29/11/2022 Cẩm nang doanh nghiệp

CẨM NANG 10 BƯỚC TỔ CHỨC ĐẠI NHẠC HỘI CHO DOANH NGHIỆP

Nhạc hội đang dần trở thành một hình thức quảng bá phổ biến với các thương hiệu – với nhiều lợi ích mà loại hình sự kiện này mang lại. Tuy nhiên, để tổ chức thành công sự kiện này cũng cần có một số lưu ý nhất định. Các doanh nghiệp hãy cùng Kỷ Nguyên tìm hiểu 10 bước tổ chức đại nhạc hội có trong bài viết này.

1/ Xác định mục đích tổ chức đại nhạc hội

Một trong những yếu tố cần xác định từ đầu khi tổ chức nhạc hội chính là mục đích tổ chức: Bạn muốn nhạc hội này đạt được mục đích gì? Tại sao và làm thế nào để đại nhạc hội có thể hiện thực hóa mục đích đó?

Một mục đích tổ chức đúng đắn cho đại nhạc hội sẽ giúp sự kiện đi đúng hướng và tối ưu chi phí, thời gian chuẩn bị

Các đại nhạc hội nổi bật đều có chủ đề lôi cuốn – chúng định hình mọi thứ từ thể loại âm nhạc được biểu diễn cho tới khán giả mục tiêu, địa điểm, các hoạt động bên lề hay phong cách trang trí.

Cần phân tích đối tượng tham gia sự kiện đại nhạc hội của bạn và quyết định chủ đề/phong cách nào sẽ hấp dẫn và đáng nhớ nhất đối với họ. Nếu có thể, hãy tham khảo ý kiến của những người thuộc nhóm đối tượng mục tiêu của bạn để kiểm chứng chủ đề mà bạn đưa ra có thú vị và hấp dẫn như dự kiến không.

2/ Chuẩn bị dự trù kinh phí

Để có đủ kinh phí cho các chi tiêu và dự phòng, cũng như để có lợi nhuận (nếu đó là một mục tiêu tổ chức nhạc hội của bạn), có một dự trù kinh phí rõ ràng từ đầu là điều cần thiết.

Tham khảo các mục còn lại của bài viết này để xác định những gì bạn cần cho sự kiện đại nhạc hội của mình và tạo danh mục chi phí tương ứng. Ngoài ra, hãy chuẩn bị dư khoảng 10-30% chi phí cho các khoản dự phòng và chi phí phát sinh không báo trước. Bằng cách đó, khi có bất kì rủi ro gì, bạn và ban tổ chức sẽ luôn sẵn sàng ứng phó.

3/ Lựa chọn và liên hệ nghệ sĩ biểu diễn

Dàn nghệ sĩ được lựa chọn biểu diễn trong đại nhạc hội sẽ có ảnh hưởng quyết định tới không khí của nhạc hội. Đây cũng là khoản chi lớn nhất của ban tổ chức nhạc hội – tùy thuộc thể loại âm nhạc và mức độ nổi tiếng của nghệ sĩ. Hãy tìm kiếm các nghệ sĩ biểu diễn phù hợp với chủ đề và mục đích tổ chức sự kiện đại nhạc hội. Đảm bảo khán giả nghe nhạc của những nghệ sĩ đó cũng trùng với đối tượng mục tiêu của bạn cho sự kiện đại nhạc hội.

Không khí của đại nhạc hội sẽ phần lớn được quyết định bởi dàn nghệ sĩ tham gia biểu diễn

Một lưu ý quan trọng là: Nếu bạn mời nghệ sĩ từ nơi khác tới tham dự, khả năng cao ban tổ chức phải thanh toán chi phí di chuyển cho họ. Nếu không điều phối hợp lí, điều này sẽ khiến bạn vượt quá dự trù kinh phí đã đề ra. Ngoài ra, việc chọn nghệ sĩ hoạt động tại địa phương sẽ khiến bạn tiết kiệm chi phí, cũng như kết nối được với đối tượng nghe nhạc tại địa phương tổ chức đại nhạc hội.

4/ Lựa chọn địa điểm tổ chức đại nhạc hội

Nhiều địa điểm được thiết kế riêng để tổ chức trình diễn nhạc sống. Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn một địa điểm tổ chức đại nhạc hội trong nhà, hãy đảm bảo họ có kinh nghiệm tổ chức biểu diễn nhạc sống, cũng như sở hữu thiết lập sân khấu và như chỗ ngồi phù hợp với loại nhạc bạn đã chọn. 

Địa điểm tổ chức đại nhạc hội trong nhà cần cung cấp chỗ ngồi và thiết bị biểu diễn phù hợp với thể loại nhạc được lựa chọn

Các địa điểm ngoài trời có chi phí sản xuất cao hơn và nhiều ẩn số hơn do điều kiện thời tiết, nhưng chúng có thể là một lựa chọn tuyệt vời khi đi kèm các chủ đề như tiệc nướng và dã ngoại. Nếu bạn chọn một địa điểm tổ chức đại nhạc hội ngoài trời, hãy đảm bảo có một kế hoạch dự phòng cho bất kì yếu tố thời tiết bất lợi nào có thể phá hỏng đại nhạc hội của bạn.

