12 RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ CÁCH XỬ LÝ

Bạn đang lên kế hoạch tổ chức một sự kiện? Nếu vậy, bạn cần phải cân nhắc đến các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Từ việc thiếu người đến việc thiếu đồ uống, các sự cố nhỏ có thể dẫn đến những hậu quả lớn. Vậy làm thế nào để xử lý những rủi ro này? Trong bài viết dưới đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ cho bạn 12 rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện và cách xử lý để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ.

I. Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện – trước sự kiện

1. Ít người đăng ký

Giai đoạn quan trọng nhất là 7 ngày và 3 ngày trước sự kiện. Nếu trước 7 ngày bạn chưa đến bán được 50% hoặc 3 ngày chưa bán được 70% vé thì khả năng cao là bạn sẽ không đạt được target.

Cách xử lý:

Thêm nguồn đẩy traffic
Thêm content mới lạ
Tặng vé có lý do hợp lý cho đối tượng hợp lý, không làm ảnh hưởng tới người đã mua vé

Nếu bạn không có cách nào để đảm bảo số lượng người mua vé hoặc đăng ký tham gia thì có thể cân nhắc 2 phương án sau:

Đổi hội trường bé hơn
Cắt giảm ghế hội trường, tăng giãn khoảng cách ghế để lối đi thông thoáng hơn và lượng ghế ít hơn.

2. Dư luận xấu

Trước khi sự kiện diễn ra, có 3 đối tượng rất dễ bị nói xấu và làm mất hình ảnh là BTC, Speaker, Topic. Điều này có thể do bên đối thủ hoặc bất kỳ một cá nhân nào đó gây ra nhằm làm phá hoại sự kiện.

Cách xử lý: Chuẩn bị trước tinh thần và tiêu chí đánh giá phân loại khủng hoảng. Cái nào cần xử lý thì phải xử lý, cài nào không cần thì kệ.

3. Quá nhiều người đăng ký tham gia

Trong một số trường hợp số lượng người đăng ký tham gia sự kiện của bạn có thể vượt quá chỉ tiêu.

Cách xử lý:

Chủ động thuê những địa điểm có thể đổi hội trường hoặc tăng kích thước hội trường. Sẵn sàng đổi địa điểm nếu lượng khách quá đông hoặc thấy cần thiết. Quan trọng là sau khi đổi xong bạn phải thông báo cho khách về việc thay đổi địa điểm. Cần đảm bảo khách tham dự đã nhận được thông và xác nhận lại. Nếu khách không xác nhận lại qua mail hay tin nhắn thì cần gọi điện cho khách để xác nhận.

4. Diễn giả hủy kèo không đến

Thông thường diễn giả chỉ hủy kèo trong trường hợp bất khả kháng.

Cách xử lý:

BTC phải theo sát và update tình hình của diễn giả trong 5 ngày trước khi sự kiện diễn ra sự kiện. Đôi khi là hỏi thăm, đôi khi là hỏi một cái gì đó liên quan đến sự kiện, miễn là biết diễn giả vẫn ổn.

II. Những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện

1. MC, diễn giả đến muộn

Phải có contact với các vị trí quan trọng trong sự kiện vào khung 2h và 1h trước khi sự kiện diễn ra. Đôi khi là hỏi thăm, đôi khi là hỏi 1 cái gì đó, miễn là biết nhân vật đó vẫn ổn.

2. Diễn giả không đến

Tùy từng diễn giả

Có trường hợp diễn giả là trung tâm của sự kiện.

Diễn giả không đến thì sự kiện phải hủy. Đưa ra lời xin lỗi và đền bù cho khán giả. Làm việc với diễn giả để phân rõ vai trò trách nhiệm giải quyết thiệt hại.

Có trường hợp diễn giả không quá quan trọng.

Lên trước kịch bản nếu thiếu diễn giả này. Bù đắp bằng việc kéo dài phần chia sẻ của diễn giả khác hoặc phần Q&A.

3. Khán giả đến muộn

Luôn có plan cho việc khán giả đến muộn:

Chuẩn bị video để phát cho hội trường xem. Có thể là video của nhà tài trợ, video recap các sự kiện cũ, video hài hước liên quan đến topic sự kiện, video thời sự tại thời điểm sự kiện diễn ra, miễn là giúp khán giả giết thời gian trong lúc ngồi chờ
MC có kịch bản thông báo về thời gian bắt đầu để khán giả k phải sốt ruột. Sốt ruột nhất là không biết phải chờ đến bao giờ

4. Thiếu chỗ ngồi

Luôn xin backup 1 lượng ghế nhất định để bổ sung nếu cần.

5. Thừa chỗ ngồi

Luôn có 1 quản lý hội trường, khi khách đi vào hướng dẫn họ ngồi dồn lên phía trên. Trước khi chương trình bắt đầu khoảng 10p, cho người đi mời khán giả di chuyển lên ghế phía trên đầu cho đỡ trống.

6. Sự kiện bị cháy timeline

Trưởng BTC luôn giữ liên lạc với MC để điều phối nội dung. Nếu có vẻ sắp cháy timeline, có thể linh hoạt cắt bớt nội dung không quan trọng.
Luôn làm việc trước với bên cho thuê về tình huống gia hạn thời gian thuê. Có nhiều trường hợp thời gian thuê thêm tính rất cao, vào trường hợp này thì phải luôn kết thúc sự kiện đúng giờ.

7. Sự kiện bị thiếu nội dung

Nếu diễn giả nói quá nhanh và còn quá nhiều thời gian, thì lên kịch bản cho phần trò chơi giữa giờ hoặc Q&A cuối giờ.

8. Khó gửi xe

Nghiên cứu về các hướng mà khách di chuyển đến sự kiện. Có standy và nhân sự hướng dẫn việc gửi xe và di chuyển lên hội trường. Đặc biệt cần có standy ở những nơi giao cắt như: chân cầu thang, cửa thang máy, lỗi rẽ,…

Trên đây là những chia sẻ của Kỷ Nguyên về 12 rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện và cách xử lý chúng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đưa ra các biện pháp phòng ngừa là điều quan trọng để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn cho khách tham dự. Nếu xảy ra sự cố, việc xử lý nhanh chóng và hiệu quả sẽ giúp sự kiện vượt qua khó khăn và diễn ra thành công. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các bạn tổ chức tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và an toàn hơn.

_________________

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

4 lưu ý doanh nghiệp không thể bỏ qua khi thuê dịch vụ quảng cáo trên màn hình LED ngoài trời

5 ưu điểm của quảng cáo màn hình LED ngoài trời

Quảng cáo màn hình LED tấm lớn ngoài trời tại 43 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội