5 LƯU Ý ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG MÙA DỊCH BỆNH

Dịch bệnh ngày càng trở nên khó lường trước sự biến hóa của các biến chủng, vậy nên dù các hoạt động không còn bị giới hạn quá nhiều nhưng mỗi chúng ta nên tự ý thức để bảo vệ bản thân và cộng đồng trước dịch bệnh phức tạp. Trong bối cảnh này, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một bài toán khó bởi ngoài việc lên kế hoạch để tạo nên một sự kiện ấn tượng, ban tổ chức còn cần quan tâm đến những quy định của Bộ Y Tế để đảm bảo an toàn cho sự kiện. Hãy cùng Kỷ Nguyên điểm qua một số lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công nhưng vẫn đảm bảo an toàn giữa mùa dịch bệnh.

1. Lựa chọn địa điểm, bố trí không gian hợp lý:

Địa điểm luôn là một nhân tố thiết yếu để tạo nên một sự kiện thành công. Trong bối cảnh dịch bệnh, việc lựa chọn địa điểm càng trở nên quan trọng. Những không gian mở, thoáng đãng là những địa điểm được khuyến khích lựa chọn. Bên cạnh đó, không gian cũng cần đủ rộng để đảm bảo những quy định về giãn cách của bộ y tế. Ban tổ chức nên bố trí những biển báo, bảng hướng dẫn cụ thể để khách mời có thể dễ dàng theo dõi và di chuyển theo chỉ dẫn. Vị trí ngồi của khách tham dự cần được tính toán rõ ràng theo quy chuẩn đã được ban hành, ban tổ chức cũng nên chuẩn bị sẵn biển tên đặt theo vị trí ngồi để khách mời có thể chủ động theo dõi và tiến vào vị trí của mình một cách nhanh nhất có thể, tránh tụ tập làm mất đảm bảo an toàn về giãn cách hay làm chậm chễ sự kiện.

Ưu tiên lựa chọn không gian mở, rộng rãi, thoáng đãng

2. Giới hạn số lượng người tham gia:

Việc tụ tập quá đông người một cách không cần thiết là một điều vô cùng rủi ro trong thời buổi dịch bệnh. Doanh nghiệp nên lập danh sách khách mời tham gia sự kiện một cách cẩn thật, giới hạn số lượng thành viên tham gia một cách tối giản nhất có thể. Những thành viên tham gia sự kiện cũng cần được lưu lại thông tin đầy đủ để dễ dàng truy xuất lộ trình trong trường hợp cần thiết. Giới hạn đối tượng tham gia bằng điều kiện đã tiêm đủ hai mũi vắc xin cũng là một biện pháp cần thiết giúp đảm bảo sự an toàn cho sự kiện.

Lên danh sách khách mời một cách cẩn thận

3. Tổ chức tiệc ăn uống hợp lý:

Trong bối cảnh dịch bệnh thì mô hình vốn phổ biến như tiệc đứng (tiệc buffet) lại trở nên không phù hợp. Ban tổ chức nên ưu tiên hình thức ăn uống tại chỗ với những suất ăn cá nhân. Nếu tổ chức tiệc ăn tập trung cần đảm bảo khoảng cách giữa các ghế ngồi theo quy định của bộ y tế, nên chuẩn bị các vách ngăn để đảm bảo an toàn cho khách mời. Nhân viên tham gia phục tiệc cần được cung cấp đầy đủ kiến thức về đảm bảo an toàn trong quá trình phục vụ, cũng như trang bị các phương tiện bảo hộ để đảm bảo an toàn cho khách mời lẫn người phục vụ.

Cần lưu ý để lựa chọn phương thức tổ chức tiệc ăn hợp lý

4. Đảm bảo vệ sinh khử khuẩn:

Đây là một yếu tố mới cần được quan tâm trong quá trình tổ chức sự kiện trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp hiện nay. Không gian sự kiện cần đảm bảo đã được khử khuẩn trước khi bắt đầu sự kiện. Các vật dụng thường bị tiếp xúc (nút bấm thang máy, tay nắm cửa,…) cần được khử khuẩn liên tục trong quá trình diễn ra sự kiện. Những sản phẩm sát khuẩn như nước rửa tay, xịt khử khuẩn cần được bố trí hợp lý để mọi người tham gia sự kiện có thể sử dụng ngay khi có nhu cầu. Nhân viên tham gia tổ chức và điều phối sự kiện, những người sẽ phải tiếp xúc với nhiều với khách tham dự cần được trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ (khẩu trang, kính chống giọt bắn,…) để đảm bảo an toàn cho bản thân họ cũng như cho cho đối phương.

Đảm bảo khử khuẩn trước khi diễn ra sự kiện

5. Lên kế hoạch cho những rủi ro:

Quản trị rủi ro là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện nhưng lại thường bị xem nhẹ. Bên cạnh việc lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động hay danh sách khách mời của sự kiện, tổ chức sự kiện trong bối cảnh hiện nay còn cần lưu ý đến việc lường trước những rủi ro về dịch bệnh. Ban tổ chức cần chuẩn bị sẵn sàng phòng cách ly chuyên biệt để đề phòng trường hợp xấu nhất khi xuất hiện những người có biểu hiện ho, sốt, khó thở trong không gian sự kiện. Ngoài ra, ban tổ chức cũng cần lường trước để xử lý những vấn đề như trì hoãn timline của sự kiện, khách mời tụ tập làm mất đảm bảo về quy định giãn cách,… Việc lên kế hoạch và biện pháp chi tiết cho những rủi ro có thể xảy ra sẽ giúp ban tổ chức có thể nhanh chóng, bình tĩnh xử lý mọi vấn đề đột xuất, giúp sự kiện được diễn ra thuận lợi.

Lên kế hoạch cho những rủi ro có thể xảy ra

Sức khỏe và an toàn của mọi người luôn là vấn đề nên được ưu tiên hàng đầu. Ứng phó tác động của Covid 19 và tuân theo những quy định về phòng dịch của chính phủ là trách nhiệm chung của toàn xã hội. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên tự tin có thể giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện ấn tượng nhưng vẫn đảm bảo an toàn phòng dịch. Hãy liên hệ ngay cho Kỷ Nguyên để nhận được tư vấn và hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho sự kiện của doanh nghiệp.

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com.

>>> Xem thêm:

DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

5 LƯU Ý KHI TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM CHO DOANH NGHIỆP

4 Ý TƯỞNG “BẮT TREND” 2021 GIÚP BUỔI TIỆC CUỐI NĂM CỦA CÔNG TY TRỞ NÊN THÚ VỊ