Tổ chức đại nhạc hội ngoài trời cần chú ý tới kế hoạch dự trù cho điều kiện thời tiết bất lợi

Năng lượng của đại nhạc hội sẽ bị đám đông ảnh hưởng, và quy mô địa điểm tổ chức đại nhạc hội của bạn đóng một vai trò quan trọng. Nếu địa điểm quá lớn và không bán hết vé, đại nhạc hội sẽ không thể diễn ra với công suất và năng lượng tối đa. Mặt khác, nếu bạn sử dụng một địa điểm nhỏ và bán hết vé quá nhanh, bạn sẽ tự hỏi liệu mình đã bỏ lỡ cơ hội bán vé và doanh thu tiềm năng hơn hay không.

Bạn sẽ muốn chốt địa điểm tổ chức đại nhạc hội sớm – vì các chi tiết còn lại của sự kiện sẽ bắt đầu đi đúng hướng một khi khi bạn đã quyết định được yếu tố chính.

5/ Xin giấy phép tổ chức đại nhạc hội

Tùy thuộc vào lựa chọn địa điểm tổ chức đại nhạc hội của bạn, bạn có thể cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện, bao gồm các điều kiện về việc sử dụng rượu, thức ăn, biểu diễn âm nhạc. Kiểm tra với đại diện cho thuê địa điểm của bạn và với chính quyền địa phương để nắm chắc các giấy tờ bạn cần gì cho trường hợp tổ chức của mình. Ngoài ra, bạn cũng nên mua bảo hiểm cho sự kiện đại nhạc hội của mình.

6/ Chốt thời gian và địa điểm tổ chức đại nhạc hội

Ngày và giờ tối ưu cho sự kiện của bạn sẽ phụ thuộc vào đối tượng tham gia và chủ đề sự kiện của bạn. Một số chủ đề hoạt động tốt hơn trong bối cảnh ban đêm, nơi bạn có thể sử dụng ánh sáng và phông nền để mang lại tâm trạng cảm xúc cho người tham gia. Với các chủ đề và địa điểm khác – đặc biệt là các địa điểm ngoài trời – sẽ dễ quản lý hơn về mặt hậu cần trong ngày.

Ngoài ra, cần nhớ rằng khán giả của bạn cũng có những khung thời gian phù hợp nhất với họ để tham gia đại nhạc hội. Hãy tính đến những thứ như lịch học, làm việc và ngày nghỉ để xác định thời gian phù hợp nhất để diễn ra sự kiện đại nhạc hội của bạn.

7/ Chuẩn bị trang thiết bị biểu diễn

Liên hệ với nghệ sĩ biểu diễn của bạn và bên cung cấp địa điểm của bạn để xác định những thiết bị bạn sẽ cần cho đại nhạc hội và liệu địa điểm có thể cung cấp bất kỳ thiết bị nào trong số đó hay không. Chúng bao gồm sân khấu, loa, micrô, hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị âm thanh/hình ảnh khác. Đối chiếu với nghệ sĩ để xác định những thiết bị mà họ sẽ tự mang theo và những gì bạn chịu trách nhiệm chuẩn bị.

Cần đối chiếu kỹ càng với nhu cầu và sở hữu của ghệ sĩ biểu diễn, nhà cung cấp địa điểm tổ chức đại nhạc hội để có thể chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ biểu diễn

Hãy kiểm tra hiệu quả phát âm thanh và cân nhắc liệu bạn có cần hệ thống loa lớn cho buổi đại nhạc hội hay không, cũng như những kiểu sắp xếp chỗ ngồi nào phù hợp nhất. Nếu địa điểm tổ chức đại nhạc hội ở ngoài trời, hãy đảm bảo rằng bạn có cách bảo vệ trang thiết bị. 

Khi liên hệ với các bên để xác định nhu cầu thiết bị của bạn, cần hỏi họ sẽ cần bao lâu để thiết lập và tháo dỡ chúng, và liệu họ có cần sử dụng nguồn điện, đế tải hay bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác hay không. Những chi tiết này sẽ là thông tin quan trọng để thêm vào kế hoạch của bạn để tránh những sai lầm tốn kém.

8/ Không gian thoải mái cho cả nghệ sĩ và người tham gia

Hãy giữ cho nghệ sĩ của bạn thoải mái và giúp họ chuẩn bị chu đáo nhất bằng cách trang bị một khu vực hậu trường. Đây có thể là bất kỳ khu vực bán riêng tư hoặc riêng tư nào trong địa điểm của bạn, nhưng nó phải dễ dàng tiếp cận sân khấu cũng như các tiện nghi vệ sinh.

