Tổ chức sự kiện mùa Covid – Giải đáp những thắc mắc của doanh nghiệp

Dịch bệnh Covid-19 đã và đang ảnh hưởng không nhỏ đến mọi mặt trong đời sống xã hội. Các hoạt động, sự kiện vốn rất phổ biến của doanh nghiệp đều bị hoãn lại hoặc được tổ chức theo một cách khác. Để có thể lên kế hoạch và có sự chuẩn bị tốt hơn khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch, trong bài viết này, hãy cùng Kỷ Nguyên đi tìm câu trả lời cho bài toán nan giải của các doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: Checklist tổ chức sự kiện trực tuyến mới nhất cho doanh nghiệp

Chuẩn bị trước các phương án

Khi đã có những ý tưởng về sự kiện, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm phương án dự phòng cho những tình huống khẩn cấp. Với những cuộc tụ tập đông người hay sự kiện có quy mô lớn như live concert, hội nghị hội thảo hay sự kiện cộng đồng, hãy giảm số lượng người tham dự và có những biện pháp phòng chống dịch theo khuyến cáo của Chính phủ:

Khuyến khích người tham dự ở nhà và theo dõi buổi công chiếu trực tuyến
Cung cấp vật dụng, thiết bị cho nhân viên và những người tham dự
Tham khảo ý kiến của cơ quan y tế địa phương

Doanh nghiệp nên có nhiều kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh

Xác định số lượng người tham dự

Trên thực tế, không có giới hạn cụ thể nào cho điều này. Tuy nhiên các doanh nghiệp có thể tập trung vào việc hạn chế sự tiếp xúc và thời gian tiếp xúc của mọi người bằng cách quy định chặt chẽ về số lượng tham dự và đảm bảo khoảng cách cần thiết.

Duy trì khoảng cách an toàn trong sự kiện

Theo những khuyến cáo của Bộ Y Tế, các doanh nghiệp có thể tận dụng những cách sau để hạn chế sự tiếp xúc và nguy cơ lây lan dịch bệnh:

Thuê một địa điểm tổ chức rộng hơn, có thể trong nhà hoặc ngoài trời
Chặn các hàng hoặc khu vực ghế ngồi để tạo khoảng cách đủ an toàn
Sử dụng nhiều lối ra/vào khác nhau hoặc lối đi một chiều để tránh sự chờ đợi, xếp hàng đông đúc
Ngăn cách các vị trí và đánh dấu bằng vạch kẻ, dải phân cách
Đặt các biển hướng dẫn tại khu vực ra/vào để nhắc nhở những người tham dự
Chuẩn bị các thiết bị, nền tảng để công chiếu trực tuyến
Hạn chế số lượng người sử dụng nhà vệ sinh cùng một lúc

Duy trì khoảng cách an toàn khi tổ chức sự kiện

Checklist công việc cho đội ngũ nhân viên

Tổ chức sự kiện mùa Covid đòi hỏi các doanh nghiệp cẩn thận hơn bao giờ hết trong việc phòng chống dịch bệnh và ngăn ngừa sự lây lan. Thông điệp 5K phải được tuân thủ chặt chẽ trong mọi khâu chuẩn bị và trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Bộ y tế khuyên cáo 5k để “chung sống” an toàn trong Covid

Mọi người tham dự có thể sẽ nhiễm bệnh nếu họ chạm vào bề mặt hay tiếp xúc với virus trong không khí. Do vậy, để tránh nguy cơ lây lan dịch bệnh, doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện trong mùa dịch có thể thực hiện những bước sau để duy trì môi trường lành mạnh:

1. Làm sạch và khử trùng

Xây dựng một lịch trình cụ thể để dọn dẹp
Làm sạch và khử trùng các bề mặt thường xuyên chạm vào tại địa điểm tổ chức sự kiện như tay nắm cửa, máy tính tiền, cầu thang, các thiết bị âm thanh, bàn ghế, khay đựng đồ,…
Chuẩn bị thêm những dụng cụ cần thiết cho việc dọn dẹp như găng tay, khẩu trang, đồ bảo hộ,…

Phun thuốc khử trùng khu vực tổ chức sự kiện

2. Nhà vệ sinh

Bố trí nhiều nhà vệ sinh và giới hạn số lượng người sử dụng nhà vệ sinh cùng một lúc
Ở vị trí cửa vào nhà vệ sinh có thể đánh dấu vạch xếp hàng để ngăn cách lượng người sử dụng
Làm sạch và khử trùng nhà vệ sinh, luôn giữ không khí thoáng đãng và trang bị đầy đụ vật dụng rửa tay và làm khô tay

3. Hệ thống thông gió

Doanh nghiệp cần phải đảm bảo hệ thống thông gió hoạt động tốt và lưu thông không khí ngoài trời. Nếu như tổ chức ngoài trời, điều này có thể không phải là mối bận tâm lớn. Nhưng với những sự kiện tổ chức trong nhà, những yếu tố những nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng quạt, thay cho không khí trực tiếp ngoài trời.

4. Các dịch vụ ăn uống

Để tuân thủ các quy định trong mùa dịch, các vật dụng phục vụ thực phẩm dùng một lần bao gồm đồ dùng và bát đĩa nên được ưu tiên. Nếu các vật dụng dùng một lần không khả thi hoặc không mong muốn, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng vật dụng khác, miễn là chúng được xử lý đảm bảo vệ sinh.

5. Tác phong làm việc

Đây là yếu tố cuối cùng và có lẽ là quan trọng hàng đầu để có thể tổ chức sự kiện trong mùa dịch thành công suôn sẻ. Doanh nghiệp có thể nâng cao ý thức phòng chống dịch bệnh và đào tạo đội ngũ nhân viên trước khi lên kế hoạch. Tác phong làm việc chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác tham dự.

Tác phong chuyên nghiệp của đội ngủ nhân viên đem lại ấn tượng tốt về doanh nghiệp

Hi vọng rằng những thông tin Kỷ Nguyên chia sẻ có thể gỡ rối những khó khăn của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện vào thời điểm dịch bệnh. “Chúng tôi hiểu mỗi giây phút, mỗi sự kiện, mỗi hành động đã trôi qua sẽ không bao giờ lấy lại được” – kim chỉ nam để Kỷ Nguyên cố gắng trong mỗi sự kiện, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn nhanh chóng – tận tâm – tin cậy nhất!