sử dụng nhà vệ sinh trong nhà, hãy đảm bảo rằng bạn có bảng chỉ dẫn rõ ràng cho người tham dự biết phải đi đâu.

Để công tác chuẩn bị không trở nên quá sức, hãy cân nhắc lựa chọn và hợp tác với những nhà cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời. Họ sẽ hướng dẫn và gợi ý những thiết bị bạn cần. Việc bạn cần làm chính là lên danh sách thiết bị chi tiết, cập nhật cùng phân công nhân sự chuẩn bị cho từng món đồ, cũng như xác định bất kỳ yếu tố bất hợp lý diễn ra.

7. Tổng duyệt và kế hoạch quản lí rủi ro

Sự kiện ngoài trời mang lại rất nhiều niềm vui, nhưng sẽ có một số hạn chế khi so sánh với các sự kiện trong nhà. Nghiêm trọng nhất trong số đó chính là thời tiết. Do đó, việc tổng duyệt sự kiện nhiều lần là rất cần thiết nhằm phát hiện sớm các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài trời. Một ví dụ của việc quản lí rủi ro chính là lập kế hoạch hoạt động dự trù nếu trời mưa, quá nóng hoặc lạnh để bạn có thể thay đổi khi những hoàn cảnh đó ập tới. Bạn có thể chuẩn bị với nhà cung cấp các thiết bị cần thiết trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, ví dụ như ô, lều hoặc tấm che đồ đạc. Bạn cũng nên dành thời gian suy nghĩ về bất kỳ vấn đề nào khác có thể xảy ra vào ngày diễn ra sự kiện để có thể đưa ra kế hoạch dự phòng cho những vấn đề đó.

Trên đây là 7 bước cần thiết để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công cho doanh nghiệp. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên tự tin có thể giúp doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện ngoài trời ấn tượng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các thủ tục và quy trình. Hãy liên hệ ngay cho Kỷ Nguyên để nhận được tư vấn và hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho sự kiện của doanh nghiệp.

______

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>> Xem thêm:

5 lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công mùa dịch bệnh

6 ý tưởng tổ chức sự kiện mùa hè cho gia đình nhân viên

10 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện cộng đồng chuyên nghiệp