Top 5 lưu ý khi tổ chức hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến (Webinar) là một trong những hình thức sự kiện phổ biến và được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay do tình hình dịch bệnh diễn ra phức tạp. Hội thảo trực tuyến đã trở thành một phương pháp hiệu quả trong việc mang lại kiến thức và thông tin hữu ích cho người tham gia cũng như tạo khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

Hãy cùng Kỷ Nguyên điểm qua những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi muốn tổ chức sự kiện hội thảo trực tuyến thành công

1. Truyền thông trước buổi tổ chức hội thảo trực tuyến

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải có những kịch bản cụ thể, những sự chuẩn bị kỹ lưỡng để thông báo tới khách hàng trước buổi tổ chức hội thảo trực tuyến. Việc truyền thông tốt sẽ khiến cho khách hàng chú ý tới doanh nghiệp của bạn, từ đó họ sẽ tham gia và hưởng ứng tới hội thảo mà doanh nghiệp của bạn đang tổ chức. Việc thời đại số 4.0 ngày một phát triển với các kênh truyền thông hiệu quả như qua website, mạng xã hội, email marketing, quảng cáo,…doanh nghiệp nên lựa chọn những nội dung thông báo phù hợp, bắt mắt nhằm thu hút được càng nhiều người tham gia càng tốt. Hãy tận dụng mọi thời gian và cơ hội để quảng bá cho sự kiện hội thảo trực tuyến của doanh nghiệp. Vì sao họ phải tham gia vào hội thảo? Hội thảo này có ý nghĩa và lợi ích gì cho họ? Đó là những gì mà doanh nghiệp phải làm để lôi kéo, thu hút người tham gia hội thảo trực tuyến. Từ đó, cơ hội quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp cũng được tăng lên.

Truyền thông trước những buổi hội thảo trực tuyến

2. Lên một kịch bản, chủ đề tổ chức hội thảo trực tuyến phù hợp

Vì là hội thảo trực tuyến nên việc chuẩn bị những kịch bản phù hợp và chi tiết là vô cùng quan trọng. Dù có thuê công ty tổ chức hội thảo trực tuyến hay doanh nghiệp bạn tự thực hiện thì chủ để, kịch bản của chương trình cũng cần phải được lên kế hoạch từ trước và cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút công chúng. Mỗi chương trình đều cần có một chủ đề thống nhất, chủ đề không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng, liên quan đến mục đích khi tổ chức hội thảo trực tuyến. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của bạn hướng đến.

Lên một kịch bản hợp lý trước mỗi buổi hội thảo

3.Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết

Đối với một buổi tổ chức hội thảo trực tuyến, việc chuẩn bị những thiết bị thu, phát là vô cùng quan trọng, bởi đây chính là cầu nối chính giữa doanh nghiệp và người tham gia. Bình thường khi tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp thường sẽ chỉ sử dụng bảng trình chiếu cũng như có giọng nói, tuy nhiên đây là một thiếu sót rất lớn. Buổi hội thảo trực tuyến sẽ chưa thật sự hiệu quả nếu còn thiếu hình ảnh webcam. Bởi vì nếu không nhìn thấy chính bạn, người tham gia sẽ không có cảm giác đang tham gia một hội thảo thực thụ. Bỏ lỡ webcam đồng nghĩa với việc bạn đang bỏ lỡ cơ hội người xem kết nối và tập trung vào những gì mình nói. Ngoài ra, khi người tham gia có thể nhìn thấy hình ảnh của người dẫn cũng như những người diễn giả, họ sẽ có cảm giác gần gũi hơn, tạo nên một không khí sôi nổi khi có những cuộc trao đổi trực tuyến, không có cảm giác nhàm chán và không có sự tương tác rõ ràng từ hai bên.

Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết

4.Tương tác với người tham gia

Hãy tận dụng tối đa sự đa dạng mà một sự kiện hội thảo trực tuyến mang lại, doanh nghiệp nên tạo ra một môi trường cởi mở, có sự giao tiếp hai chiều giữa diễn giả và người tham gia. Hãy tích cực đặt ra các câu hỏi và xem người tham gia trả lời như thế nào về chúng. Cũng như hãy để người tham gia hỏi lại để xem được họ mong muốn biết được điều gì từ phía doanh nghiệp. Đó chính là những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp có thể tận dụng thay vì phải tốn nhiều thời gian, chi phí khá lớn để thu thập được. Những thông tin này sẽ giúp bạn nắm được insight khách hàng, đồng thời gây được sự chú ý và lôi kéo người xem ở lại đến hết buổi hội thảo trực tuyến.

Tương tác với người tham gia hội thảo trực tuyến

5.Tối ưu những thông tin truyền tải

Khi truyền tải thông tin tới người tham gia hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp nên chú ý đưa thông tin cô đọng, ý nghĩa và có chiều sâu để giúp người tham gia có thể ghi nhớ, tiếp thu dễ dàng hơn. Bởi người tham gia sẽ chỉ tiếp nhận được thông tin thông qua màn hình, do đó nội dung quá nhiều chữ sẽ khiến cho họ cảm thấy không thoải mái. Thay vào đó, khi tổ chức hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp nên dùng biểu đồ hoặc sơ đồ, đồ hoạ với các số liệu thống kê, đưa những thông tin phức tạp trở nên đơn giản và cung cấp cho người tham gia một cách tiếp cận dễ dàng hơn.

Thông tin được truyền tải phải được tối ưu

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và truyền thông, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, Kỷ Nguyên tin chắc rằng sẽ mang tới cho quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện hay hội thảo, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn và báo giá một cách nhanh chóng – uy tín.