24/11/2022 Cẩm nang doanh nghiệp

CẨM NANG VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ SỰ KIỆN DÀNH CHO NGƯỜI MỚI

Thông cáo báo chí hay còn được viết tắt là TCBC. Đây là một tài liệu quan trọng được doanh nghiệp phát đi khi sắp tổ chức một sự kiện hay hoạt động nào đó nhằm thông báo với giới truyền thông về sự kiện, hoạt động. Thông cáo báo chí thường được gửi đến các nhà báo, phóng viên nhằm mục đích vừa thông báo, vừa để mời họ đến tham gia và đưa tin về sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.

I. Cách viết thông cáo báo chí sự kiện

Viết thông cáo báo chí cho một sự kiện cũng giống như viết bất kỳ thông cáo báo chí nào. Cho dù bạn đang sử dụng mẫu thông cáo báo chí hay tự viết theo ý mình, hãy đảm bảo bạn sẽ có đủ những nội dung sau:

• Who: Chủ thể của thông cáo báo chí
• What: Thông tin về sự kiện sắp diễn ra mà công chúng cần biết
• Where: Sự kiện diễn ra ở đâu, bạn nên ghi rõ địa chỉ của địa điểm tổ chức sự kiện
• Why: Giải thích vì sao sự kiện quan trọng và báo chí cần đưa tin tới công chúng
• When: Ghi rõ thời gian sự kiện sẽ diễn ra
• How: Tóm tắt các hoạt động chính sẽ có trong sự kiện

Trong trường hợp bạn muốn mời một nhà báo đến dự sự kiện của mình, bạn cũng nên gửi cho họ một lời mời khác thay vì chỉ có thông cáo báo chí và ghi rõ ngày, giờ, địa điểm.

 II. Có 4 loại thông cáo báo chí phổ biến

• Thông tin về các sự kiện sắp diễn ra và lời mời các nhà báo đến tham dự
• Thông tin về các sự kiện kín đã diễn ra
• Thông tin về các sự kiện mở sắp tới sẽ diễn ra với mục đích sử dụng phương tiện truyền thông để có nhiều người biết đến sự kiện và tham gia
• Thông tin về các sự kiện mở đã diễn ra

III. Những lỗi thường gặp khi viết thông cáo báo chí sự kiện

1. Viết thông cáo báo chí sự kiện dùng những tính từ hoa mỹ, phóng đại

Cũng giống như viết một bài báo, bạn không nên sử dụng từ ngữ hoa mỹ cũng như những từ bộc lộ cảm xúc vì nó không phù hợp với ngôn ngữ báo chí. Thay vào đó bạn hãy diễn đạt thông tin một cách mạch lạc, rõ ràng, súc tích để người đọc dễ nắm bắt thông tin bạn muốn truyền tải. Bên cạnh đó, những từ ngữ hoa mỹ sẽ khiến thông cáo báo chí của bạn kém chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong mắt báo giới.

2. Không có mục tiêu rõ ràng

Trước khi viết thông cáo báo chí, bạn cần xác định tại sao độc giả cần những thông tin này, tại sao các cơ quan tòa soạn báo phải truyền tải sự kiện của bạn đến công chúng ? Sự kiện của bạn có điểm gì nổi bật ? Để cho người đọc có hứng thú với sự kiện, bạn hãy hãy viết từ 3 – 5 dòng về mục đích, thông điệp, sứ mệnh của sự kiện. Và thường xuyên nhắc lại nó trong suốt bài báo.

3. PR về sự kiện quá lộ liễu

Chúng ta đều ngầm hiểu với nhau rằng thông cáo báo chí cũng là một hình thức truyền thông để nhiều người biết và tham gia sự kiện. Nhưng thay vì quá tập trung vào doanh nghiệp, thương hiệu hay sự kiện, bạn hãy tập trung vào ý nghĩa và giá trị mà sự kiện mang lại. Hãy để người đọc thấy được đây là một sự kiện hướng đến công chúng, chứ không phải một sự kiện nhằm thu lợi nhuận. Khi thấy được điều đó, chắc chắn sẽ không có ai từ chối tham gia sự kiện của bạn đâu.

4. Không có phần thông tin liên hệ

Một lỗi tưởng chừng không có nhưng lại rất nhiều người mắc phải là không có phần thông thông tin liên hệ trong thông cáo báo chí. Điều này sẽ gây khó khăn cho các bên quan tâm muốn liên hệ với doanh nghiệp, thương hiệu của bạn. Họ sẽ phải mất thời gian đi tìm thông tin liên hệ của bạn ở các nguồn khác, thậm chí nếu nguồn không chính thống, thông tin liên hệ của bạn có thể bị sai. Ở cuối thông cáo báo chí, bạn hãy đề cập đến số điện thoại, email, fanpage để mọi người tiện liên hệ khi cần thiết.

5. Bỏ qua phần giới thiệu về doanh nghiệp

Một số người khi viết đã mạnh tay bỏ qua phần giới thiệu công ty thậm chí không nhắc đến tên công ty vì nghĩ rằng nó không cần thiết. Tuy nhiên, nếu các bên quan tâm và muốn tìm hiểu về công ty tổ chức sự kiện, hay công ty này hiện đang làm những mảng gì thì họ sẽ gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm. Hơn nữa tự mình giới thiệu về công ty vẫn tốt hơn là để người khác tự tìm hiểu từ những nguồn thông tin không thể kiểm soát. Vì vậy bạn hãy giới thiệu về công ty thật ngắn gọn, chính xác những gì công ty đang làm và đang hướng tới.

Trên đây là cẩm nang viết thông cáo báo chí sự kiện dành cho người mới mà Kỷ Nguyên Group muốn chia sẻ đến bạn đọc. Thông cáo báo chí không quá khó viết hay khô khan như bạn nghĩ, bạn có thể linh hoạt và sáng tạo trong khi viết để bài báo trở nên sinh động và hấp dẫn hơn mà vẫn tuân theo các nguyên tắc.

__________________

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm

5 tips giúp bài báo sau sự kiện của bạn có lượt traffic khủng 

10 lưu ý bạn không nên bỏ qua khi tổ chức sự kiện, lễ hội

7 cách thông minh giúp vé sự kiện của bạn luôn cháy hàng trước khi sự kiện diễn ra