Không gian hậu trường thoải mái, thư giãn sẽ giúp nghệ sĩ thăng hoa hơn khi biểu diễn

Bạn có thể tạo ra một trải nghiệm thoải mái ở hậu trường đại nhạc hội bằng cách cung cấp nước, nước ngọt, đồ ăn nhẹ và các nhu yếu phẩm nhỏ khác cho nghệ sĩ của mình. Hỏi trước họ có cần nơi để thay đồ, khởi động hay nghỉ ngơi giữa các khoảng thời gian biểu diễn hay không.

Sự thoải mái của khán giả sẽ phụ thuộc vào khả năng tiếp cận các tiện nghi như vệ sinh, đồ uống, và chỗ ngồi thích hợp. Nếu địa điểm tổ chức đại nhạc hội của bạn ở ngoài trời, hãy đảm bảo luôn có kế hoạch dự phòng và chỗ trú trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt. Cũng đừng quên các biện pháp đảm bảo an toàn. Bạn nên có đầy đủ an ninh, hỗ trợ y tế và trợ lý sự kiện cho quy mô khán giả và địa điểm tổ chức đại nhạc hội của mình.

9/ Tổ chức bán vé sự kiện đại nhạc hội

Nếu bạn đang có kế hoạch kiếm tiền từ đại nhạc hội, việc bán vé là bắt buộc. Bạn có thể hợp tác với dịch vụ bán vé để cung cấp vé in hoặc vé kỹ thuật số cho sự kiện của mình. Một số dịch vụ bán vé cung cấp khả năng sử dụng nhãn hiệu tùy chỉnh trên vé, chấp nhận nhiều phương thức thanh toán và cung cấp giá theo từng hạng. Nhiều bên cũng sẽ cung cấp website để bán vé có tích hợp các tài khoản mạng xã hội của bạn.

Có rất nhiều cách khác nhau để doanh nghiệp dễ dàng phát hành vé. Tuy nhiên, các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, chỗ ngồi luôn phải được ghi rõ.

Thời gian và địa điểm của đại nhạc hội cần được ghi rõ ràng trên vé, đi cùng với thông tin chỗ ngồi có liên quan và chính sách hoàn trả/hoàn trả rõ ràng.

10/ Quảng bá đại nhạc hội

Cũng giống như bất kỳ sự kiện nào khác, việc quảng bá cho đại nhạc hội của bạn sẽ tương quan trực tiếp đến sự thành công của nó. Bạn sẽ cần một kế hoạch quảng bá tập trung vào chủ đề, khán giả và nghệ sĩ mà bạn đã mang đến. Nếu các nghệ sĩ có các kênh tiếp thị hiệu quả, hãy đảm bảo tận dụng các nguồn lực đó để quảng bá rộng rãi hơn nữa.

Cần tận dụng tối đa các kênh truyền thông để quảng bá chủ đề, dàn nghệ sĩ biểu diễn và doanh nghiệp tổ chức đại nhạc hội

Bạn có thể tăng phạm vi tiếp cận và lan truyền thông điệp của mình hơn nữa với sự trợ giúp của các đối tác tổ chức sự kiện. Nhà tài trợ, người bán vé và nhà tài trợ địa điểm đều có thể hữu ích trong việc tiếp thị sự kiện đại nhạc hội của bạn. Phổ biến cho họ về chủ đề và mục tiêu của sự kiện và giúp họ dễ dàng quảng bá bằng cách cung cấp nội dung truyền thông xã hội, email và báo in mà họ có thể chia sẻ.

Cuối cùng, cần đảm bảo bạn cũng chụp ảnh và phát trực tiếp/quay video sự kiện đại nhạc hội. Những điều này sẽ vô cùng quý giá trong việc quảng bá hậu sự kiện và thực sự hữu ích nếu bạn đang cân nhắc tiếp tục tổ chức sự kiện đại nhạc hội vào năm sau.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức “Đại nhạc hội”, hãy liên hệ ngay với Kỷ Nguyên để được tư vấn và báo giá dịch vụ với mức chi phí ưu đãi nhất. Với 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, Kỷ Nguyên đã khẳng định được mình qua nhiều lần hợp tác với những tên tuổi lớn như Samsung, MBBank, Prudential,…Kỷ Nguyên tin chắc tin chắc rằng sẽ đem tới cho quý khách hàng những dịch vụ hàng đầu với chi phí hợp lý nhất.

———–

KỶ NGUYÊN GROUP

Hotline: 090 329 86 88.

Email: contact@kynguyenvn.com

Website: https://kynguyengroup.com

>>> Xem thêm:

Đại nhạc hội – xu hướng mới cho quảng bá thương hiệu

Tổ chức đám cưới – trong nhà hay ngoài trời?

Tổ chức tiệc giáng sinh độc lạ cho doanh nghiệp chỉ với 3 ý tưởng