11/09/2021 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Bật mí 4 mẹo hậu cần sự kiện cho doanh nghiệp

Hậu cần sự kiện – công việc tưởng chừng nhỏ nhặt phía sau hậu trường – lại có vai trò vô cùng quan trọng. Công tác hậu cần bao gồm rất nhiều các hoạt động đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt và kiểm soát liên tục, chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể phá hỏng sự kiện của doanh nghiệp. Hiểu được điều này, Kỷ Nguyên với kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực quảng cáo và tổ chức sự kiện của mình, sẽ đưa ra những mẹo cơ bản bạn cần biết để công việc này trở nên suôn sẻ hơn.

1. Tìm kiếm và đảm bảo địa điểm tổ chức từ sớm

Địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố đầu tiên cần phải được thống nhất. Tùy theo loại hình sự kiện, đối tượng tham gia cũng như nguồn ngân sách, doanh nghiệp có thể chọn những địa điểm khác nhau để tạo điểm nhấn riêng. Đó có thể là một khu đất rộng rãi, thoáng mát hoặc không gian khách sạn sang trọng, lộng lẫy,…

Từ việc xác định thời gian, công việc hậu cần sự kiện đòi hỏi bạn hoàn thành các thủ tục giấy phép, hợp đồng thuê và đặt cọc, đảm bảo an ninh an toàn. Đặc biệt, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ các quy định, chính sách riêng của địa điểm thuê đó để phòng tránh những trường hợp bất đắc dĩ, thậm chí là hủy bỏ sự kiện.

Doanh nghiệp nên khảo sát từ sớm và lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện của mình

>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện: Nên chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời?

2. Luôn lường trước và chuẩn bị “plan B”

“Những nhà tổ chức sự kiện tuyệt vời là những bậc thầy về lập kế hoạch cho những điều bất ngờ.”

Bạn hoàn toàn có thể rút kinh nghiệm từ đối thủ, hay chính những sự kiện trong quá khứ để tìm ra hướng đi phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Những sự cố về trang thiết bị, nhân sự, hay các quy định giãn cách để phòng tránh dịch bệnh, thì việc có một “plan B” để đối phó là điều cấp thiết hơn bao giờ hết.

Khi bạn đã có kế hoạch giải quyết cho mọi vấn đề có thể phát sinh, hay chắc chắn rằng đội ngũ nhân viên hậu cần sự kiện nắm bắt đầy đủ và kịp thời thông tin thay đổi.

Hãy đảm bảo rằng bạn luôn sẵn sàng cho kế hoạch dự phòng

>>> Xem thêm: Có thể bạn chưa biết: 3 bước đánh giá mức độ an toàn của một sự kiện

3. Tận dụng công nghệ

Công nghệ ngày càng hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tiền bạc và nhân lực. Tận dụng các ứng dụng, nền tảng cho phép bạn hợp lý hóa công tác hậu cần sự kiện. Cụ thể hơn, chúng giúp bạn hạn chế các thủ tục giấy tờ phức tạp và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. 

Nhiều doanh nghiệp đã kết hợp các công cụ ảo và thu phát trực tuyến vào sự kiện của mình, hãy cân nhắc các nền tảng có tính bảo mật và độ ổn định cao để dễ dàng quản lý hơn.

Công nghệ là trợ thủ đắc lực trong mọi hoạt động hậu cần sự kiện

4. Truyền đạt thông tin chính

Có một điều mọi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện cần phải lưu tâm, đó là việc giao tiếp với người tham gia. Ngay cả khi bạn cập nhật mọi thông tin về sự kiện lên trang web, email hay áp phích, họ vẫn có thể bị bỏ lỡ. Trong hoàn cảnh đó, giao tiếp quá mức, thậm chí chuẩn bị mẫu trả lời, cung cấp thừa thông tin vẫn sẽ là lựa chọn phù hợp.

Ngoài ra, hãy đảm bảo đơn vị vận chuyển đồ đạc, nhà tài trợ nắm rõ về lối ra vào và thời gian setup, cung cấp cho nhân viên checklist kiểm tra tất tần tật các đầu mục, và cả những hướng dẫn soát vé dành cho khách mời,…

Nội dung thông tin truyền tải cần cập nhật đầy đủ và nhanh chóng nhất

Phải nói rằng, để một sự kiện doanh nghiệp diễn ra thành công tốt đẹp, mọi bước hậu cần sự kiện từ việc lên kế hoạch, bố trí và kiểm soát đều phải rất linh hoạt, cẩn thận. Để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tối đa những sự cố hy hữu, doanh nghiệp nên tìm đến một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp và có phong cách làm việc phù hợp.

Kỷ Nguyên Group với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và am hiểu thị trường, cam kết sẽ tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp thành công và ý nghĩa. Dựa trên yêu cầu và mong muốn cũng như ngân sách của khách hàng, Kỷ Nguyên sẽ thực hiện hóa nó trong thời gian sớm nhất!

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com.

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Top 3 câu hỏi thường gặp dành cho những nhà tổ chức sự kiện

Checklist tổ chức sự kiện trực tuyến mới nhất cho doanh nghiệp

Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A đến Z